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物业公司档案管理制度


  物业公司档案管理制度  

一、物业公司档案管理规定:


1.公司各物业项目的档案资料规定由物业公司主管负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。


2.有关物业公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。


3.物业公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。


4.物业公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5.物业公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续,经确认后方可离任。


6.物业公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。


7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。


8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。


9.物业公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对公司有重大影响及损害公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。


二、物业管理保密规定:


1.在工作范围内有关的公司内部资料,业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。


2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中,由专人负责注记及存档等工作,由物业公司主管每周审核,其他工作人员未经许可禁止查阅。


3.物业公司管理处文件柜备用钥匙由主管保管,主管及秘书因需告假时,经指定的授权人士,方可代为执行以上事务。


4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等,必须隐藏放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。


5.公司制定的各类规章制度及工作指引,由物业管理处统一保管,高级管理员以上级别人员可借阅,每次限时一周实行借阅目的为指引的员工培训,严禁任何形式的抄袭及复印。


6.发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。


7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识,主动为公司及业主保守秘密,对于任何人士不正常的打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。


8.员工因执行保密规定不当,致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的,公司将按员工守则有关规定从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。


三、物业公司档案资料:

1.物业公司验收档案:

1)土建、设备安装竣工资料;

2)设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件

3)机电设备保养合约

4)公共区域设施设备验收记录

5)公共区域设施设备移交记录

6)单元验收及移交记录


2.物业公司二次装修档案:

1)用户单元二次装修图则及审批手续

2)二次装修期间管理处监督检查资料


3.业户资料: 

1)入伙情况记录

2)业主情况登记


4.物业公司管理文本汇编:

1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册

2)物业公司各类管理规章制度及装修规定等

3)物业公司各项管理分包合约


5.物业公司设备维修保养类:

1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施

2)各类设施设备有独立的维修档案及日常巡检维修记录

3)主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录

4)物业管理处有用户维修保修单,维修后应有回访记录;


6.物业公司设施设备检测类:

1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录

2)电梯要有劳动部门合格证书及年检报告

3)生活水箱要定期清洗并存记录,清洗后要有卫生部门水质检测报告,清洗工作应有有效体检证明

4)避雷系统要有定期检测报告

5)应有定期沉降检测报告

6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录,烟感及温感探头应有定期测试工作记录

7)其它设施设备检测记录资料


7.物业公司物业管理处运作类:

1)正式文件应用电脑打印操作,并有规定的电脑档号及存档目录记录

2)物业公司管理费收缴情况

3)物业公司管理费财务报告

4)物业公司管理处运作报告


8.物业公司管理处会议记录:

1)物业公司管理处值班记录

2)保安值班记录

3)设备值班与巡检记录

4)物业管理工作计划与报告

5)工程设备管理计划与报告

6)物业公司管理处往来信函

7)用户报修与投诉处理记录

8)承包商维修或保养工作情况记录


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