用好URS和SOW（1）URS（User Requirement Specification），即用户需求说明书。在固定资产购买时，需要使用部门提供这份对需求的详细描述。有些公司可能没有固定的URS表格，规范的公司则不但有固定格式，甚至版本会上升到SOP的控制文档形式，规范管理URS。有些公司会喜欢将其作为标书的一部分，不论采用竞价还是招标流程都没有妨碍。这份表格中最好能够包含功能要求、技术要求、维修与配件要求、法规要求、验证要求等。功能要求中又可进一步细分为配置要求、设计要求、材质要求、工艺要求、标识要求、EHS要求、文件要求等，根据购买的标的物的特性酌情增减。在各项要求中，可根据对需求满足程度分为Must和Optional，使用部门需要根据项目目标和使用目的，提供一份完整明确的URS。如遇使用部门本身也不太清楚时，采购可及时介入，衔接使用者与供应商，帮助进行技术交流和细节澄清，以确保最终形成满足目标、又切实可行的URS。如果涉及重大项目和设备，这份URS需要授权人员审批。同时地，采购会根据这份确认的URS要求sourcing的各备选供应商进行响应，根据响应情况和满足度进一步筛选供应商，并作为评价和最终选择的必要条件。URS内容最好作为附件附在购买合同后，作为验收、履约和处理纠纷的依据。（2）SOW（Statement of work），即工作说明书。有些公司会将其放进项目文件里，有些公司可能在合同版本中有一部分，称为工作说明书。针对既涉及设计、物料，还涉及服务的采购活动，尤其是改造项目，SOW其实可以被采购作为寻源文件使用。根据项目包括的内容，对于硬件的要求，仍可沿用上述URS中的大类划分列举清楚，涉及设计和服务的，需要详细陈述设计要求，计划时间表、验收确认标准、完工检查、甲乙双方责任等等。各条款执行的必须程度也可相应划分，以便采购基于成本考虑下的方案选择。作为初步的工作说明，使用方仍会存在与上述URS提供时的可能出现的自己也不清楚的类似问题。同样的，基于该矛盾，采购早期介入协助需求澄清就变得顺理成章，也能最大限度发挥价值，对需求的了解更加全面。采购使用专业的寻源策略可有效避免使用人过多依赖某一供应商，或供应商施加过多的影响给使用者。其他诸如SOW的响应、确认或审批、合同覆盖则与URS相同。URS和SOW的使用，最好可以在公司SOP中进行制度化，让它成为购买的必经之路，变为提需求的习惯。这样可以有意识督促使用部门提出明确的购买需求和执行要求，制度上要求采购早期参与，并可作为实实在在的供应商选择和履约的依据。在项目购买的需求确认环节，最大限度弥补因沟通不当带来的采购风险。有了URS和SOW的明确条款，可以进一步帮助界定购买的需求边界，哪些在项目范围内，哪些是项目范围外。哪些是必须，哪些是可选。进而也更容易既实现项目采购目标又可兼顾当初压缩的预算金额。