采购项目运营中的七大法宝
随着全球范围内的产业升级加速，产业链的分工也日益明晰，传统的“麻雀虽小，五脏俱全”的生产模式逐渐淡出了人们的视线，取而代之的是产业链单一化、专业化的新型生产模式的普及，这在设备制造业领域尤为明显。以能源设备制造业为例，大规模的零部件外部采购和精细化的内部组装成为企业的两大主要行为。而大量的调查数据表明，外购材料在企业中所占成本至少在50%，采购部门由于在成本控制和利润保障方面的巨大作用而日益受到重视，但这也对采购人员的能力提出了严格的要求。以新能源中的风电设备制造业产品采购为例，对于目前绝大多数风电设备制造企业来说，由于整机制造企业一般采取项目接单方式来运营，同时，需求产品体积庞大(5--50T)，这决定了其具有需求量少、交付周期长、运输困难的特点。它类似于项目采购，但又有所区别。
本文基于以上特点，介绍七种能源设备制造领域的常用采购战术：
“没有调查就没有发言权”。一方面，市场调研是企业预测和经营决策过程中必不可少的组成部分，对于采购成功的重要性不言而喻；另一方面，好的市场调研有助于突出采购部门的贡献和重要性。那么，如何才能达到严谨和满意的调研结果？
由于风电零部件产品的单值高昂，交付周期较长，模具投入较大，一旦决定了供应商，就意味着短期内的不可替代性。通常状况下，将其分为三个由浅入深的过程来执行，即调研前准备、调研过程、调研总结。
调研前准备即是对己方的采购产品的特性和战略进行详细地了解，特殊的产品可能还需随时关注原材料的市场价格变化，有助于在调研时关注重点要求，如：价格底线、质量、技术要求，以及甄别筛选信息。这有限地避免了涸泽而渔式的信息收集，导致陷入信息的海洋；另一方面，也避免了在和潜在供应源交流时无法回答对方提问而致的尴尬境地，从而使对方对采购人员的专业性和公司的供应商开发策略产生疑虑。
调研过程即是要做到多听、多问、多看、少说，多听意味着尽可能多的从对方的介绍中得到全面的信息，如：公司架构、技术特点、人员构成、质量保障、生产计划（交期）等。多问是要得到必须的信息，如与产品关键要求相关的信息及影响成本的关联信息。所谓多看，就是要通过实地考察来确定企业的面貌是否和其所述相符，包括设备能力、生产运作、员工士气、现场管理等。而由于调研只是整个开发计划中的第一步，所以只需要向对方展示足够的诚意和公司及项目的介绍即可，避免无形中向供应商传达了过于积极的信息而导致后期关系无法维护的情况发生。
至于调研总结，并非一定要以书面形式确定下来，但作为采购专业人员，要具备较高的甄别和判断能力，初步确定入围的供应群体。
目前的经济形势下，能源设备类企业的采购人员大都会负责多种物料的采购工作，这些工作大多数情况下繁杂枯燥。基于ABC物料的工作分配可以在兼顾供应链安全的情况下提高工作效率，前面提到的市场调研也是基于这一理论来进行的。如果企业并没有制定Commodity的分类方法，可由自己做出这样的划分，来确定任务的优先级，避免陷入纷争和精力虚耗。例如WILO（一家水泵企业），它曾经采用传统的工作方式给5位工程师分配了100多家供应商的管理工作，导致效率低下，悬而未决的质量问题频发，员工精力虚耗，从而引发大规模的离职。
以ABC模式建立工作优先级方式之后，在要求供应商报价时最好能够提供报价模板（cost break down）给供应商，以利于将多家报价同时比较，发现其优缺点，可以极大提高工作效率。与此同时，多提疑问，要求其澄清，有时甚至是故意找茬重复询问来确定其是否可以满足己方的各项要求。因为目前很多企业会出现无论如何先接单，然后在生产时发现各种无法满足要求的事故，接着要求涨价或弃单的现象。这就要求作为专业采购人员的我们，需要加倍地确认信息的可靠性，然后再将报价汇报给主管领导，避免遗漏关键项。在做价格分析时，要建立TCO的思考模式，而不该只考虑价格，这可以避免非价格因素的干扰，或物流成本高企。例如XXX跨国公司，在其拿到国内企业非常有竞争力的报价后，未考虑到这类大型产品出口运输并不是很方便，需要特别订制舱位或提前确定BB船期来下单的特殊性，结果导致货物最终的成本远高于在所在国采购的价格。另需注意，要区别样品和批量产品的报价。对于风电产品加工，这里存在一个学习曲线的问题，通常状况下，样品的加工时间是量产时间的两倍，相应地，量产加工成本会降低一半。若不澄清，易导致供应商半途加价或采购方成本过高。
采购人员日常工作中会不可避免地遇到不同的采购困境，如卖方市场、成本上升引起的加价，突发采购需求、需求量低导致的买方弱势地位等等。在这些困境中，采购人员不得不参与长时间地甚至多次地谈判，以达到其7R的供应目的。而相应地，供应商也在寻求获得谈判的成功，确保利益的最大化。在这个过程中，买卖双方都有可能采取非常规的方式来保证生意的成功，这也是国内商业文化所决定的。而无论采取哪一种方式，作为采购方都要随时确保己方的利益和立场，坚守原则，不能以牺牲公司的利益来换取商务的成功。谈判的方式方法千差万别，但原则只有一个，这也是制定谈判计划并实施的基础。
