如果你将要成为一名法律实习生,推荐阅读本文!
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前言
一
进入职场时你的心态
(一)此刻,你不再是一名实习生
1. 对外称呼要保持专业性
“我作为实习生,在实习的时候犯过的最大错误就是,把自己当成‘实习生’。比如在某红圈所非诉团队实习期间,和合伙人一起去项目地出差,之后合伙人因为事务离开,把我留在项目现场。那时,我没有摆脱实习生心态,在项目遇到小问题的时候,立刻表明自己‘实习生’的身份,然后联系合伙人。虽然没有出大问题,但是公司对合伙人、其他资深律师没有在现场,只留一个实习生略微表示不满。后来合伙人私下找我聊天,认为我没有摆脱学生心态,其实完全可以把自己当成实习律师甚至执业律师,这样让公司更加信任,也能承担更多任务,得到更好的锻炼。”
(二)摆正心态,你只是一个实习生
1. 保持谦虚,保持学习的态度
二
实习工作中的具体细节
(一)如何选择一份实习
当你第一天入职时,如果要用单位的电脑,那就必须搞清楚remote access的方法,或者申请律所笔记本电脑。如果可以,向后勤和IT索取一切可能需要的东西,比如额外显示屏、好用的椅子、各种文具等。磨刀不误砍柴工,做好充分的准备工作是后续正式工作有序开展的保证。
2. 数据库问题
3. 邮件问题
4. 着装问题
6. 做好思维转变
“干活肯定是第一位的,与此同时,在和同事合作沟通的过程中,心态可以更tough一点,不要过分在意别人的态度,有很多情况并不是我们自身的原因造成的,比如之前有一次,senior今天问我一个检索的细节,态度非常不好,但其实并不是因为我检索做得不好,而是因为她自己workload过重,一时的烦躁。在类似的情况下,如果内心不够tough,很可能陷入自我怀疑和难过的过程中,但是实际上是无谓的。”
记住前面说过的,你现在不是学生了。
你要和上级保持沟通畅通,你手上有什么工作、进展如何,这样方便上级了解进行调度;如有多位上级,则均需告知,避免他们互相不了解你的工作状况——一旦如此,你有的时候会很闲,有的时候全都在给你布置任务。
“我刚开始实习的时候没有很多活儿,然后我跟的是单独的合伙人,做完了手头的活儿之后我没有及时反馈,就坐在工位上滑水,因为感觉是个不着急的活儿,我就根本没有说,完全没想到应该及时上交并且改正,一直等到ddl。老板拿到直接说,因为现在你只面对我,我自己觉得可以就行,如果在大团队的话还有后续配合,干完活要尽快反馈。”
“要主动承担起协调工作的任务。实习的初期,我往往认为给实习生布置工作之前,律师们都会商量一下,因为我每天早晨都会发工作邮件,说明自己目前的任务,但是后来发现,律师们都不看,这就给我的工作带来了很多不确定性,因为有时候手头会有急活,然后另一个律师就又会布置急活,这种情况下就只能委婉的拒绝后来布置任务的那个律师了。对于这种拒绝或者是协调工作,有一套话术,就是先说明目前手头有哪位律师的活,进度如何,预计完成需要多长时间,然后有没有特别紧急的活,然后问布置任务的律师什么时候要,他的活急不急、大概就是这样了,反正活是做不完的。”
“主任曾经对我说过要做到任何事情在十分钟内及时给出回应,哪怕你有别的事,给出回应后对方也好安排别人去做,千万不可以拖着找不到你的感觉,律师应当就是要有“事事有回应、件件有着落”的感觉,信赖感对律师很重要。”
“让带教知道你做的每一件事情,每一封邮件都要抄送带教,如果是同事通过私下找你的方式麻烦你做的工作,也要在闲谈或者其他时候让带教知道有这么个事情。”
“在领导、同事把事情交给你时要及时回复工作进度、事情结果。做到凡事有交代,件件有着落,事事有回音。一次,领导交代我下班前将一份材料送到顾问单位。材料送达后,我准备明早上班告诉领导。从顾问单位回家的路上,领导罕见的没有给我发微信,而是打来电话,急切地问,“材料送到了么?材料有问题么?他们那边怎么说的?还要咱这边改什么么?……”当别人把事情交给了你就已经焦急地等待着你的回复。及时回复,切记切记。”
一个小的经验是,回复的标点也是有学问的。标点符号是有表情的,是能够改变文字的气质的。
“领导交代我,“这个合同审一下,明儿给我”。我回复“好的”;严谨的回复应该是“好的。”;受过训练的秘书回复“好的!”。从不加标点到句号,再到感叹号,情绪和态度跃然纸上。所以,在回复中用好标点符号!”
