怎样开会？| 红杉汇内参

[ 编者按 ]  这是一个千古难题：到底如何开会？

在分工与协作越来越发达的数字时代，会议仍然是协调公司内部运作与外部合作的核心，如何发起、协调、组织一场高效而富有成果的会议，也就成了领导者们极为重要的一课。

在文山会海把你公司的员工淹没之前，不妨重新审视一下你对开会这件事的理解是否恰当。会议进行得是否流畅？员工的反馈是否积极？会议的决定能否顺利落实？我们可以从类似问题出发，重新思考自己是否真的会开会。

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怎样开会？

作者 / Gustavo Razzetti

编译 / 洪杉

辗转于电话会议之间，从头脑风暴到情况报告，你的时间和精力被消耗殆尽。

如果你在读这篇文章，这是因为你的目的和我一样：不想浪费时间和精力。

大多数高管把40%到50%的工作时间花在了开会上。而大多数专业人士都认为，其中至少有一半开会时间被浪费了。

会议不是问题——多余且糟糕的会议才是问题。

协作会议是推动项目向前发展的关键，对产品开发、市场营销、设计和创新等领域至关重要，这些领域都依赖于跨部门的团队合作。

那么，该如何设计并促成参与度高且富有成效的会议呢？

1. 会议是我们做事的方式

Antony Jay在《如何组织会议》（How to Run a Meeting）一书中写道，我们对工作场所的依恋是建立在社会互动的基础上的。如果没有会议，我们对公司的投入就会大大减少。

