收集整理 丨 “小汤山医院”档案的基本做法

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目前，很多兰台同仁已经深入疫情防控一线，开展疫情防控的档案工作，也有的地区，有的档案部门，已经将非典时期的档案整理出来，形成了内参文件，上报给了所在地区的疫情防控部门，发挥了档案的作用，值得我们大家学习。

兰台之家从1月30日开始，陆续开始更新疫情防控相关材料，仅供大家参考，有任何问题敬请留言。

以下内容来源：《中国档案》2004.06 作者 ：赵燕平 董光存 李献华

收集整理 “小汤山医院”档案的基本做法

解放军小汤山医院是党中央、国务院、中央军委为集中收治“非典”患者而决定迅速组建的。它形成的各类档案资料是我国党政军民万众一心、抗击“非典”真实记录的一个重要组成部分。做好这部分珍贵档案的收集、整理工作，对于今后我党、我军处理重大疫情等突发事件具有参考借鉴作用。

总后档案馆对这部分档案的收集、整理非常重视，医院组建伊始，就召开了专题办公会议，研究制定有关措施，并以总后司令部的名义下发了有关文件，还多次派专人对该院的档案工作进行了具体指导。这部分档案接收进馆后，及时研究制定了整理方案，并组织力量进行整理。

主动出击，贴近前沿抓该院档案的收集工作

为更加有效地控制疫情，尽快打赢抗击“非典”的特殊战役，根据党中央、国务院、中央军委的决定，全军和武警部队紧急抽调1300多名官兵组建小汤山医院，支援北京抗击非典，从2003年5月1日起开始收治病人。在这关键时刻，总后档案馆意识到，尽管医院在非常时期执行特殊任务，困难很多，任务很重，但做好档案工作也是非常重要的。为了抓好该院的档案收集、整理工作，总后档案馆及时召开了由馆领导和各处、室、库领导参加的专题办公会议，确定了“早布置、早建档、早动手、早收集、早移交”的方针。 

根据会议精神，总后档案馆于5月7日起草上报了《关于协助小汤山医院收集整理珍贵档案的请示》，详细列出了需要收集归档的各类档案资料，并提出了“协促该院早着手，指定专人及时收集档案材料，建立档案室”的建议。5月9日，小汤山医院印发了《关于加强文件资料归档的通知》，明确了归档范围和任务分工，规定了各单位向院办移交档案的具体工作日。至此，医院档案工作正式展开。

为了使工作落在实处，总后档案馆及时了解和分析了医院档案工作面临的形势和可能遇到的困难，加强了对该院档案工作的指导，起草了操作性、针对性较强，体现特事特办原则的《关于认真做好小汤山医院档案工作的通知》，要求该院采取有力措施，切实把这段不寻常的“历史记录”完整地保存下来。针对总后通知精神，院长张雁灵批示：“要特别注意保留好原始资料，这些资料未经院长批准不得借阅和转送任何单位和个人。将来我们要完整系统地向总后移交。”

5月，小汤山医院是全国抗击“非典”战斗的最大战场。医院各部门工作的紧张、忙碌是可想而知的。为了使工作贴近前沿，总后档案馆及时派人给医院送去了必须的各种档案用具、全军统一使用的档案管理软件和下发全军、总后有关各类档案管理的规章制度及档案整理标准。期间还多次派专人到该院对档案工作实施具体指导，并同该院的档案人员一起进行了档案文件的收集。

6月20日，小汤山医院送走了最后一名病人。从6月24日起，总后档案馆由馆领导带队，三进小汤山对该院的档案进行了收集与接收。通过大家的共同努力，使小汤山医院所有具有保存价值的档案和资料都进馆保存。对一些具有文物价值不能进馆的实物，我馆采取了拍摄照片的办法留样，以保持历史记忆的齐全完整。

结合实际，合理制订该院档案的整理方案

小汤山医院的近2000件档案资料收集进馆后，总后档案馆立即对其进行了臭氧消毒。随后，制定了《小汤山医院档案整理方案》。方案确定了该院档案全宗号，确定了按文书档案、实物档案、照片档案三大部分区分种类分别进行整理的原则，确定了各类档案的具体整理方法。

