解读企业档案工作规范（第三期）
编者按：
国际档案日和端午节安排，解读 国家档案局《企业档案工作规范》（DA/T-42）延期了，感谢在伙伴们在“问档”的提醒。
若有任何问题，敬请留言或者“问档”提交。
本周五更新企业档案业务工作：收集、整理、保管、鉴定、统计、利用
五、企业档案业务工作：收集、整理、保管、鉴定、统计、利用
（一） 企业档案收集工作
企业档案收集工作就是按照国家有关规定，通过切实可行的措施和方法，把对国家和企业有保存和利用价值的种类文件材料集中到企业档案管理部门，使他们得到安全保存的工作。档案收集工作是档案业务工作的基础，是将企业档案信息资源进行集中管理的重要环节，档案齐全完整的程度与整理质量的高低，都可以通过收集工作直接反映出来。
收集工作有两种形式：
一是对内收集，即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料；二是对外收集，即企业根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。
7.4 档案收集工作
7.4.1 文件归档的交接
7.4.1.1 文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。
移交时间，应将年月日填写齐全。 移交部门，可以填写规范的部门简称。 序号，填写文件整理时的文件编号。 题名，填写完整的文件题名。 年度，填写文件制发的年度。 文号，填写文件制发的编号。 图号，直接填写图样的代号。
页数，填写每份文件有信息的页面总数。 保管期限，填写每份文件的保管期限。 备注，填写文件有缺损或其他需说明的事项。
7.4.1.2 档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。
7.4.2 档案与资料的收集
7.4.2.1 企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。
7.4.2.2 企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。
7.4.2.3 企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。
7.4.2.4 企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。
7.4.2.5 企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。
（二）企业档案整理工作要求
7.5 档案整理工作
档案的整理是档案工作六大环节（收集、整理、鉴定、保管、统计、利用）之一，是开展档案工作的重要基础环节。它是档案部门为了方便档案的保管与利用，遵循一定的规律与原则，对接收的档案进行条理化、系统化整理、分类、排列与编目的过程。档案整理工作包括系统整理和科学编目两部分。
7.5.1 档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。
全宗是一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的档案有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行整理的基本单位。也可通俗地理解为一个立档单位的全部档案。立档单位即形成档案全宗的单位，又称“全宗构成者”。
对于企业来说，构成立档单位的条件主要有两点：
1、具有企业法人资格；
2、属于独立经营的经济核算实体。一个立档单位可能只有一个全宗档案，也可能会形成多个全宗档案。
一般情况下，一个企业的全部档案就是一个全宗，但当企业的生产关系或基本职能发生了根本变化，比如企业相互之间进行重组、企业改制等重大变化时，则应另立全宗，同时将变化前各自的企业档案全宗保持不变，这时就会形成多个全宗。
还有一种情况，就是当上级企业接收下属单位档案时，也应为符合条件的下属单位另立全宗。形成多个全宗档案的企业，应区分全宗进行分类、排列与编目等档案管理工作。
7.5.2 分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。
企业档案分类方案，就是通过文字、数字、代号或图表的形式，形成本单位档案类别的划分、排列及其纵横关系的体系，它是对档案实体进行分类的依据性文件。
1、企业档案分类方案的结构
企业档案分类方案由编制说明、类目表、类别号三部分组成。
（1）编制说明
编制说明是分类方案的前置部分，是对企业档案分类方案的的编制目的与原则、分类的依据、体系结构、类目设置与标识以及档案的实体排架等若干问题的解释，是使用企业档案分类方案的指南。
（2）分类表
分类表是分类方案的主体部分，是由纵向类目和横向类目构成的，它将企业各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序，并以图表的形式表示出来，类目表能够反映出企业全部档案的类目体系。分类表有三种形式，即分类实体表、分类类目细分表、分类主题词表。《工业企业档案分类表 》
（3）类别号
确定对档案进行类别标识的代字代号，并对档案排列方法做一说明。
1、 编制企业档案分类方案的要求
（1）要保证企业档案分类方案类目体系的严整性。企业档案分类方案的类目体系是分类方案的主体，它是各级类目构成的一个横向和纵向关系的等级系统。横向表现了各级同位类之间的并列关系，形成了各级“类别”；纵向表现了上位类与下位类之间的从属关系，构成了一个个“类系”。
（2）要体现企业档案分类方案类目体系的可包容性。企业档案分类方案必须具有足够的容量，其类目设置要能够体现和容纳企业档案的全部内容，使每一种和第一部分企业档案，都能够在分类方案的类目体系中找到自己应有的合理位置，并力求简明易董，便于检索。
（3）要保持企业档案分类方案的相对稳定性。企业档案的分类关系到档案管理工作的全局。如果档案的分类发生变化，将会牵一发 而动全身，引起档案管理工作的一系列变化，有些工作甚至要从头做起。因此，企业档案的分类方案应具有更长的适用期，一经确定，必须保持相对的稳定。
7.5.3 类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。