我们是社会性动物，我们要尽最大努力与他人合作，而非单打独斗。

低效、糟糕的会议是对时间的浪费。富有成效的会议才是团队协作的基础。会议应该帮助我们完成任务，而不是阻碍我们的日程安排。

换句话说，我们应该在会议进行过程中完成任务，而不是在会后。

2. 达到会议效果的5个关键

a. 目标

开会的目的不是议程，而是既清晰又令人兴奋的愿景。简单地说，除了会议没有其他办法能帮我们完成预期目标。

b. 心态

正确的心态能改善情绪、注意力和参与度。

任何人都不该在创新会议上评判他人的想法。这会让人产生防御心理，不利于鼓励创造性。

c．成果 

有效的会议注重结果。不要在没有明确结果的情况下离开会议室。

d. 参与者

不是每个项目或团队的人都应该参加每次会议。邀请那些能提供独特洞察、视角或信息的人参加。

e. 促成

这是最关键的部分。高效的会议不是偶然发生的，而是有意安排的。要根据能力而不是头衔来选择会议协调人。

一个好的协调人会让会议过程清晰且专注，比起流程，好的协调人更关心会议的“健康状态”。

一个熟练的协调人不需要是相关主题的专家，而是要让会议变得有思想、有凝聚力、参与度高，让会议成为愉快的体验。

3. 提高效率：更少、更精短的会议

你有四种方式来减少对会议的依赖：裁减、缩短、优化或什么都不做。

a. 裁减

公司人员必须明白为什么要取消会议，以及这会给他们的工作带来什么影响。许多公司为了解放团队的日程表而减少会议，但最终却制造了更多的问题。

b. 缩短

有一种方法可以节省大量的时间，就是把会议时间减少到15、25、45和55分钟。

当会议时间只有15分钟——时间有限的时候，每个人都会更加专注。

快速跟进、简单决策、更新或启动新计划，这些工作都可以在25分钟或更短时间的会议内完成。

45分钟和55分钟的会议则留给需要长时间讨论的话题——为“特殊情况”留出更长的会议时间。

55分钟的会议是一种新的一小时会议——从长远来看，省下来的这五分钟可以产生显著的效果。

c. 优化

想要优化就得尝试做出一些小小的调整，使期望因素最大化及非期望因素最小化。

d. 什么都不做

如果一项会议进行得很完美，那么，不要为了改变而去改变。

4. 会议的开场和结束决定了会议是否成功

既要能促使团队付诸行动，还能积聚团队力量创造真正的影响力。

开场

安排会议。提醒人们所要面临的挑战和需要完成的事项，分享目标以及营造恰当的与会氛围。

情绪在职场中起着至关重要的作用——它会促进或妨碍团队协作。“什么吸引了你的注意力？”这个简单的问题就能帮助你理解，让团队每个成员陷于忙乱的都是什么。

结束

如果没有明确的后续步骤或有尚未解决的问题，任何人都不应离开会议室——利用会议的最后几分钟把不清楚的地方搞清楚。

5.会议议程很重要

不要让糟糕的会议议程毁掉会议

会议的可实施性比议程本身更重要。如果议程过于追求结构化，最后的结果往往是让会议很枯燥且收获有限。

分享还是不分享？

把事先制定好的议程分发给与会者，他们就会有所预期，这还会分散他们的注意力。

有时不让与会者知道随后要进行的事项会使会议更有效，神秘感和少量信息会增强他们的好奇心和参与感。

一项一项地揭示议程——这会提高与会者的参与度，还会促使他们关注目前正在进行的事项，而不去过多关注尚未进行的事项。

确保灵活性才是王道

可以根据人们的反应和兴趣来调整时间。如果事项或内容没有引起团队的共鸣，就把这部分删去。如果一项特定活动安排得太过紧促，那就适当多分配一些时间，然后略过最初议程里的其他事项。

制定即时议程

《重新定义管理》的作者Brian Robertson认为，高效会议关注的是当下紧张进行中的事项，而不是会议预期，“与其按照预先设定的事项议程进行讨论，不如在会议中做出即时安排，推动会议进行”。

征集全体成员对议程事项的想法，并将其罗列出来。他们无需解释自己的完整想法——只需提供几个关键词，告知他们可以在会议期间添加新的事项。

6. 自主选择：任何人都讨厌被迫参加会议

对管理者有价值的东西可能对某些团队成员来说无关紧要。

我不是主张人们不去参加会议，而是让他们抱着负责的态度，去参加那些他们觉得有价值的会议。

与人们的普遍看法相反，让人们自主选择参加会议反而能增强他们的参与度。

7. 数量很重要

只邀请合适的人

数量起着重要作用。与会人数过多会让会议难以管理、效率低下。

会议质量不在于有聪明的人参与，而在于平衡参与者。你需要多样化的专业人士和观点。

确定合适的规模

认知心理学家George Miller观察到，普通人对某一个类别的事物的记忆数量约为7个单位。有些人用这个7±2公式来决定参加常规会议的理想人数。

对于头脑风暴会，我喜欢有20到24名参与者——分成5到6人的小组。

参与者，而非观众

积极的角色包括：展示、提供反馈、构思解决方案、做决定、分享见解或学识等。

不要只邀请人们来做笔记或来“感受”自己是团队的一部分。

8. 参与：发掘和放大隐藏的人才

轮流发言

当参与者轮流发言时，可以避免被打断或陷入群体性思维。

高管可以最后发言，这样他们就不会影响到其他人。

逐步参与

首先，每个人自己思考；然后，和另一个人讨论；接着，两组人一起讨论；最后，整个团队齐心协力完成事项。

这种循序渐进的方法对于团队复盘、头脑风暴或总结性会议都是非常有用的。

无声会议

也就是在会议一开始，先让与会者认真阅读备忘录等会议资料。30分钟后，讨论开始。这不仅防止了无效对话，还能鼓励沉默的成员也参与进来。

克服恐惧

你可以设置问题箱来解决来自所有员工的问题，而非仅仅是来自外向型员工的问题。

每个员工可以在会议开始前提出自己的问题，每个人为自己感兴趣的问题投票——最受欢迎的问题必须由高层领导回答。

让会议变得好玩

好奇心是学习之母。

有效的团队建设练习能促进心理学家所说的积极学习。我们通过触摸、行动和与事物互动来吸收新概念，而不是通过观察事物来达到此目的。

讲故事、隐喻和实践活动有助于学习新思想——它们比陈述更有效。

9.制定团队仪式，让会议更有趣

仪式，是一种有效、直接的方式，推动实现有意义的改变。

团队仪式也能让会议更有吸引力、更富有成效和更有活力。

不开会的周三

这一做法让团队充满活力——每周至少有一天，他们的工作不是被会议时间表支配的。

步行会议

你可以出去进行一对一的会议，步行会议也适用于解决小问题——通过锻炼或接触不同的人和场景，我们的大脑放松下来，找到灵感。

“不插电”