“检索软件使用的是everything,可以快速的检索出文件名。文件名命名规则:客户简称_法律业务类型/法律文件类型/文字版本类型_修改版本。文件命名规则可以根据具体情况添加日期、交办人;使用中文、英文、数字等。在命名过程中可以根据需要中英文转换,方便偶尔懒得修改文件名。”
“律师分多次发的文件要做好归类、标记,一定不能随意放在下载中或者根据时间来堆放,不然容易找不到文件;如果找不到文件记得善于使用全局查找,mac电脑的command+space能够搜索很多(前提是文件名称能够做好备注)。”
“涉及工商信息的查询务必以企信网为准(除非有工商内档等其他资料,这个主要是相对于其他天眼查、企查查一类的第三方平台而言)。有一次在查询股权结构的时候,当时没注意,我看的是天眼查,过了一天我突然反应过来,赶紧核对一下是否有错误,虽然最后是没有什么问题,但是绝对吓得不轻。”
“非诉的因为经常要下载东西核查,你看到的可能和你下载下来的不一样,一定要记得检查下的对不对,再继续下载。我就因为吃了一次亏,在文件量很大的情况下,已经做了一半了,又返工,很拖进度了。”
“在使用excel校对公司商标、注册证等繁杂信息时,若未经同意或不熟练的情况下切勿随意改动,否则极容易返工(解决方式:可以用另存为再修改的方式进行修改)。”
“若第一次进行word文档修改,需要与律师反复确认修改内容,任何可能的修订都需要标注,切勿自作主张对内容、格式进行调整,往往细小的改动会在后续统筹过程中产生很大影响,而律师会默认没有发生过这些改动,还会造成返工。”
诸如此类,不胜枚举。万语千言总归一句:保持细心。
交出去的文件三遍检查以及他人交替检查(double check)。拒绝文字错误。这一步很重要,即使时间再紧急,但一定要确保从自己手中交出去的文件不会出现明显的低级错误。
“主任给我们的一个要求就是交给他的文件我们团队内部首先要进行交叉检查,这样的目的是让对方在不了解案件的情况下以一个旁观者的角度来看看你是不是把这件事简洁明了的论述清楚了,逻辑上是否存在问题,是否能知道你在说什么。随着帮别人审阅文件以及工作习惯的逐渐建立,也越来越认识到这个流程的重要作用,不管是对工作的负责还是个人能力的提升,这个流程真的发挥着至关重要的作用。”
“商标查询、数据填写等从网络上复制后粘贴进文档的工作或是企业提交的材料包含相关数据的需要在完成一遍之后校对,切勿一遍完成提交。”
为了减少文字错误,通过学习实践探索出以下几个方法仅供参考:
“利用word的查找功能检索特定词。例如为了避免在报价方案中出现‘贵公司’、‘贵单位’混用的情况下查找‘贵’,看是否有混用的情况;利用word自带的红色、蓝色标注,查看是否有问题;可以将电子文档打印出来,以不同格式阅读,可发现问题;请同事帮忙检查文档,有的问题自己怎么也看不到,而换个人就能一眼发现。”
对外的文件处理尤其是如此。在项目现场出差时,在企业面前保持良好专业的形象,三方沟通群里发出的文件或应沟通索要的资料要提前和带教律师确认版本后发出。
“对外做事情或发出去的文件一定要内部确认后才可去做。这个是我同团队的一个姑娘的反面教材,团队律师让她去办一下诉讼保全的保险,因为她在前律所经常去做这件事并且之前的带教律师也没有指出任何的不妥,所以这次她在没询问带教律师需要去哪家保险机构办理的情况下直接去之前的那个保险公司办理了,结果就是带教律师非常的生气,甚至觉得做事情不先汇报直接去做,这是原则性的问题,狠狠的骂了她一顿。所以以后遇到任何问题,哪怕在你认知里这属于常识性的问题也不能想当然的就去做,一定要及时的汇报并取得同意后再去进行。”
永远不要想当然。如果团队律师说资料你看哪一部分,我看哪一部分,如果时间够,不要只看给自己分好的部分,建议都看。你可以不做他的那一部分,但他那一部分的材料一定要看,以防他忘记了会问你。不要想当然的说,这不是我的part,要记住你们是一个group,对外是一个整体,一个人出现了问题就是整体都没做好。