1. 文书档案的整理。依照《中国人民解放军文书档案整理技术规范》的有关要求对文书档案进行整理，并根据小汤山医院的特殊性和重要性，着重做好以下几点：一是对收集的文件进行鉴定，按价值区分出永久、定期保存和待销毁；二是对永久档案按该院内部组织机构分类，类下按问题分别组卷；三是在整理过程中其营房档案和会计档案不作为专门档案单独整理立卷，归入文书档案中，立成的案卷排列在文书档案的后面；四是党中央、国务院、中央军委、四总部及北京市等下发的与“非典”有关的文件，分类整理后归入文书档案中，一并留存；五是使用总参办公厅制发的《军队公文档案信息网络系统》3.0版录入档案数据，确保档案数据准确无误。

2. 实物档案的整理。根据收集的小汤山医院实物档案的种类和特点，主要做好以下几点：一是对实物档案进行分类登记，填写《总后档案馆实物档案登记表》；二是实物档案按物品种类分别立卷，一物一卷；三是软制物品经叠放整齐，挑选使用与物品大小厚度相适应的卷盒存放，不损坏原件；四是信件档案归入实物档案整理，以省、市、自治区为单位组卷。卷、件均分别编写顺序号，并按顺序号依次排放；五是重件实物档案编相同的档号，在实物档案登记表上标注明数量；六是实物档案要逐件加盖、填写档号章。对于不易加盖填写档号章的实物，使用不粘胶纸，把档号章粘贴在实物的不明显处或背面；七是按实物档案登记表设置项目录入实物档案数据。

3. 照片档案的整理。根据收集的小汤山医院的照片种类和内容，重点做好以下几点：一是将散片和刻入光盘的照片，分专题进行整理；二是按照照片反映的小汤山医院重大活动的内容，进行分类；三是按照《中国人民解放军文书档案整理规范》中照片档案的整理标准，对照片档案进行编号；四是参照小汤山医院大事记，编写照片档案说明；五是用纸质硬皮活页相册，存放照片档案。

分工合作，齐心协力搞该院档案的鉴定整理

整理方案确定后，总后档案馆以征集整理室为主，组织力量进行鉴定，其主要步骤为：一是对收集的所有档案资料进行分大类。共分为文书档案、实物档案、照片档案三部分；二是对参加整理的人员进行分工，按其特长分为三个档案整理小组，并明确有关任务；三是各小组按照预案对归类档案资料进行鉴定整理。鉴定整理中遇有拿不准的问题，集中大家智慧讨论研究决定；四是整理完毕后统一录入全部数据。

馆领导对这批珍贵档案的整理很重视，要求本着“宁宽勿严、宁多勿少”的原则，以对党和人民高度负责的态度，认真进行整理，保证“小汤山医院档案”完整地归档保存。

在这批档案整理过程中，大家相互协作，坚持了“四讲”、“四不”，体现出了“特事特办”的精神，收到了比较好的效果：

第一，讲实际，不留遗憾。在档案的鉴定中，有人提出“千纸鹤”、“纸星星”、群众来信等部分实物档案没有多大价值，主张不留。但多数同志认为，这些实物看上去虽然只是一些纸片或内容基本相同的普通信件，但它却代表着人民群众对我军医护人员的一片深情与祝福，体现了一个民族的精神和品质，为了不留遗憾，还是都保留了下来。

第二，讲质量，不明就问。为了高质量地完成整理任务，不管是新同志还是“老档案”，遇有拿不准的问题，都能虚心地向他人请教。对出现的不同意见，都能共同协商，研究解决方案，统一思想认识。

第三，讲认真，不怕麻烦。为了使这批档案今后能方便利用，在整理中，大家都能按要求一丝不苟地去做好每个环节的工作，并进行反复检查，发现问题及时改正，没有为赶进度而图省事。

第四，讲奉献，不怕吃苦。整理这批档案时，正值暑期，天气炎热。这项任务下达后，同志们以小汤山医护人员为榜样，推迟了休假，毫无怨言地投入了“战斗”。期间，大家都主动地放弃了工间休息，一干就是一天，连星期天、节假日也经常加班加点。

总后档案馆这次收集整理小汤山医院特殊时期形成的特殊档案，虽然取得一定成绩，但因军队过去没有处置突发事件临时组建单位档案收集整理的预案，加之该院人员由全军13个大单位组成，有关部门对档案工作的了解和重视程度不一，有的当事人的档案意识还比较淡薄，因此有些档案资料没按规定向院档案室移交，部分珍贵档案（主要指字画、照片等）并未全部收集进馆。这些，在今后的工作中是应该特别加以注意的。

编辑备注：因疫情防控需要，编辑在家办公，春节活动奖品只能推迟寄送，请大家谅解，感谢支持。
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