“新采购的崛起”之：现代化合同管理
当我们迈入了2016年的门槛，无论是作为首席采购官，还是作为一般的采购从业者，都有必要、也有能力借助于更加先进的技术，把过去一直较为分散的采购职能、流程工具等有机地结合起来，如我们常说的Source2Buy——它更多地侧重于上游前期的寻源、和我们的采购战略－－Procurement Strategic、以及P2P流程－－即Procure-to-Pay。 这一进程将会使我们的采购组织更加优化和高效，同时也会在整个供应链实现优化的同时为企业提供更大的价值，采购团队自己在组织中的地位和影响力也将获得大幅提升。那么，应该如何才能做到这一点呢？
遗憾的是，至少到目前为止我还没有看到有多少公司能够在内部实现这一目标。我观察到的情况是，在大部分公司内部的采购部门对于新技术的采用率仍然是很低的，以至于大部分的企业现在一说提效降本，基本上都是指对于供应链计划环节的改造。然而，对于平均占到企业产品总成本的70%－80%的采购流程，还停留在上世纪7、80年代的认识水平。
2016年，将会给我们采购从业者们在供应链价值发掘，尤其是在下游采购运营管理方面，提供重要的发展机会。
下面就先来说说合同管理（Contract Management）
第一，什么是合同管理？
合同管理，是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。因为企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的。所以一个企业的经营成败和合同及合同管理有密切关系。企业的合同管理具有全程性、系统性、动态性三个特点。
第二，短板＝机遇？
合同管理是采购运营的一个重要部分，同时也是长期以来被很多国内企业所忽视一块价值洼地。
对采购部门来说, 现代化的合同管理工具可以为旧流程注入新的生命与活力。无论是从提高采购活动的灵活性,还是加强与跨职能部门之间的沟通与协作, 乃至以前对于利益相关者来说的利益可视化方面，合同管理工具都可以为你带来显著的提升。而且，它适合于几乎任何规模的采购团队。
第三，什么是现代化的合同管理？
说白了，就是通过运用AI技术（注1）、自动化控制技术、大数据和互联网技术一起形成的智能管理系统与流程。举个栗子，下面是从合同谈判的文本准备一直到合同会签阶段的系统流程。
合同管理解决方案：
1. Word机器人自动生成合同正本，识别元数据。
2. 基于BPM（注2）,实现工作流驱动的合同流程审批过程。
将立项、合同会签、合同变更、合同收付款等流程性工作纳入规范的工作流范畴，提高合同审批的自动化程度和工作效率。做到既可理顺控制权限和流程，又能节省人力时间。
通过BPM机器人,实现Word文件的创建、不同系统数据库交互安排执行计划、到期自动提醒、预警、流程监控、流程管理等功能。
3. 通过BPM路由设置合同的签订和执行, 相关的部门都能参与监控和管理。
对与合同类别、金额上限、合同级别、合同阶段等属性设置不同的路由走向，使合同的签订和执行相关的部门都能参与监控和管理。
满足管理所需的并行、会签、多分支自动判断等业务流程。
4. 合同模板库管理和自动记忆功能大大提高整体的工作效率。
5. 丰富的报表和台账生成系统，简化采购人员的劳动，提升分析问题专业性，权威性。
自动化的合同编辑工具，可以帮助采购合同经理与潜在卖方在确立关系、谈判合同条款时使用标准的电子合同模板、用双方均认可的语言, 编辑、修改、审阅和各级批准的过程全部实现电子化，不仅比传统的纸质流程大大地节省了时间，还有节省因流程延误浪费的金钱。
目前，机器人写新闻再也不是天方夜谭，福布斯、美联社就是已经在使用机器人写作的著名媒体。《洛杉矶时报》也曾用由其记者兼程序员Ken Schwenck开发的Quakebot系统写过关于一场4.4级的地震的报道，整个过程耗时仅3分钟，它由此成为最快报道这一突发事件的媒体。此外，它还有另一套报道犯罪新闻的程序。
尽管新闻圈内小伙伴对机器人抢人类记者饭碗这事儿还在激烈争论中，但从机器识别、人工智能的逻辑思维特性来分析，未来法律合同文本撰写这事却是极靠谱儿的一件事。毕竟，机器人写手拥有海量记忆库存，超凡脱俗的高速计算能力，再加上现在飞速发展的自我学习能力，在人类律师面前，它起草的法律合同可以说在速度和精确性方面无人可匹敌。