这个“不会就问”不是说说而已,因为律师的时间价值很高,对工作效率的要求也很高,所以当你的上级给你派发任务你不会或者没听懂、没听清的时候一定要及时的去问,不要不好意思觉得我要私下去学什么的,私下学习增长知识当然可以,但是在任务有时间限制的时候,再去自己摸索是一件效率非常低下的行为,甚至会拖慢整个团队的进程,正确的做法是对于一些小问题直接提问,有时候老板、同事几分钟的回答可能比几个小时学习的收获还要多,对于一些没听清或者不确定的问题,可以采用“您的意思是我要……这样做对吗?”这样反问的方式来和律师确认工作,以免研究错了方向做了很多的无用功。同时对于避免做无用功这件事,老板对我们的要求是,他布置给我们的任务、提交给我们的问题我们至少读三遍之后再去执行,有时候确实会因为急急忙忙、思维惯性只理解了其中一部分就直接去做了,以至于重心发生偏离。
“我之前在一家芯片公司做法务,审合同的时候遇到完全看不懂的其他专业知识,就要善用企业微信,去找合同的发起人让他们解释,拉一个企业微信群,把自己的带教以及要问的人拉一个小群,态度很好很好很好地去麻烦对方解释,不能觉得看不懂的应该没问题,要对合同的每一个条款负责。”
丢失文件是要命的,文件备份是必须的。例如,可以使用电脑备份+云端备份。云端备份可以选择坚果云、OneDrive等。还可以用硬盘、U盘每月更新一次。多管齐下,确保能找到文件。比如,做好文档的分类。最好不要删除任何文件,保留文件修改的每一个版本,很有可能过了一段时间突然需要那个文件又问你要了,如果你已经删掉就很麻烦了。
一个团队中每个律师可能处理问题会有各自不同的短板,遇到此类问题时内部可以互相指正、互相提高,但在外部的时候一定要互相夸赞,夸赞你的同事会增强客户对你们整个团队的信任感,同时夸赞他人的同时也是夸赞自己,毕竟一个足够优秀的团队,那么在这个团队中的你必然也是优秀的。
“去年犯了个错,第二天要开庭了,头一天检查证据清单发现有一份证据对方发过来的扫描件缺页了,但是因为连在一起没有页码没发现,被我检查发现了(之前检查的实习生没检查出来),我就直接指出来了,问要不要立马重新复印(当时客户的法务在),回来就被合伙人说了,就算发现了,也只能私下说,当着客户的面我们一定是一个从来不出错很团结什么事都准备好的团队。”
“当时跟合伙人出去犯了个错,因为心急证据有问题赶紧修改,直接当着客户指出来了,实际这是不对的,在团队之外,一定要维持好专业的形象,可以私下提醒。”
“坐副驾导航,看清楚上级让你走的路再开启导航,不一定是导航推荐的路。比如北京,上级原意是走高速接高速,但是地图推荐走五环,我调整到上级要的路线上就直接开启导航,然后就错了。”
非负责律师给你派活尽量留痕,用工作邮件抄送;和同事合作完成的部分要在邮件中注明并抄送。
“实习时注意自己的口碑,学会与人为善,不要甩锅。但多人合作,难免总会有甩锅的情况,留好每一份文件每一个版本的底稿,不轻易删除任何文件。如果不幸因为其他人的原因真的被律师误会了,放平心态,收好玻璃心,都是给别人打工的,气坏自己没必要,只要完成工作就行。心里再气表面还是要微笑,不要因为个人影响团队,律师不会心疼你只会觉得你工作的时候情绪很大不踏实。”
“法律圈子其实不大,在同一领域、同一城市、同一level律所的合伙人大概率都有所交集。不要因为自己不懂事时的胡作非为造成自己未来求职时的社会性死亡。同时,不向其他实习生甩锅或频繁抱怨团队也是每一个实习生应当具备的道德要求。不苛求与每一个团队的律师、实习生成为挚友,但最起码别轻易与人结怨。”
不要承诺或回答自己可能做不到或者不确定是否应该说的问题。
这项是保留技能,建议慎重。如果你目前的工作量已经到达自己的承受限度,面对新的任务要学会拒绝,及时和老板沟通,诚恳地谈一下自己手头上的任务、进度和时间安排,最好有替代方案,措辞委婉一点nice and firm,态度上不得已一点,结果一般都是好的(就算拒绝不了,也要事前讨价还价)。一定要建立在谨慎衡量工作量的基础上,慎用。
三
做好事前,先做好人
英语有一个短语叫last but not least。同样,这一部分虽然放在最后,但重要性排序却是很高的。
(一)学会拒绝
就像你在找实习时不希望被对方吊着一样,如果你找到了更心仪的工作,也请尽快通知其他单位,方便人家再做安排。只要拒绝offer表现的很礼貌,人家反而会觉得有好感。毕竟是双向选择。
Dear XXX(HR’s name),
Thank you for your help throughout the previous months.
