解读归档文件的排列
编者按：
本篇内容基于档案行业标准《归档文件整理规则》
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通过分类和归类，归档文件整体上具有了一定的系统性，但具体到每一类仍处于无序状态，需要通过排列进一步条理化和系统化。归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
一、排列原则
《规则》5、3规定，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。同原《规则》“按事由结合时间、重要程度等排列”相比，修订后的《规则》根据实践经验对排列原则进行了简化，使之更加符合办公自动化条件下归档文件的整理。《规则》强调以时间要求为主，同时结合事由进行排列，不再将难以判定的重要程度作为排列标准。
所谓事由，是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等。通过界定事由，可以使密切相关的文件从实体上相对集中，进一步体现出最低一级类目内归档文件之间的有机联系，方便检索利用。事由的界定可以有较大的灵活性。例如，一次请示或报告，批复收到后，就可视为事由办理完毕；一项工程、一次活动或一次会议，可以视为一个事由；一项工作如果办理时间长需要跨年度，为了及时归档，也可以按不同阶段分为几个事由；一次会议，也可以分为筹备、开幕、不同议程、闭幕等几个事由。事由的具体划分尺度，由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量以及文书处理程序不同等，本着便于整理和利用的原则自行掌握，《规则》未作统一规定。
按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”这一整理原则的体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。文件间在同一具体事件上的这种有机联系，对充分体现文件的价值，尤其是凭证价值是十分必要的，而这种有机的历史联系是现有条件下任何人工智能都无法模拟的。如果不是人为地在文件形成过程中加以记录或描述，或在信息整序过程中加以处理（将同一事由的文件排列在一起），那么随着时间的推移，这种历史联系就模糊、淡化，割裂文件之间的相关性。需要强调的是，由于事由界定有较大的灵活性，在实际操作中要注意掌握好“度”，不能任意扩大事由的概念，否则会混淆分类层次，降低整理质量。
二、排列方法
《规则》要求归档文件按时间结合事由的原则进行排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。在实践中，要实现这种排列原则，需要两步，即先按照事由将属于同一事由的文件按时间顺序排列在一起，再按时间顺序对不同事由的文件进行排列。可以从以下几个方面理解归档文件的排列原则：
在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排列；
同一事由的归档文件应集中排列在一起；
同一事由内归档文件按照文件形成时间顺序排列；
不同事由的归档文件应按照时间顺序排列；
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
1、这里的“分类方案的最低一级类目”，是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，例如按照“年度一机构一保管期限”分类，“保管期限”即为最低一级类目。
2、同一事由内的归档文件排列。同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后。
3、不同事由间的归档文件排列。不同事由归档文件应按不同事由形成时间，即事由的办结时间的先后顺序排列。这种方法只要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，而不必考虑其他因素。在计算机检索条件下，归档文件在事由间如何排序，对检索效率基本无影响。因此，《规则》在坚持按事由进行排列的情况下，充分考虑“随办随归”整理方式，提出以文件形成时间作为事由间系统排列的参考依据。这种方法易于理解，操作简单，一般同一事由的文件办理完毕后，就可以将相关文件整理完毕归档保存。这样，不同事由的归档文件自然就按照形成时间的先后顺序排列起来。采用年终集中整理的机关，也可以按事由办结时间排列不同事由的文件。
4、此外，《规则》强调指出，“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。这里的“成套性”是指某些事由所形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由间则有着较密切的联系。例如，一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、查证，集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较普遍，因此也宜于集中排列。
三、其他排列方法
《规则》对于归档文件排列方面的修订依然秉承了“简化整理”的理念，文件基本按照形成时间顺序排列，大大降低了文件排列工作的复杂度。但是不可否认的是，这种排列方法更适合于档案信息化管理较为成熟的地区和部门。对于仍以手工整理为主，或者信息化管理处于档案辅助管理阶段的地区或部门，为了确保归档文件利用时的查全率和查准率，可以继续参考使用以下几种排列方式：
I、按事由的重要程度排列
将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。例如，某局法规处，可将本年度通过的各项法规文件的相关材料排在前面，然后再排监督检查等其他工作形成的文件材料。
2、按事由具有的共同属性分别集中排列
（1）按责任者或承办部门分别集中排列。例如设司的机关，一般以司为单位整理归档，不同事由的归档文件进行排列时，可以将不同处（室）形成的文件分别集中排列。
（2）按照不同问题分别集中排列。采用此方法，一般都是为了在手工管理条件下为检索提供更多的方便。这里的问题是指小问题，与文书立卷时分类方案中的细类比较相似，比如同一机构的不同职能。此类问题相对固定时，机关档案部门可事先规定各问题间排列的先后顺序。例如，机关人事部门，可以将干部调配、职称评定、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中排列。
实际工作中，由于种种原因，往往会有一些文件没有按规定时间移交档案部门。对于这些零散文件，应视不同情况进行处理。如将零散文件排在相应类别的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件等等。但这些都只是补救措施，应尽量避免使用。
总之，在信息化条件下，减少归档文件排列的复杂性，是《规则》简化整理精神的集中体现。从实际工作情况来看，放宽对排列的要求，在文件形成量较大的机关，借助计算机检索，完全可以实现归档文件的快速、有效检索利用；在归档文件数量较少的机关，由于有了科学、系统的排列，即使没有计算机辅助，检索也不会存在困难。
相关链接：
解读《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）“组件”
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