坚持原则并不意味着采购方不能做出任何妥协，坚守原则是必须的，但也别忘了采购谈判还有很重要的一点目标——双赢。适度妥协可以通过以下三个步骤来达到：
一、如果确定这是一个有潜力的供应商，应当在谈判之前多与供应商交流感情。当你在掌握了足够信息，确定有些条款不是一次就可以达成一致的，那么你就要经常与他交流，可以是走访，也可以是通电话，要深入了解对方的心理，彻底消除他对你或你所在企业的顾虑，建立起良好的关系。
二、虽然供应商形形色色，但任何供应商都是以获得利润为前提的，那么买方首先要声明不会刻意减少对方的合理利润（行业平均水平），以此来拉近与供应商的情感距离，最起码会消除对方的疑虑。
三、开诚布公地分析其成本构成，展示专家能力，一方面赢得对方敬意，另一方面解释其降低成本的空间。如果能相应地适度展示一些可操作性的生产或工艺方法，那么供应商更愿意接受买方的方案，以学习曲线的方式逐步降低成本。
由此可见，适度妥协是通过曲线的方式来获得低成本输出的一个良好选择，当然这也很大程度上取决于采购人其他领域的知识储备。
很多时候，缺乏经验的采购人员会受到传统观念的影响，认为采购处于绝对的强势地位，而忽视与供应商建立良好的关系。而察言观色恰恰是以这一关系为前提的，拥有这种良好供应商关系的采购人可以在餐间、会议、闲聊中敏锐地捕捉到信息，这些信息从可能的供应源，市场价格波动，企业内部矛盾甚至私人情感无所不包，所谓说者无意，听者有心，对别人无用的信息，可能对你是珍宝，在采购过程中为我所用。很多时候，我们与别人的差距仅仅在于信息的不对称，而导致结果输出的巨大差异。
换位思考，摒弃以自我为出发点的思维模式，能够为你带来意想不到的惊喜。在谈判中，我们知道自己想要什么，但也要考虑对方想要什么，然后适当地表达出来，让人有为对方考虑的感觉，拉近情感上的距离，获得谈判优势。但也要切记表达方式，虽然长时间的谈判可能会让你变得急躁焦虑，但以下方式是百害而无一利的，如消极/敌意的攻击行为以及愤怒的情绪。
察言观色和换位思考不一定能够确保你获得最终的成功，但却会增加你获得成功的几率。
在风电设备产品采购中，由于采购量偏少，交期较长，大多数的情况下，采购方都处于不利地位，在开发供应商的过程中，我们不得不通过种种方式来创造采购的竞争优势，来争取合适的供应商资源。
首先，通过对整个行业的展望，以及我们在其中扮演的重要角色来引起供应商的注意。通常状况下，能存在于当今市场上的外资企业或多或少都有一定的专利技术或服务来支撑其市场竞争力。而大多数国内的供应商却不一定能看得如此长远。所以，源于大量的严谨的市场调研和分析的公司介绍，及恰当的描述可以达到吸引供应商注意并引起其初步兴趣的目的。
其次，援引其他的同领域的供应商成功或失败的故事或例子来引起对方的共鸣，重点突出这些成功因素与本公司特点的关联性，这样逐步化解困境，清除开发中的第一个障碍。
最后，在参观现场后，以专家视角来审视其现有的不足，包括报价、生产、质量，要言之有物，这也是最难的，需要大量的经验和知识积累。参观要关注对方的生产、质量保证、物流、生产工艺等，把握降低成本的每一个机会。
无论何时何地，尝试建立己方的优势，但同时不会让对方反感，拿到更多的让步，必要时签定书面协议。
能源类设备制造行业的运行模式，基本是按照已签项目和少量的需求预测来制定采购战略和实施采购的。而这也增加了采购项目的难度，迫使采购人员不得不积极主动地建立与供应商的关系，千方百计地建立和拓宽渠道，提升应变能力。另外，还需积极主动地掌握市场行情，原材料变化和供应商的变动，确保采购成本的降低。第三个层面，由于现有的公司大都采取直线式组织架构，设计人员往往很难接触到市场常用材料特性、市场动态及现阶段生产工艺水平。而供应商则无法了解买方设计需求，无法提出有针对性的建议，这就要求采购人员积极主动发挥桥梁作用，有效沟通，实现上下游企业技术的完美对接，从而实现采购成本的降低，并且少走弯路，提高采购部门的业绩。
现实中另一个存在的问题也迫使我们提高主观能动性，那就是目前普遍存在的供应商延期交货的问题。造成问题的原因多种多样，可能是负债，应收账款率低或是经营不善等原因，而绝大多数的国内企业基于种种顾虑并不会及时主动通知客户，尤其是我们这些占比较小的客户，从而导致采购方陷入被动局面。这就要求采购人员一方面要关注企业信用风险，另一方面要经常拜访供应商，以期获得第一手的资料，并做好应对措施，随时跟进，否则随时可能出问题。
买卖双方就像天平的两端，没有相同的砝码永远无法达到平衡。这就意味着作为买方要把供应商摆在相同的水平位置并开展合作。在发现其缺点时，更要看到其优点，并不吝赞美，这样永远留有余地，良好的人脉关系将为你带来意想不到的收获。谦虚的态度，往往是良好合作的开端和长久关系的基石。
所谓“外行看热闹，内行看门道”，采购工作看似简单，实则千头万绪，既需要专业的知识技能，也需要丰富的跨领域知识储备和良好的社交能力，来完成繁重的采购任务。
转自中物联采购委，作者·石少甫，毕业后任Repower systemAG供应商质量工程师，现任阿尔斯通(中国)投资有限公司供应链经理