如何“智慧”地管理文件？(一次付出，终身受益)

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2、本文是「电脑爱好者」专题C15篇的首次发布。

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导读

网上很少有对海量文件管理进行理论和实践说明的文章，因为这是件吃力不讨好的事情。

不过，奶酪今天就是要把这个环节给补上。

01

标签对于文件管理意义

在上一期《文件管理》的文章中，我们融入了知识管理中的「DIKW模型」理念来做文件管理。

DIKW 模型，可以看做是知识从输入到内化，再到输入的整个过程。

通过「命名」，可以实现文件从数据到信息的升级；通过「分类」，可以让文件之间形成结构化的关联，从而形成知识。

而智慧则体现在对知识的灵活运用。

但这里有一个问题，「分类」的确可以让文件之间形成结构化关联，但同时也会让文件间的结构固化。

比如，收集来的历史资料，我们既可以按朝代顺序分类（夏、商、周、秦...），也可以按地理位置分类（中原、草原、海洋...），还可以按主题领域来分类（政治、经济、文化、科技...）。

事物都具有多面性，同样的内容往往可以有多种分类方法。

但问题是，一旦选择了某种分类方法，其他的分类方法就无法同时兼顾了。

如果我们只是按一种思路去建立分类体系，而想要灵活地运用知识，去完成各种各样的创意想法，难度是很大的。

这也是为什么我们多年来收集了很多的资料，然而利用率却没有随着内容的增加而提高的原因。

在这个时候，「标签」的作用就排上用场了，标签可以打破容器属性的限制，让上面三种分类方法同时存在，而且互不影响。

如果说「分类」是对文件进行单一维度的处理，那么「标签」就是对文件进行多维度的处理。

分类可以说是标签的子集，分类是标签的一种。

那么标签对于文件管理的意义是什么？

如果我们只是将文件集中放在某个地方，那文件之间的关系就仅仅是同属一个集合；

而如果把它们按一定的顺序排列，文件之间的关系就变成线性结构；如果再加入层级和分类，就又会变成了树形结构；

而标签的加入，则可以让文件在树形结构的基础上再形成网状结构。

或者说，「分类」可以让文件结构化，那么「标签」则可以让文件数据化，下面的这张图就是个很好的例子。

02

标签系统的实现办法

不过遗憾的是，Windows 下并没有原生的标签功能，想要建立起标签系统就要借助第三方软件，目前主要有两种方式：

1、数据库式标签管理软件

目前大多数标签管理软件采用的是数据库（Database）的方法。

也就是将文件的标签属性保存到一个数据库里，然后通过数据库与文件系统的匹配来实现文件的标签化管理。

比如知名的文件管理软件 Directory Opus、XYplorer、TagSpace 、Tabbles 采用的就是这种方法。

这类标签管理软件的最大问题，倒不是说标签系统严重依赖于软件，一旦卸载了软件，文件的标签属性也就不复存在了。

而是这类标签管理软件，如果不是大公司的出品，很有可能会功能不完善，又或者新版本开发陷入停滞，Tabbles 就是典型的例子。

2、资源库式标签管理软件

另外一种方法则是放弃文件夹分类，而将文件导入（复制一份）到资源库（Library）里，然后基于软件本身的功能来管理文件。

资源库里的没有分类，没有路径，文件的组织形式变成了纯标签式管理，MacOS 上的软件 iPhoto、 iTunes、iBooks 就是典型的例子。

Windows 上的音乐管理软件 MusicBee、电子书管理软件 Calibre，还有近几年很火的素材管理软件 Eagle 也都是这种做法。

这类软件通常会有一些这个领域特有的功能，比如素材管理软件 Eagle 可以按颜色查找图片，这对于查找素材灵感很有帮助。

而且 Eagle 无论是界面设计和操作逻辑上，都可以说无可挑剔。

但这类软件的重大缺陷，是它们的资源库完全独立于本地文件系统。

无论资源库里有多少文件，多少标签，它都与本地无关，想要通过 Listary、Everything 等工具搜索资源库里的文件，就变成了一件不可能的事。

而且它们都只支持部分特定的文件，而不是全格式支持。

更重要的是，把自己的资源去依附于某个商业闭源软件是一个成本极高的做法，一旦出了问题，想要轻松脱身就不会是一件容易的事。

那 Windows 下最好的标签系统软件是什么？我的回答是 Adobe Bridge。

03

Windows 标签系统的最佳选择

Adobe Bridge 算得上是 Windows 下最好的标签管理软件。

它既有上面两种方法的优点，还能同时避免它们的缺点，更重要的是，Bridge 还是一款 100% 的免费软件。

Bridge 无需导入数据，本地文件有什么，Bridge 就显示什么。

标签系统虽然采用了数据库式的管理方法，但却是分布式储存，文件的标签属性会直接保存在当前的文件夹下，通过复制文件夹就能完成转移数据。

而且，通过 Bridge 添加的关键字会直接写入文件，即使是复制到U盘、上传到云盘、系统升级、或者更换电脑，都不会导致维护多年的标签系统就此做废。

不过，如果你是 Windows 中文用户，Bridge 默认粗大的“宋体字”界面会让人觉得十分简陋，没有了 Adobe 系列产品的那种精致感。

不过好在有方法解决：一种方法是将 Bridge 的界面语言改为英语，另一种方法是替换系统自带的宋体字（回复关键字 C15），修改后的 Bridge 界面就显得清爽多了。