类别号即档案类目号，是表示档案类别的一组代号。类别号的编制：编制类别号就是依据企业档案分类划定的类目层次，对各级类目给定一个特定的字母或数字，并用一定的间隔号标明其各级类目层次关系的过程。
企业档案类别号的编制方法没有作统一要求，但是提出了两种可以参考的标识方法：
1、类别号采用汉语拼音或英文字母和阿拉伯数字相结
合的混合编号方法。就是基本大类或二级类目采用汉语拼音或英文字母标识，用汉语拼音或英文字母顺序反映类目顺序；二级或三级以下的类目采用阿拉伯数字标识，用数字的位数反映类目层次。
2、类别号采用阿拉伯数字统一编号方法。就是统一采用阿拉伯数字来标识企业档案分类中各级类目的级别和排列顺序。
7.5.4 全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。
排列：指全宗档案在分类基础上进行的排列。企业档案的排列要尽量减少不必要的案卷排列空架或频繁倒架的现象，同时也要满足用户按问题查询利用档案的客观需要。企业档案实体上架应按大类分别排列，不能交叉混排。
1、管理类档案的排列
经营管理、生产管理、行政管理、党群管理等管理类档案，按年度—保管期限排列。或按年度—保管期限—时间排列（按件整理时）。其中会议文件、案件文件、统计报表、简报、刊物等成套性较强的档案应集中排列。会计类档案可以按大类分属类分年度排列；大中型企业的干部职工档案可以按大类分属类以姓氏笔划或部门或工号顺序排列，小型企业的干部职工档案可以按大类以姓氏笔划顺序排列。（应在每一职工档案内，首先按其归档范围的十大类顺序排列，在各大类内再按文件形成的时间顺序排列。）
2、科技类档案的排列
（1）产品类档案可以按大类分系列、型号排列，系列或型号内可按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序或产品结构排列。
（2）科学技术研究类档案按大类分项目排列，项目内可按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。
（3）基本建设类档案按大类分项目排列，项目内可按前期、设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、施工、监理、竣工、验收及后评估等阶段排列。
（4）设备仪器类档案按大类分项目或型号排列，项目或种类内可按立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。
在上述排列顺序的基础上，产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类等科技档案中的文字材料，可以按职能或事由结合时间或重要程度排列；图样文件按结构、工序、专业、图号、时间等顺序排列；图文混合文件材料，按文字材料在前，图样材料在后的顺序排列。
7.5.5 根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见DA／T 13《档号编制规则》。
7.5.6 档号可采用“[全宗号—]分类号(或项目代号或目录号)—案卷号(或件号或盘、盒、张号)”([ ]表示可选)结构。
7.5.7 纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。 互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。 所谓互见号是指反映同一内容但另行保管的其他载体档案的档号。设立互见号的目的，是为了能够便捷地查找到反映同一内容的其他载体形式的档案。互见号应注明在案卷或档案盒内备考表固定的位置。
7.5.8 按全宗、类别、保管期限编制档案目录。
企业档案案卷编目就是案卷整理归档后，在上架排列之前，依据排列好的案卷顺序对案卷系统登记的过程。档案目录是由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
1、企业档案目录的种类
企业常用的档案目录有：企业档案总目录、分类目录、底图目录等。
（1）企业档案总目录
它是按照立档单位内全部归档文件材料接收归档的先后顺序，以档案保管单位为对象进行登记著录而成的一种档案目录。其著录项目主要有：总登记号、年度顺序号、归档日期、档号、题名、归档部门、数量、保管期限、密级、备注等。企业档案总目录亦可称为企业档案总登记帐，其作用是记录保存的企业档案数量，揭示不同档案的成份，以便企业档案的日常管理。
企业档案总目录式样
档 案 总 目 录
总量记年度顺归档日档号 题名 归档 部门 数 量 保 份页管 密 备序号 期 号
（2）企业档案分类目录
期 级 注 数 数 限 它是按照立档单位企业档案分类排列顺序，以档案类目设置的各大类为编制对象，在大类内对每一档案保管单位进行登记著录而成的一种档案目录。其著录项目主要有：序号、档号、文（图）号、责任者、题名、页数、日期、保管期限、存放位置、备注等。企业档案分类目录的主要作用是固定档案保管单位之间的排列顺序，便于档案在大类内的检索查询与提供利用。
档案分类目录 责任者 题 名 页日保位备数 期 管置 注 期限 序档文（图）号 号 号
（3）底图目录
它是以立档单位全部底图为编制对象，对每张或每套底图进行登记著录而成的一种档案目录。其著录项目主要有：类别、项目名称、序号、底图号、档案室编号或存放位置号、题名、幅面张数、编制单位、编制日期、保管期限、密级、备注等。底图目录的主要作用是固定底图的存放位置，便于底图的检索查询与提供利用。
2、企业档案目录的编制方法 其主要有：
（1）以全宗内档案分类的类别为单位编制档案目录 就是以分类方案为基础，为一个全宗编制若干本档案目录，即有一个大类就设置一个或多个分类目录。
底图档案目录
档案底序图 号 编号 案编号 或 存放位置号
按保管期限编制档案目录
题名 单时位 间 0 1 2 3 4 合计 编制 图 幅 保管密备期级 注 限
就是将全宗内的管理类档案，按永久、长期、短期等不同保管期限分别编制档案目录。
（3）按年度或项目编制档案目录
全宗内管理类或某些项目较多的档案，可在编制分类档案目
录的基础上，再分别按年度或项目编制档案目录。