电子签名、自动化工作流加上简单透明的流程设计，使签订合同的公司代表可以轻松地点一下鼠标就把双方达成的协议自动转发到下一个部门去执行了。通过手机上的专用授权软件还可以向任何与此合同有关的人发布下一步工作指令；透过授权各方的移动设备和互联网连接接口文档, 进一步节约各方的时间和金钱。
电子合同，存储在一个中央主存储库里面。任何经授权的内部客户都可以凭借他所得到的不同等级的阅读凭证搜索所有主存储库里的合同文件。因此,采购团队可以获得更多的谈判资源，以便为企业争取到更多的利益。
第四，现代化合同管理系统的优点：
1、提前通知合同到期：提醒决策者需要及时作出正确的决定——更新合同、重新谈判、或者是关闭合同。
2、将现有的合同以及供应商按企业内部对采购物料的类别进行分类归档，当下一次再有采购需求时，或者是有新的物料采购申请出现时，采购人员可以直接按照系统菜单提示的优先等级，轻松地找到优选供应商。同时，它对于采购供应商关系管理人员也是一个便利的好工具。当系统中输入了按照年度谈判和供应商发展策略制定的额度比例后，将由它自动提出为战略伙伴级供应商分配的采购份额建议。
3、它可以自动为你审核合同条款和服务水平协议（SLA），事先过滤掉那些需重新进行合同谈判的供应商，或者是那些已经不包括的部分商品或服务。
4、更加方便和直观地让首席采购官（CPO）和其他利益相关者，诸如律师或法律顾问进行合规审计，以确定利益相关者可否，或者是多大程度上可以从现有的合同中获利。
5、合同的起草、存储、分析及合同执行的报告，越来越多地被应用到采购部门的绩效提示和公司对于采购部门的绩效考核。也许会以移动设备（如手机）为主要形式，也许暂时还处于尝试阶段。但在未来，采购合同的决策者们将不再需要为了合同的准备、讨论、修改、审批，甚至是签署而特地赶到谈判现场、或者办公室去了。他们可以一边在机场航站楼等候登机，一边就通过平板电脑或手机轻松地上网，使用公司加密的软件进行合同的审查、编辑，然后再轻轻点一点手指，合同就签署生效了。在他飞往下一个目的地的旅途中，这份刚刚谈完的合同就已经通过自动化的工作流进入到下一个步骤，开始备货了。
6、在合同的履行过程中，合规情况以及合同失效日期也都在系统的掌控之中。计算机系统会自动计算出结果并提前给相关人员发送提示，以便及时采取措施。
7、从合同责任的角度看，任何市场的波动或者地缘政治的发展都可能会打乱当初企业对于合同风险的评估与控制措施。这时，最快和最好的解决方案是，通过与市场分析软件的配合，智能系统可以独立地执行所有这些决策的分析计算部分。大型计算机用它超级的计算能力，可以在数秒内模拟成千上万种不同概率条件下的可能结果及其直接影响，以直接的和可视化的形式提供给相关决策者们，大大提高决策的准确度和及时性。
市场舆情分析案例：
GoogleAlert 数据时代的监测专家
作为人工智能领域的巨头，谷歌在智能信息分析领域同样有所贡献。2014年谷歌就推出了一款基于大数据的预测系统─GoogleAlert。在谷歌服务器输入需要监测的特定关键词之后，这款软件就会全天候自动扫描出现这些关键词的网页，一旦出现，就会自动给用户发送邮件。
更重要的是，GoogleAlert还会将正在发生的事件与背景数据以及这一事件在当地的发生情况进行综合分析，从而预测事件本身会带来什么影响。换言之，GoogleAlert不单可以帮助企业分析系统搜集市场新闻，还可以帮助判断哪则新闻更具价值。一旦发现市场上有某种趋势或者公共政策方面有某种变化，它会实时地报告给企业的决策小组，以便采取应对措施。
另一款与GoogleAlert类似的软件是由美国证券交易委员会推出的EDGAR，虽然这款高峰时期每天可以生成12000份报告的软件，其制作初衷是为投资者服务，但同样可以被记者们用来监测他们感兴趣的上市公司的日常活动。
作者：王硕先生，美国斯坦福大学专业教育中心进修，先后在西门子、维斯塔斯、大唐等多家欧美世界500强及国内知名公司任职近20年
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