如何高效管理采购项目和采购节省

在公司中，采购节省是通过开展各种寻源或流程改进项目来取得的。对于采购部门而言，采购节省作为一个重要指标，可以直观地展现采购部门对于公司的价值。对于采购部门的管理者而言，如何对采购项目全局把控，做到心中有数，对于采购节省的捕捉做到准确而有说服力，就成为一个重要的问题。

在跨国公司里，因为采购部门人员数量较多，而且大多分布在不同的区域和地点，为了实现高效集中管理，采购管理者会使用Pipeline工具来管理采购项目。
Pipeline字面意思是管路，我们平时对这个词的理解就是用于在输油站之间传输石油的输油管。而在商业情境中的Pipeline，则是将一个个项目看作输油管中的油，通过Pipeline工具对于油的流量、流速等进行闭环管理；当然也可以把一个个项目看作一条条输油管，其进行到什么程度，也就是油现在流经哪里，还有多久流到下一环节，进行可视化的报告。
Pipeline在商业中最先运用于销售领域，销售管路（Sales Pipeline）用于跟踪各个潜在客户在销售流程中的所处阶段，展现一个时期内销售人员达成多少销售，以及完成其销售任务目标的程度。
Pipeline其实是一个可视化工具，可以让管理者做到对项目一目了然。Sourcing Pipeline工具用来记录、跟踪和管理采购寻源项目和采购节省机会，是一个非常重要的采购管理工具。

Pipeline工具的用处

 对于高级管理层来说，Pipeline提供了关于采购所计划和开展的全部项目的报告，这也是他们赖以判断采购部能否完成今年的节省目标的最重要的参考工具。
高层采购管理者依赖Pipeline来统筹把控所有寻源项目，通过对Pipeline中品类、价值、区域、利益相关方等维度采购数据的分析，知道目前离采购节省目标差距多少，应采取什么样的行动，在哪些品类方面还可以挖掘潜力，采购人员工作量分配是否均匀等，并对行动方案进行决策。

对于执行层的采购经理来说，可以利用Pipeline工具增强计划性。将所有的initiative在系统中做好规划，这样方便识别和跟踪各个项目的进度和节省机会。此外，因为Pipeline中的数据对于使用者都可见，采购经理还可以了解其他区域和品类的采购经理所做的节省项目，并可以进一步互相借鉴和学习。
Pipeline工具中，还可以通过节省报告（savings summary）来存档所有关键节省数据，甚至在其中完成节省审批，作为采购节省的唯一真实报告来源（single source of truth）。

Pipeline中需要包含哪些信息

1）项目编号：系统通常自动给出随机编号，也可以手动根据规则编号2）项目名称：可以设定名称规则，如2021 – China - HR - Payroll Vendor Sourcing3）项目简介：项目背景、目标、方法等4）所属品类和子品类：如Marketing – Events5）支出类别：Capex/Opex/COGS6）负责人：采购经理的姓名7）受益部门和利益相关者姓名8）项目开始日期和完成日期9）项目状态：计划，进行中，暂停，完成，取消等；也可使用进度条显示10）合同起始日期和结束日期11）采购节省实现的开始日期：一般与合同起始日期相同12）项目预算：基于基准和预测13）采购节省金额：该项目能节省的金额；含币种14）采购节省按季度或年度分配金额：如某项目在2020年6月底完成，一年期节省100万元，如果按照平均分配方法，就可能分布在2020Q3，2020Q4，2021Q1和2021Q2各25万元15）采购节省类别：成本降低、成本规避、效率提升、增加收入等16）采购节省报告：可以链接到数据库或文件夹17）采购节省审批：审批人员可以在工具中提供审批意见

如何使用Pipeline来管理采购项目

可以开发专门的Pipeline应用程序，这个工具不是很复杂，投入的开发费用也大大。工具可以挂在内网，采购经理可以访问网址，打开程序，在工具中创建或更新项目，填入或修改信息；也可以导出全部项目到数据表中；系统甚至还可以有提醒功能，在特定里程碑到达时，提醒需要更新项目进度。

                                            另外一个简单的方法是使用线上表格，并不需要开发专门的Pipeline工具。前些年，当线上表格还不普及的时候，我的团队在部门的公共盘（share drive）上维护Excel格式的Pipeline，其局限在于不支持同步编辑，只能一个人更新完另一个人再更新。现在，Google Sheet和微软的在线Excel都是可以利用的现成工具，可以支持多人实时同步编辑，大大提升了工作效率。
如果公司有BI工具，还可以从Pipeline表格中导入数据，将采购项目和采购节省进行更加直观的可视化处理。

使用Pipeline管理采购项目的注意事项

1） 使用Pipeline工具之前，应先对节省类型、节省计算方法等进行定义，甚至拿到相关部门（如财务部）的endorsement。然后，需要对相关采购人员进行培训，以保证在维护Pipeline时做到一致性。

2）团队成员应定期更新项目。系统最好设有提醒功能，比如某个项目设定的完成日期已经过了，但是仍在WIP状态，这时系统可以自动发送邮件给项目负责人提示更新。
3）无论使用应用程序，还是数据表，最好设置格式验证和数据验证功能，比如日期、节省金额、预算金额、最后实现金额的对应等等，避免出现计算错误。
4）如果公司有关于采购节省的审批程序，比如有些公司由财务来根据事先约定的计算原则和方法，进行节省验证，那么Pipeline最好纳入采购节省的审批功能。
5）有些节省是动态的，即在项目完成时尚无法确定最终的花费和节省金额。那么可以在最初定义此项目节省是dynamic或者locked，如果是动态的，则给予审批之后进行修改的机会。
6）采购节省应由利益相关方确认。可以使用邮件确认，也可以在系统发送审批链接。
7）一般来讲，采购项目完成后，所报的saving都是基于降价比例和预测使用量进行预估的。有的公司还有一个节省实现验证（Actualization process）的环节，就是采购项目做完，汇报saving之后，在每个季度还要从订单系统收集实际的花费数据，验证是否按照原来预期的花费金额得到了节省实现。这个收集过程比较费时费力，建议不要对所有项目进行。可以设立一个门槛，超过门槛的节省项目才需要实际节省实现验证。
很多公司对于采购寻源项目的管理还处在摸索状态，或者使用年初做计划年终作报告的静态管理，或者只是随机管理而无法做到系统有序。学会使用Pipeline工具，对采购项目和采购节省实现动态的全局管理，无疑会大幅提升采购部门的管理效率。 文章来源：采购中国

 作者简介：Foy Song，经历过国企、民企及外企各种体制的资深采购人，曾负责诺基亚、微软亚太区市场营销服务采购，现任英国培生集团亚太区采购总监，主管全品类采购。

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