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福利社!物业公司客服部40+张工作表格,收藏备用!
目录
客服部组织机构
质量记录表格清单
物业费催缴记录表
业户单位防火责任人回执表
新业主(用户)迁入办公通知
客户意见调查表
拜/回访客户跟踪反馈表
客户投诉报告单
物业工作服务单
账单发送记录表
费用催缴记录表
报刊收发登记表
邮件收发登记表
入住公司一览表
钥匙领用登记表
主管、领班工作报告单
工作交接表
商务服务记录表
客户会议通知单
传真收发记录表
刻字单
磁卡代售记录表
客服中心月份销售报表
客服中心日销售报表
雨伞借用流程
...
(更多内容请见文章后半部分)
客户管家日常巡查记录表
物业管理圈资料库日期: 年 月 日
序号 | 检查项 | 检 查 标 准 | 检查情况 | 存在问题简述 | 协调/处理情况 | 备注 | |
正常 | 异常 | ||||||
1 | 外围及园区 | 1、道路、马路清洁达标,有无明显垃圾、积尘、积水未处理; 2、水池水质清晰见底,水面有无明显垃圾和杂物; 3、座椅、娱乐设施清洁达标,路灯及导识标示等设施有无积尘和蜘蛛网; 4、垃圾清运及时无异味,现场无垃圾积压或散落一地现象; 5、草坪无斑秃或杂草丛生,绿植长势良好,无枯死及枯萎现象。 | |||||
2 | 秩序管理 | 1、无摆摊设点及私拉乱接等违规或不规范现象; 2、现场施工有无立牌作业及隔离措施符合管理是否规范; 3、外来人员及客户访问、车辆进出、物品进出有询问和登记; 4、秩序员统一着装并站岗服务,岗亭内物品拜访整齐/有序,卫生干净 | |||||
3 | 单元/大堂管理 | 1、门禁及设施是否完好,拨号监控中心测试结果是否正常; 2、照明、导识是否正常,消防设施(防火门/消防栓)有无损坏或缺失; 3、地面、墙面及配套设施清洁是否达标,石材光亮度达标无破损和明显污迹; 4、电梯轿厢内整体卫生干净,箱壁无广告字迹或乱贴提示等; 5、电梯运行正常,标示及合格证齐备有效,使用途中有无异响或配重协调。 | |||||
4 | 楼宇巡视管理 | 1、地面及设施卫生清洁是否及时且达标,垃圾桶无异味和地面无污染; 2、走廊照明和疏散标识完好正常,面板开关无损坏或松动; 3、防火门及设施完好,消防通道及走廊无堆放杂物和堵塞现象; 4、地砖无损坏或松动及缺失,维修单位作业有立牌,管控措施符合管理要求; 5、楼道内无小商小贩叫喊和发传单,以及住改商在公区挂灯箱等。 | |||||
5 | 屋面及设施 | 1、通道门、机房门是否锁闭,其钥匙是否由专人和值班人员分别保管; 2、雨虹排泄口畅通无堵塞,地面卫生是否干净整齐; 3、屋面无私拉乱接,其设施设备无损坏。 | |||||
6 | 地下室出口 | 1、大厅地面干净,墙面洁净无污染,其天面及墙角无蜘蛛网等; 2、垃圾清运及时,其地面和周边环境无污染无异味; 3、大厅照明及疏散标识完好且正常,物业管理圈微信公众号,开关面板无损坏和松动; 4、门禁及设施无损坏、拨号监控中心测试通话及功能正常,大厅消防设施配置齐全无损坏和缺失。 | |||||
7 | 车场管理 | 1、查看车场照明和标识灯箱等标示是否正常,有无盲区或未开启现象; 2、现场检查车辆停放是否有序,有无违章乱停和占道无管控现象; 3、地面卫生整齐干净,排污设施及人防通道清洁是否达标,有无明显积尘和垃圾杂物等; 4、现场抽查消防设施配置是否齐全有无损坏和缺失现象; 5、现场有无积水或施工,现场管理(有无立牌)和隔离措施是否符合管理要求。 | |||||
8 | 其它 | 需要回访事项及业主/投诉(反映)信息
| |||||
9 | |||||||
10 | 说明 | 1、适用范围:本表单作为客户及管家人员日常检查使用,依项用符合标注检查结果:正常√,不符合的画×。 2、巡视要求:每日巡视频次不少于2次,时间不少于1小时,,其巡视时间为每天上午9:00,下午4:00左右。 3、问题管控:严格执行以上检查内容和标准(周覆盖责任区域)、并详细记录所发现问题,结束后第一时间下单或通知责任部门责任整改并销项; 4、记录要求:管家需就每日巡视情况输入电脑形成电子记录,并形成分析汇总清单交由部门主管审核,其原始记录按月装修存档备查 |
质量记录表格清单
序号 | 质量记录名称 | 表格编号 | 适用要素 | 填写部门 | 份数 | 送达部门 | 审定日期 | 归档时限 | 保存 | 批准人 |
1 | 报刊收发登记表 | 客服中心 | 1 | 自存 | 每月 | 1年 | ||||
2 | 邮件收发登记表 | 客服中心 | 1 | 自存 | 每月 | 1年 | ||||
3 | 房态检查表 | 客服部、工程部、保安部 | 2 | 客服部 | 每次 | 长期 | ||||