不使用手机、电脑等科技设备来开会，可以提高我们保存信息和学习的能力。

研究表明，手写笔记更有成效——相比于在电脑上打字，它往往能更严格地筛选要记下的东西。因此，手写能帮助我们记住和吸收更多概念。

才艺秀

除了乐趣之外，才艺还能帮助人们互相熟悉，否则，他们可能都不会主动地互相交流。

10. 不同类型的会议

根据MeetingSift的分类，最常见的会议类型有：

1.进展更新会议

关注需要解决的挑战以缩短会议时间，而不要把时间花在分享人们已经知道或会议开始之前就可以了解到的内容。

2. 信息分享会议

能够使用数字工具保证信息的同步共享，那就不需要开会。

这样的会议，往往是因为需要展示比较复杂的主题，例如必须要达成一致目标的时候。

3. 决策制定会议

不要在没有做出决定的情况下结束会议。大多数团队开会是为了做出决定，但推迟做决定之后——他们又开了另一场会议。

会后要发邮件，简单地记录会上达成的决定以及接下来要进行的步骤。

4. 问题解决会议

召开这样的会议，是为了得到解决方案，而不是分析它们。

力求多样化的思维模式，使会议更加丰富。确保每个人都能参与并且他们的想法能够被听见。

5. 团队建设会议

会议的主要内容是，增进了解、发现盲点、建立信任、改善沟通和反馈方式、发现有效的方法和需要改进的地方，并尝试新的思维模式和工作方法。

11. 其它忠告：细节是魔鬼

准时开始、按时结束。如果每个人都遵守这个简单的规则，团队的压力会小很多。

不要低估食物的力量。对于时间较长的会议，比如头脑风暴会议或务虚会而言，让团队成员吃饱喝足是很重要的。而对于时长较短的会议来说，食物可能会分散注意力。

不需要景观很好的房间。比起位置或外观来说，会议室的设备功能更为重要。

检测会议设备。不要以为所有设备都能用。也许其他人用过该房间，把设备搞得乱七八糟，导致一开始的时间浪费在调试投影仪上。

 情报

#适合自己的，就是最好的#

大公司开会的5种方法

▨ 特斯拉 & Space X：充分准备。每位与会者都要小心，不要对会议主题和相关信息表示茫然不知。

▨ 亚马逊 & 苹果：改变会议规模。集体思考需要确保会议规模足够小，每个人都可以做出贡献。大家都熟知贝佐斯的“两个披萨”原则：每个内部团队都应该小到吃两个披萨就足够。

▨ 苹果 & Facebook：尝试严格或放松的议程。桑德伯格为Facebook的会议制定了严格的议程，并在开会时把每个项目都列出来。乔布斯则相反，经常在开会时走来走去，与员工交谈。

▨ 微软：找到适合自己的会议长度。CEO萨提亚·纳德拉喜欢与管理团队中的主要成员进行四小时的会谈。他认为，让所有人保持同步，并且不会感到被孤立，这非常重要。

▨ Google：任命一位决策者。拉里·佩奇的关键规则是指派一个人作为主要决策者，此人将负责在会议上得出结论并决定会议方向。

#成为一个善于沟通的人#

领导者应该避免沟通中的3个误区

▨ 误区1：选择错误的媒介。 用不合适的工具传达了模棱两可的信息会带来灾难性的后果，比如通过聊天应用程序向团队成员发送关于大型项目的说明。

▨ 误区2：忽视人与任务的关系。 一个善于协调小项目、独立工作的员工可能缺乏处理复杂项目的经验和能力。

▨ 误区3：抄近路。与员工沟通工作计划的时间是必要的，如果一个项目很重要，那么我们前期投入的时间就应该更多。

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