7.5.9 档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DA／T 12。
（三）企业档案保管工作要求
7.6 档案保管工作
7.6.1 档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。
7.6.2 档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。
7.6.3 库房管理
7.6.3.1 库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能(见JGJ 25)。
7.6.3.2 库房温、湿度应符合JGJ 25、GB／T 18894和DA／T 15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记(登记表参见附录B表B.2)。
7.6.3.2库房温、湿度应符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记表
7.6.3.3 库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。
7.6.3.4 库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。
（四）企业档案鉴定工作要求
7.7 档案鉴定工作
7.7.1 企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。
档案鉴定工作关系正确划定企业档案的价值，决定企业档案的存毁，特别是销毁前的鉴定工作，一旦失误将难以挽回。档案鉴定是一项十分严肃的工作，因而要有严格的组织领导。所以，综合管理性档案的鉴定工作，应由相应工作的企业主管领导组织或参加；科技档案的鉴定，应由总工程师负责组织或参加；会计档案的鉴定，应由总会计师负责组织或参加。
7.7.2 档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。
7.7.3 档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。
7.7.4 永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。
7.7.5 定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。
7.7.6 企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册(参见附录B表B.3)，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。
（五）企业档案统计工作要求
档案的科学管理是建立在对各种档案工作情况进行基本统计和定量分析的基础之上的。因此，档案统计是档案部门掌握库藏、对档案实行科学管理的重要手段，企业档案部门应定期做好档案的统计工作。
7.8 档案统计工作
7.8.1 档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。
7.8.2 建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案馆(室)藏情况；年度入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。
7.8.3 档案统计工作应保持连续性。
（六）企业档案利用工作要求
7.9 档案利用工作
7.9.1 档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。
档案检索系统是指已整理好的档案经过著录和标引，按规定顺序排列而成的数据库。是从不同角度、运用不同手段揭示档案信息，为满足利用者需求而建立起来的全部检索工具系统。按加工和处理信息的手段，可分为手工检索系统和计算机检索系统两大类。手工检索系统是以卡片或书本形式的目录、索引为基础的人工查找系统，常见的有档案馆（室）指南、全宗介绍、分类目录、卷内目录、归档文件目录等；计算机检索系统是使用计算机、档案操作系统等对档案信息中具有检索意义的特征进行标识、储存，达到及时查找档案信息的检索方法。计算机检索系统根据检索功能又分为条目检索和全文检索两个阶段。
开发档案信息资源是指企业档案部门紧密围绕本企业中心工作、重点工作，结合科技、生产活动及其管理的客观需要，根据档案库藏的实际情况，在信息分析研究的基础上，将相对分散的、数量众多的档案信息进行科学的加工，组织成为相对系统的、形式多样的档案信息编研成果，为企业相关工作主动提供信息服务，或将有关专题的档案信息集中打包，通过网络推送服务，主动为相关领导和技术业务人员提供档案信息服务工作。主动开发档案信息资源服务企业需要，是档案工作具有较高专业水准的体现，能够最大限度地发挥档案的利用价值，企业档案部门应该通过选题、选材、加工、编研等一糸列的业务活动，拓宽档案信息服务的途径。
提供档案利用服务是档案工作的根本目的，档案利用服务主要有以下几种方式：档案查阅服务；档案出借服务；档案展览与陈列服务；档案复制服务；档案证明服务；档案咨询服务；网络推送服务等。
7.9.2 企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。
7.9.3 利用档案应按规定进行登记(借阅登记表参见附录B表B.4)。利用效果突出的宜进行登记(利用效果登记表参见附录B表B.5)。
7.9.4 可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。
7.9.5 企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等。
专题汇编是指根据企业各方面的需要，选择某一方面的档案信息汇编成册，提供利用者查阅的一种编研材料。
7.9.6 企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介。
推荐阅读
更多档案工作者阅读
兰台之家
我们
一起努力
让档案行业
变得更有影响力