4 | 客户档案 | 客服中心 | 1 | 自存 | 每次 | 长期 | ||||
5 | 拜/回访客户跟踪反馈表 | 客服办公室 | 3 | 总经理室(2)、客服部 | 每月 | 2年 | ||||
6 | 客户迁出核验单 | 客服部、工程部、保安部 | 2 | 财务部(2)、客服部 | 每次 | 长期 | ||||
7 | 客户意见调查表 | 客户负责人 | 1 | 客服部 | 每二月 | 2年 | ||||
8 | 客户问询/投诉/意见统计表 | 公司所有部门 | 2 | 总经理室、各部门自存 | 每月 | 2年 | ||||
9 | 客户投诉报告单 | 受理投诉部门 | 2 | 总经理室、受理投诉部门 | 每月 | 2年 | ||||
10 | 客户使用钥匙登记表 | 客服中心 | 1 | 自存 | 每月 | 2年 | ||||
11 | 领班、主管工作报告单 | 客服部办公室 | 1 | 自存 | 每月 | 长期 | ||||
12 | 商务服务记录 | 客服中心 | 1 | 自存 | 每月 | 1年 | ||||
13 | 卫生间设施检查情况表 | 客服部办公室 | 2 | 工程部、客服部 | 每月 | 1年 | ||||
14 | 工作交接表 | 客服部办公室 | 1 | 自存 | 每月 | 1年 | ||||
15 | 客户会议通知单 | 客服中心 | 5 | 总经理室、财务部、保安部、工程部、客服部 | 每次 | 2年 | ||||
16 | 领用钥匙登记表 | 客服中心 | 1 | 自存 | 每月 | 1年 | ||||
17 | 入住公司一览表 | 客服中心 | 若干 | 相关部门 | 半年 | 2年 | ||||
18 | 传真收发记录表 | 客服中心 | 1 | 自存 | 每月 | 2年 |
质量记录表格清单
序号 | 质量记录名称 | 表格编号 | 适用要素 | 填写部门 | 份数 | 送达部门 | 审定日期 | 归档时限 | 保存 | 批准人 |
19 | 刻字单 | 客服中心 | 1 | 自存 | 每次 | 2年 | ||||
20 | 商务中心日销销售报表 | 客服中心 | 1 | 财务部、客服部 | 每月 | 1年 | ||||
21 | 卫生间清扫、检查记录 | 客服部办公室 | 1 | 自存 | 每月 | 半年 | ||||
22 | 磁卡代售记录表 | 客服中心 | 1 | 自存 | 每月 | 2年 | ||||
23 | 客服部月份销售报表 | 客服部办公室 | 3 | 总经理(2)、客服部、财务部 | 每月 | 2年 | ||||
24 | 危险品使用登记表 | 客服部办公室 | 1 | 自存 | 半年 | 1年 |
收楼文件
业主授权书
物业管理公司:
我单位/本人 是项目 室的业主, 年 月 日起到 年 月 日止,将上述单元租给/授权 (用房单位名称)使用。
在此期间,该使用单位直接向管理公司支付有关费用(如管理费、电 费 及等),若该使用单位欠缴上述费用时,我单位/本人将按《业主公约》规定负责清缴。
我单位/本人通信地址:
联 系 电 话:
传 真 号 码:
业 主 签 名: (盖 章)
业主单位名称: (盖 章)
房屋状态检查表
房号: 室 联系人及电话:
检查日期 | 年 月日 | 检查类别 | 复原□ 收楼□ 审批□ 巡检□ | ||||||
检查项目 | 检查结果 | 整改意见 | 备 注 | ||||||
消防电讯 | 消防喇叭 | ||||||||
烟感器 | |||||||||
喷淋头 | |||||||||
通讯线路 | |||||||||
信息插座 | |||||||||
空调 | 盘管风机 | ||||||||
出风口 | |||||||||
回风口 | |||||||||
鲜风口 | |||||||||
风管 | |||||||||
保温层 | |||||||||
温控器 | |||||||||
抽风口 | |||||||||
电动闸 | |||||||||
冷凝水管 | |||||||||
电线
| 灯盘 | ||||||||
配电线路 | |||||||||
插座 | |||||||||
面板开关 | |||||||||
断路器 | |||||||||
地面插座 | |||||||||
大门 | |||||||||
天花及龙骨 | |||||||||
间隔 | |||||||||
屏风 | |||||||||
墙身 | |||||||||
房屋状态检查表
房号: 室 联系人及电话:
检查日期 | 年 月日 | 检查类别 | 复原□ 收楼□ 审批□ 巡检□ | ||||||
检查项目 | 检查结果 | 整改意见 | 备 注 | ||||||
装饰 | 幕墙结构 | ||||||||
窗帘 | |||||||||
电子门 | |||||||||
门铃 | |||||||||