此外，Bridge 还有很多人性化的选项，让它在文件管理上的体验更上一个台阶，比如：

1、快速浏览

Bridge 安装后，右键点击任意一个文件或者文件夹，菜单里都会有一个“在 Adobe Bridge 2020 中浏览”的选项，方便一键切换到 Bridge 中来管理。

2、对比浏览

选择文件后，按 Ctrl+B 可以进入审阅模式，用途范围很广，可以用于对比预览文件，支持所有格式。

3、自由排序

一般的文件管理软件只能通过文件名、大小、类型等来排序，而 Bridge 支持自由排序。

可以将文件拖动到任意你想要的位置，然后再进行诸如重命名、标记、关键字等操作，在处理复杂文件时很有帮助。

4、堆栈浏览

如果当前窗口下有多个相似或相关的文件，选中这些文件按 Ctrl+G 可以将它们堆叠在一起。

只显示一张封面图，可以节省显示空间来查看更多的内容，而且堆叠状态可以长期保留。

5、批量重命名

作为一款文件管理软件，批量重命名这类基础功能肯定不会少，而且 Bridge 很聪明地将重命名功能进行了模块化。

6、自定义工作面板

Bridge 支持自定义工作面板并保存起来，我们根据不同的情况使用更加切合当前工作的面板。

同时我们还可以将“筛选器”里一些用不到的选项隐藏起来，让界面更加洁，按 Tab 键还可以进入全屏预览模式。

7、高速缓存

Windows 资源管理器在打开文件较多的文件夹时，会需要一定的加载时间。

而 Bridge 自带高速缓存功能， 即使再多的文件，只需要打开一次，Bridge 就会自动缓存，下次就能快速打开了。

而且我们还可以提前手动生成缓存，点击“工具—高速缓存—管理高速缓存”就可以生成当前文件的缓存了。

8、强大的过滤器

Bridge 有着强大的过滤功能，除了有评级、文件格式、关键字等一般性过滤，还有一个特有的过滤功能。

右键点击地址栏，勾选“显示子文件夹中的项目”，可以让子文件夹下的内容同时显示出来，这对于跨文件夹管理来说很重要。

当然，Bridge 还有很多其他的功能，这里暂不展开。

04

如何恰当地使用标签？

给文件添加标签，是一件非常考验耐心的事情，那应该如何正确地使用标签呢？

1、针对重要领域建立标签系统。

大多数情况下，使用文件夹分类就足以满足管理需求，我们没必要给所有文件都加上标签，只有在重要的领域才需要标签来进行多维度的管理。

比如常见的有电子书库、照片库的标签化管理，又比如你是设计师，那么就需要对图片库、配乐库、音效库，视频库等内容进行标签化管理。

2、事先建立好标签体系。

如果没有一套完善的标签体系，标签很容易就会被滥用，导致有大量的不明所以的标签。

首先，我们要为各个“资源库”设置专属的标签， 比如“编程”这样的标签，对于一个学编程的人来说是没有意义的，添加更加具体的“Python”才更具价值。

其次，不应该孤立地使用标签，而要事先做好标签的目录层级管理，比如一级标签目录是作者，那么二级目录就是多个作者的名字。

下面我们用“照片库”来举个例子：

首先，照片的分类最好按时间来分类，大概有两种情况：

第1种情况是有明确事件的照片。

比如去了某个景点游玩，我会用「时间+事件」的格式来命名照片文件夹，比如「2018-01-01 广州大夫山」，这类的文件夹多了，整齐地排列看上去会很舒服。

第2情况是杂拍照片。

那些随手拍的照片，通常数量不会太多，单独放在一个文件夹会有点浪费，我会创建一个「2018年照片合集」的文件夹，把 2018 年的杂拍照全部放到里面。

然后就要给“照片库”添加标签了，首先分析一下可能会有的标签，然后做好标签的目录结构。

通常来说，照片都会有下面这几种标签，当然你也可以添加一些其他标签，但前提是要做好目录。

比如：
---------人物---------
我、自拍、家人、朋友A、朋友B、全家福...
---------地点---------
家、学校、公司、广州、深圳、上海、北京...
---------主题---------
生日、跑步、篮球、旅行、演唱会、春节...
---------内容---------
黑白、日出、街拍、微距、延时、高速摄影...

至于如何筛选照片，我想这不用我多说了吧？

结尾

给文件添加标签，不单单是一种管理技巧，它更是一种思维训练方式。

当你发现给文件添加的标签越来越多时，你应该庆幸，你的思维能力正在提升，你学会了“一鱼多吃”灵活运用知识的能力，那么离「智慧」也就不远了。

至于 Adobe Bridge，它对于我来说，最大的优点是一款软件通吃所有形式的文件管理，而且稳定可靠，只需要一次付出，就能终身受益。

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本期内容主要讲了标签的使用思路，下一期，我们将具体讲一讲案例。

比如电子书管理、照片管理、平面素材管理、音乐管理，视频管理等等。

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