管理者要想企业采购活动顺利完成，达到采购效益最大化，就必须从最基本的采购5R原则去深入把控，加强执行力度。 采购5R原则有以下5个基本要素：适时（Right time）、适质(Right quality)、适量(Right quantity)、适价(Right price)、适地(Right place)。企业必须找到这5个基本要素的平衡点，打破传统顾此失彼的错误采购观念，让采购5R原则全面贯彻到企业的整个采购业务链当中：
采购进度的时间把控，不仅决定了企业生产等工作能否顺利开展，同时也决定了企业的资金链能否及时周转。 这除了要做到按时制定采购计划，及时订货，避免交期延误；同时还要跟进供应商按时交货，避免延迟到货造成生产停产缺料等情况出现。 一家文具企业，其采购员虽然及时下达了订货合同给笔芯材料供应商，而且因为多年合作关系，其交货也很少出现差错，因此采购员自以为万无一失。但因供应商新入职的业务疏忽，对于该文具企业的订货合同没有仔细核对，导致其中一款笔芯材料漏下达生产任务。等到采购员发现生产缺料时，早已为时过晚，无法按时交付国外订单，造成企业损失赔偿违约。
可见采购业务必须要有时间观念，一旦疏忽大意，造成的不仅仅是企业的资金损失，还有信誉上的重创。
稳定品质的供应和管控
在现今，不重视品质把控的企业，是无法在竞争激烈的市场环境中立足下去。因此，企业采购一定要积极推动供应商保证自身产品供货品质，改善来料不良情况。今年因为全球受疫情影响，许多进口原材料都十分紧缺，一家小家电企业的采购因为找不到进口材料的货源，生产极度缺料，就开始病急乱投医，随意订购网上没有经过原厂家认证过的代理商材料。不止价格昂贵，质量上根本无法保证。本着能买到就不错的心态订购了一批，不曾想，到了生产过程中才发现是假货，根本无法正常生产。且因其找的不是原厂家正规代理，是一家没有任何资质的贸易行，因此在采购要求退货退款时，贸易行迟迟不同意处理，造成企业损失了十几万材料款。因此，采购来料的品质把控，不仅影响着企业后续的生产进度，同时也影响着企业的资金、管理等费用的支出。
订货数量与库存的平衡调整
企业采购物料是选用一次性采购还是批量采购，取决于物料对企业生产等日常消耗的库存进度。积压过多库存，会加大企业资金周转的压力；而库存过低甚至零库存，则容易造成生产衔接上的困难。因此，企业采购物资时，需找寻一个订货和到货库存的平衡点，这样才能合理支撑企业其他流程的运作。有这么一家糖果企业，其采购选用的蜂蜜因为是食品，对其存储的库存数量不能过多，也不能多低。但因其供应商出台了多买多折扣的优惠促销，让采购忍不住多下了一个季度的订货量。本以为多订的数量不多，按企业往年正常生产是完全可以消耗。殊不知因为企业调整糖果系列，原旧款糖果需求下降，直接导致原材料使用消耗时间拉长，影响产品的质量和口感，只能低价处理此批存货。可见，采购在把控材料数量和库存平衡时，不能过于想当然去订货，而是要对资金成本、生产消耗进度等情况进行仔细分析、计算，这样才不会造成浪费，积压大量库存。
采取多方渠道，找寻最合理价格。
在企业采购业务中，我们找寻的最合理价格，是建立在数量合理、质量合格、及时交付等基本采购原则上，而不是只考虑价格便宜，就可以节约采购成本，这往往造成企业更大的成本支出。举个例子，一家重工业加工企业，其采购在选用叉车运输设备时，最先考虑的不是叉车长时间使用能否负荷高吨位的使用频率，而是优先选用了价格更为优惠的那一款叉车设备，急急忙忙下单订货。却不想刚过保修期不久，该叉车就因承载过于重，频率使用次数过多等情况，导致叉车无法正常使用，频繁维修。直接影响叉车维修费用成本大幅度增加，远远超过了此前购买价格较贵的、性能更稳定的那款叉车。可见，合格的采购不会只把重心放在采购价格的一时优惠上，而是会从多方渠道考虑价格的优惠让利，这样才能令企业真正获得采购成本的节约效益。
尽可能地利用地域优势来降低采购成本。
俗话说得好，远亲不如近邻。企业在选择供应商时，尽可能地考虑地域相近的便利，尽量不要舍近求远，避免增加不必要的采购物流成本。举个例子，一家电脑生产企业，其采购在选择包装材料供应商时，忽略了包装材料质地轻便、占用体积过大等问题，在货比三家时，盲目地因为价格优惠选择了离企业距离最远的供应商，后续供货才发现，价格优惠只是在原材料价格上让利，其运输的物流成本早已远远超过了让利幅度，实在是得不偿失。 可见，采购地域优势也是必须考虑的综合因素之一，近距离的供应商不仅提升了采购洽谈业务的便利性和处理突发事情的应急速度，同时也有效地节约了企业采购物流成本。总之，只有综合考虑采购5R原则，深入把控和执行，才能让企业开启最佳采购模式，让企业的采购管理节约理念更上一个新台阶。
采购KPI考核在中小企业实现的难点与困境