I have received a training contract offer from another firm and decided to sign with it, and according to the guidance of the Law Society, I need to notify other firms to which I have made applications for training contract. Therefore, I would like to withdraw my training contract application as well as the summer internship in order to reserve the opportunity for other applicants.
However, your kind supports and help in these months are still highly appreciated. Wish you all the best!
Kind regards, XXX(your name)
请注意,不要同时申请一个律所/公司且在一个地址下的两个不同团队/岗位,除非招聘信息中允许同时表明不同优先序意向。否则,你会给律所内部制造不好的感觉,而这个不好的感觉轻则让大家很为难,重则会让你失去两边的机会,哪怕你符合两边的要求。
如果到了正式工作一步,跳槽、升职、加薪都是职场生活一部分,不谈升职加薪的工作都是职场PUA,建议跳槽。一般企业内部晋升除了固定每年一次考核,主要就是内部竞聘。一般六个月以上的正式员工就有晋升和参加竞聘的机会了,不要因为自己是新人或者觉得经验不足就不参加,也不害怕和同事形成竞争关系,大胆的上!拿出上面的工作总结,推销自己,成了升职加薪快乐,不成在老板面前刷脸,留个好印象,没有损失。
如果你是在争取留用,当留用名额小于实习生人数时,在做个优秀实习生之前,请先做好人。任何内部竞争不仅要遵守规则,更要遵守道德底线。任何以伤害他人的行为去为自己获得利益是非常不齿的一件事情,同事背调这个环节的负面评价,尤其是涉及到人品,会对你有很大影响。
法学圈子太小了,绕过一圈会发现大家都认识,不要在起步的时候就做一些不合适的行为,请爱惜自己的羽毛。
“我们项目上有个女生拼命巴结律助,然后律助就给她很多核心工作,她就开始以律助自居使唤别的实习生,把dirty work给同事,导致好几个实习生直接被她气走,整个项目大家都不喜欢她。”
“其实不只是人品问题,有的人觉得实习经历当跳板,不是很认真或者有不太好的行为。”
“总的来说,希望大家能理解,先做人再做事。有时候,态度和人品比能力都更重要,也是你以后的口碑。”
同辈社交是你最有效的社交。大家处于相同状况,抱团取暖寻找归属感,收获一份友谊,岂不更好?
