国外电子文件归档和电子档案管理主要情况

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以下内容来源国家档案局发布《探索电子文件归档和电子档案管理新模式研究报告》，编辑整理分期发布，便于大家参考、学习，有任何问题，敬请在文章最下方“留言”。

第一部分详见我国电子文件归档和电子档案管理基本情况和主要问题

国外电子文件归档和电子档案管理主要情况

20世纪90年代中后期电子文件归档和电子档案管理成为全球范围性的问题。信息化走在世界前列的美国、加拿大、澳大利亚和欧盟等国家加快了电子文件归档和电子档案管理的科学化、规范化进程，逐步形成了各具特色的管理模式。在电子文件归档和电子档案管理方面值得借鉴的经验主要有以下几点：

1、坚持项目带动

通过将电子文件归档和电子档案管理要求纳入信息系统，应用软件工具和网络平台为电子文件归档和电子档案管理提供技术保障。如:美国国家文件与档案管理署(NARA)为了应对联邦政府快速增长的电子文件带来的巨大挑战，投资3.08亿美元，于1998至年2011年启动并基本建成了“电子文件档案馆”(ERA)系统。

仅2012年就归档接收了131TB电子档案，包括:美国国防部海港战争网站、国家商标局的专利申请、众议院的选票数据库、互联网上的电子公务邮件和总统公务计算机记录等:再如澳大利亚遵照开放档案信息系统参考模型设计开发相关信息系统，推进国家档案馆“数字文件保存战略”项目，将数字文件转换为开放文件格式，并将电子文件及其元数据一起保存，以备在需要时重新生成结果。

2、变革管理模式

采用标准化、制度化的协调管理，通过跨界合作制定统一的标准、规范和工作模式，从而实现电子文件归档和电子档案管理规范化的目标。如:英国在2003年—2006年间合并了英国公共文件管理局、历史手稿委员会、皇家出版局、公共机构信息办公室等四个机构，重组成为英国国家档案馆。

新成立的英国国家档案馆使电子文件管理职能合法化并得到拓展;法国由国家档案馆、法国国家标准化委员会、法国信息与文献专业协会建立工作小组引导电子文件归档和电子档案管理，采纳或引用欧盟《电子文件管理通用需求》(Morq)和IS015489等文件管理国际标准指导相关实践;澳大利亚和新西兰将文件管理(包括电子文件归档和电子档案管理)审计纳入政府责任和绩效评估体系，强调基于证据的政府治理和过程管理。

3、建立法规标准体系

通过制定和实施有关法律法规，确立电子档案证据属性，加强相关电子档案管理机构的权威性和强制性。

如:加拿大英国的电子档案管理被纳入《统一电子证据法》、《个人信息保护和电子记录法》、《电子文件信息法律可采性行动规则》等电子证据管理法规体系，通过扩大文件内涵，结合非歧视原则、最佳证据原则和传闻例外规则确立了电子档案的证明力;

美国实施《政府纸量减少法案》和《文件处置法》，以保证电子档案的控制力;

韩国专门制定包含电子文件归档和电子档案管理的《公共文件管理法》，将电子档案纳入电子政府管理和机构事务管理;

美国、加拿大、新西兰等多个国家还通过制定和实施数据保护法、信息自由法、新闻自由法、信息利用法(公共部门信息再利用法和政府信息开放法案)电子数据交换法等，将电子档案的利用也纳入国家法律体系，充分发挥电子档案的服务效能。

另外，欧盟制订实施了 MoReq，挪威制订实施了《电子文件档案馆移交暂行规定》、《挪威公共管理机构电子文件管理系统功能要求》等等，这些都为电子文件归档和电子档案管理工作提供了制度保障。

下一期见：《完善技术方案，设计电子文件归档和电子档案管理系统四大工具》

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