墙纸 | |||||||||
地脚线 | |||||||||
玻璃水牌 | |||||||||
白云台 | |||||||||
地毯 | |||||||||
家具 | |||||||||
检查结果:
| 合格□ 不合格□ | 检查人签名: | 业主(用户)确认: | ||||||
部门意见: | |||||||||
注:上述检查由物业公司协助业主(用户)进行,对未检查部分或隐蔽工程,物业公司将不予承担。 | |||||||||
客户意见调查表
房号: 公司名称及负责人: 年 月 日
项目 内分
分类 | 工程设施设备 | 物业服务质量 | 餐饮服务 | |||||||||||||||
电梯 | 空调 | 电话 | 照明 | 门窗 | 卫生间 | 车场 | 其他 | 前台接待 | 清洁开水 | 工程维修 | 保安门卫 | 财力结帐 | 其他 | 饭菜状况 | 卫生状况 | 服务状况 | 其他 | |
满意 | ||||||||||||||||||
一般 | ||||||||||||||||||
不满意 | ||||||||||||||||||
投诉 | ||||||||||||||||||
表扬 | ||||||||||||||||||
建议 | ||||||||||||||||||
备注:1、欢迎您提宝贵意见。 2、请您在相应的空格内打“√” |
客户问询/投诉/意见统计表
序号 | 日期 | 房间号 | 问询/投诉/意见内容 | 经办人 | 处理结果 | 备注 |
拜/回访客户跟踪反馈表
序号: 公司名称:
项目 | 客服部 | 工程部 | 保安部 | 其它 |
存在问题
| ||||
纠正措施及时限 | ||||
回访人签字 | ||||
办理结果
| ||||
跟办人签字 | ||||
备注 |
回访组织者: 回访日期:
文件名称:物业管理客服工作手册
文件编号:39 版本状态:A/0
物业工作服务单
通知时间 | 日期 | |||||
填写人: 客户房号: 姓名: 单位: | ||||||
电视□ | 电修□ | 机修□ | 网络□ | |||
建筑□ | 空调□ | 电梯□ | 厨房设备□ | |||
家务管理□ | 照明□ | 电话□ | 综合维修□ | |||
工作要点: ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------
| ||||||
工程部签收: 日期: 时间: | ||||||
工作完成时间: 日期: 客户签署: 工作完成由: 专业主管/领班签署: | ||||||
物业公司填写 | 时间用度(小时) | 工作性质: | ||||
采用物质 | 名称: | 住户承担费用: | ||||
型号: | ||||||
单价: | ||||||
数量: | ||||||
NOTE 附注:
| ||||||
通知时间 | 日期 | |||||
填写人: 客户房号: 姓名: 单位: | ||||||
电视□ | 电修□ | 机修□ | 网络□ | |||
建筑□ | 空调□ | 电梯□ | 厨房设备□ | |||
家务管理□ | 照明□ | 电话□ | 综合维修□ | |||
工作要点: ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------
| ||||||
工程部签收: 日期: 时间: | ||||||
工作完成时间: 日期: 客户签署: 工作完成由: 专业主管/领班签署: | ||||||
物业公司填写 | 时间用度(小时) | 工作性质: | ||||
采用物质 | 名称: | 住户承担费用: | ||||
型号: | ||||||
单价: | ||||||
数量: | ||||||
NOTE 附注:
| ||||||
此单一式三联白联:客户留存 黄联:工程部留存 兰联:财务部留存
账单发送记录表
发送日期 | 房号 | 签收人 | 经办人 |
雨 伞 借 用 登 记 表
序号 | 借用人 | 借用日期 | 所在公司 | 借用数量 | 联系方式 | 身份证号码 | 押金收取经手人 | 退还押金日期 | 退还押金经办人 | 备注 |
各种常用电话
名 称 | 电 话 | 地 址 |
匪警 | 110 | |
火警 | 119 | |
急救 | 120 | |
派出所 | ||
法院 | ||
医院 | ||
医院 | ||
区卫生局 | ||
区物价局 | ||
区环境保护局 | ||
区劳动和社会保障局 | ||
区审计局 | ||
区统计局 | ||
区质量技术监督局 | ||
消防监督处 | ||
区城管监督大队 | ||
街道办事处 | ||
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