不要在背后八卦同事。别人的私生活哪怕和自己的三观多不符,都不要judge,更不要传播。这一点也适用于对长辈。虽然你在背后说的坏话都是事实,但你永远不知道哪天故事的主人公会不会就听到了。同样,也不要在社交媒体上带律所全名或知名简称吐槽律所,有时候律师的尽调能力会用在你意想不到的地方。
“少说话的教训来源于办公室的其他长舌姐姐。你的表达随时有可能被人曲解并添油加醋的传播,特别是办公室里的人,所以能不在办公室里说,就不要在办公室里说,谨言慎行、保命之道。面对对你的活动特别感兴趣的八卦姐,装傻沉默就好。”
“我一直做事的原则就是,当面说不足,背后使劲夸人,毕竟彩虹屁谁都喜欢,还不是直接听到,是从别人转述听到,当然一定要,夸他有的,夸他没得就很尴尬了。多笑多夸谦虚点,真做错了别人也会觉得你态度还可以。”
“在某所实习的时候,团队里有奇怪的人际关系,我当时秉承的观念就是,只面对合伙人,和其他人保持距离友好相处,做好我手上的事,对其他事请就是,微笑不参与。在这段期间,不管我听到什么看到什么,从来没说过,我整个期间就是只忙手上的事。果然我走了没多久就听说团队里有矛盾翻车了。”
“我之前在某公司实习,每天和法总聊天ing,就听他们讲律师的故事。永远不要评价客户,你说过的都会被听到的,圈子很小,就算是小规模隐秘的吐槽。”
“如果B告诉你A在其他人面前说你坏话,A是不是好人不一定,B非蠢既坏。挑拨离间的行为在合伙人、律师面前显得幼稚且不利于团队合作,千万不要卷入这种纷争中。宁可多做一点工作宁可憋屈一点少说一句话,如果氛围真的很差想办法结束实习就行,别想着和其他实习生勾心斗角也别卷入其他人的勾心斗角中。”
努力把手上的每一个活做到自己的极致。不需要刻意表现什么,你做出来的成果就是你的另一张脸,很容易能看出能力、态度。因此对于初出茅庐的我们来说,说很多漂亮话,其实都不如踏踏实实把事请做好,靠谱是最重要的。
但对于打算留用的你请记住,不要妄自菲薄、自我感动,有的时候能否留用也有运气成分,不是你不够努力。
“我反思至今且受益最深的就是当时一段在律所的‘留用实习’。虽然是在争议解决的团队,但同时会跟进几个案件的进程,其繁忙程度也并不亚于非诉工作,也正是这种‘充实感’让自己觉得自己有被团队‘需要’和‘认可’的感觉,同时因日常也与团队其他人员配合较好,更是感觉自己与团队的粘合度很高。但最终事与愿违。也亲身悟到,能否被留用的首要因素是团队创收高低几乎决定是否有留用名额,因为目前仍以‘案源为王’的律师市场,律师费构成大致包括介绍费(比例甚至能达至5:5)、交由律所的费用、税费、扣除各种费用后的最终净收入这几项;其次,并非说律所不需要实习生的个人价值,因为能够被留用转正的一定是‘实力+运气’的组合,就是各占比多少的问题。在这种情况下,与其过多关注结果,建议更应看重自身在这段经历中得到了什么、自身不可替代性提升如何、自身创造了多少的价值等以“自我成长”为导向的因素。”
4. 人情的礼尚往来
“如果你请不起一个部门几十个的人喝奶茶,那么部门里不那么熟的人请同事喝奶茶礼貌性问你的时候还是礼貌性拒绝,‘啊我今天中午喝太多饮料了真的喝不下’之类的,不然这个人情怎么还都很尴尬。”
被老板喜欢一定是有原因的,要么能力强,要么情商高,或者两者兼有。能力强,可以多向他/她讨教工作方法,如果对方愿意的话,多看多学习他/她写的各种文书,序号的选择编排,文书句式的表达,常引用的数据来源等,都向对方学习;情商高,可以观察对方如何恰到好处的夸奖老板,如何和客户相处。
“我之前在某律所实习碰到一个姐姐,能记住团队里每个人喜欢吃的和不喜欢吃的东西,喝咖啡的品味,老板和同事小孩的生日等等,而且也会很照顾实习生的感受,很尊重实习生,感觉相处起来非常舒服。”
时常把感恩挂在嘴边,写在邮件里。如果老板夸你某项工作做得好,不要忘了顺便在老板面前感恩团队其他成员的付出,比如说感谢senior的指导,感谢其他实习生在百忙之中提供的帮助等等。
直属上级才是你的领导,除非你的领导允许或知道,才能直接和大领导对线;为大领导或者其他领导干活也要记得和自己直接上级汇报,邮件记得抄送;不要为了在大领导面前露脸,忽略直接上级。在公司中这一点特别重要,尤其是企业架构比较复杂或者跨部门合作的时候,记得有问题找直属上级。
4. 如果你的上级真的很难相处
“伸手不打笑脸人,平时碰面千万别害怕,多主动say HI,不要硬刚合伙人,尽量迎合,如果说的很难听的话就当对方放屁,臭一阵就好不要往心里去,如果合伙人持续不断的在骂别的同事,别围观,事后也别一起骂合伙人,那个天天在你面前吐槽合伙人的同事可能微信上、私下里和合伙人关系贼密切。不要和别的同事一起吐槽律师或者合伙人,别的同事随时都能把你说的话告诉本人。一起实习的并不一定就是朋友。少说话,多做事。”
学会管理别人对你的期待值。新人进入一个新的职场环境,尽管你本身非常优秀,但建议一开始把姿态放低,不要上来就展示自己有多厉害,急于一下子把自己都展示出去。
(四)如何获得自身反馈
我们在上课后,学校会给一份问卷调查;消费产品后,也会收到用户反馈提问;同样,在实习过后,我们也会希望获得他人的客观评价,这有助于自己更好的成长。怎么知道实习团队对自己的评价呢?
“直接去问,开诚布公的告诉你的同事或者上级我希望得到一份诚恳的评价,好的和不好的都直说。”
“可以趁着谈心,或者吃饭的时候问问,也不必太刻意。”
“可以在实习结束之前请大家吃个饭,然后聊一聊。”
“可以直接问,我有一次律所实习是直接结束的,后来回家给老板寄了一些特产,他收到后表示感谢的时候,我说想听听您的建议。”
四
结语:愿你乘风破浪,愿你一往无前
路终究要自己走过才能知道,但有些时候大可不必用错误的道路去验证道路的错误。一些能避免的坑,还是可以尽量避免,留有精力应对更大的挑战。当然,上述内容仅作分享之用,无指导之意,若有不同意见,以你为准。
最后祝你:乘风破浪,一往无前!
注:
Legal Road 实务工作小组成员如下(排名不分先后):陈慕云(华东政法大学法律硕士),程希泽(南京大学法律硕士),陈圆(复旦大学法律硕士),窦树钊(中国人民大学法律硕士),高婷(华东政法大学法学硕士),洪松(厦门大学法学硕士),姜淇瀚(PCLL Candidate of CUHK),刘泊辰(LLM of UVIC),李菡(对外经济贸易大学法律硕士),郎梦蔚(武汉大学法律硕士),刘琦(吉林大学法学硕士),刘肖艺(同济大学法学本科生),陆奕洁(上海外国语大学法学学士),单奕(LLM of HKU),孙泽杭(武汉大学法学硕士),王权威(西北政法大学法学学士),杨梦凡(湖南大学法学本科生),杨晓庆(上海对外经贸大学法律硕士),蔚泽洋(LLM of CityU),郑方普(中国政法大学法学硕士),张钟予(西南政法大学法学学士)。以上实习经历包括但不限于国内外顶级律所、法院、检察院、公司、仲裁机构、国际期刊杂志等。部分场景可能仅针对具体实习单位,但经验具有相似性,烦请自行知识迁移。
[1] [Legal Profession Act [SBC 1998] Chapter 9, section 15 Authority to practise law:
(1)No person, other than a practising lawyer, is permitted to engage in the practice of law, except ...
(2)A person who is employed by a practising lawyer, a law firm, a law corporation or the government and who acts under the supervision of a practising lawyer does not contravene subsection (1).
[2] Legal Practitioners Ordinance (Cap. 159), section 45 Unqualified person not to act as solicitor:
(1) A person who, by virtue of section 7, is not qualified to act as a solicitor shall not act as a solicitor, or as such sue out any writ or process, or commence, carry on or defend any action, suit or other proceeding, in the name of any other person or in his own name, in any court of civil or criminal jurisdiction or act as a solicitor in any cause or matter, civil or criminal, to be heard or determined before any court or magistrate.
(2) Any person who contravenes the provisions of this section shall—
(a) be guilty of contempt of the court in which the action, suit, cause, matter or proceeding in relation to which he so acts is brought or taken and may be punished accordingly;
(b) be incapable of maintaining any action for any costs in respect of anything done by him in the course of so acting; and
(c) be guilty of an offence and shall be liable on summary conviction to a fine of $500,000 and to imprisonment for 2 years.
The End
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