礼德公告 | 新型冠状病毒肺炎疫情下的香港企业行动

概览

新型冠状病毒肺炎疫情（COVID-19）爆发给全球企业带来了前所未有的挑战。对于在香港经营业务的企业而言，在短时间内紧急宣布的法规可能会对一些例行的财务申报或企业股东会议产生影响。

本文主要为应对自2020年3月29日起实施生效，为期三个月的《预防及控制疾病（禁止群组聚集）规例》（香港法例第599G章）（“该规例”）而撰写。该规例禁止于公共场所进行多于四人的群组聚集。尽管该框架规例的有效期为三个月，但实时的指引要求十四天期限内，即至(包括)2020年4月11日，不得在公共场所进行四人以上的群组聚集, 除非在有限例外情况下。

如果贵公司为香港上市公司，其财政年度于十二月完结，且正计划召开年度股东大会或任何其他股东大会，该规例即与贵公司有关。至目前为止，贵公司可能已经刊发了经审核的财务报表，或刊发了未经审核的初步业绩，并注明经审核的财务报表将于何时完成。贵公司也可能正在计划于未来三个月召开年度股东大会，亦可能在考虑如何处理原定于2020年4月11日或之前召开的股东大会。十四天的期限亦有可能于未来三个月内不时延长或继续实施。

在没有合法权限或合理辩解的情况下违反该规例，其参与者可被处罚款港币2,000元；组织该等聚集的人，可被处罚款港币25,000元及监禁六个月。

1. 何为“公共场所（或作‘公众地方’）”？

根据该规例，“公众地方”是指“公众人士或部分公众人士可以或获准不时（无论在在缴费或不缴费情况下）进入的地方”。因此，我们认为就该规例而言，向部分公众开放的股东大会场所将属于“公众地方”。

2. 该规例如何适用于股东大会？

股东大会，无论是临时股东大会（或作“特别股东大会”）或年度股东大会（或作“股东周年大会”），若属于该规例所规定的 “某团体的会议须在指明期间内举行，以遵守任何条例或符合规管该团体的运作或事务的其他规管性质文书”的范围内，则可以如期举行。

为了确认相关股东大会是否符合  “某团体的会议须在指明期间内举行，以遵守任何条例或符合规管该团体的运作或事务的其他规管性质文书”，有必要考虑所有可能影响贵公司的法律、法规、监管及规则，其一般包括：

(i) 对于在香港成立的公司，适用于《公司条例》（香港法例第622章）；对于在香港以外地区成立的公司，则适用于其所在司法管辖区有关公司成立的同等法律（统称作“公司法”）；

(ii) 公司的章程、细则或其他具有同等效力的宪法档（统称作“宪法档”）；及

(iii) 与召开会议时间有关的任何法院或司法命令（以及公司法和宪法档统称“监管文件”或“规管档”）。

以上信息并非详尽无遗。尽管年度股东大会通常必须于某一特定时间举行，但尚不清楚这是否适用于临时股东大会。

3. 如果股东大会通知已寄发该如何处理？

我们建议原定召开日期为2020年4月11日或之前的所有股东大会均进行延期。任何此类延期必须按照监管文件的规定进行（例如会议延期由会议主席提议、会议由法定人数出席（可以考虑收到的委任代表表格））。这意味着贵公司人员仍然必须出席，且贵公司亦需要就会议的延期程序进行法律咨询。相关公告应在切实可行的情况下尽快刊发。一般来说，股东大会通知和代表委任书（或作“委任代表表格”）通常会书面明确适用于延期会议，因此在大多数情况下，如果要批准的事项保持不变，则公司无需向其股东重新发布通知及代表委任书。但是，如果会议日期更改，或者导致需要更改任何延期会议的地点，或者对于某些公司而言，其监管文件可能规定如果大会延期时间超过指定时限，则可能需要发布新的会议通知。

如果股东已被告知在会议上将提呈一项有关派发末期股息的决议，则可能使股东预期他们将在指定时间获得股息。如果会议延期，末期股息的原支付日期将有机会不再可行。在监管文件允许且无需获得股东批准的前提下，公司可考虑宣派中期股息代替末期股息。在这种情况下，需要就必要的程序及通知咨询相关法律意见。

4. 如果股东大会通知尚未发出该如何处理？

参见下文第6点建议。

5. 贵公司应在宣布会议延期的公告中包括哪些内容？

如会议将延期，在咨询独立法律意见后，公告可参考以下措辞:

The Prevention and Control of Disease (Prohibition on Group Gathering) Regulation (Chapter 599G of the Laws of Hong Kong) (the “Regulation”) came into effect on March 29, 2020. The Regulation prohibits group gatherings of more than four people in public places during the period specified by the Secretary for Food and Health, Government of the Hong Kong Special Administrative Region. A notice has been published that the specified period will take effect on March 29, 2020 for a period of 14 days, until April 11, 2020. In view of the Regulation and after taking into consideration the legal advice provided by the legal counsel of the Company, the Company considers that it is no longer possible to hold the [SGM/EGM/AGM] at the original scheduled date and time.

《預防及控制疾病（禁止羣組聚集）規例》（香港法例第599G章）（「該規例」）自二零二零年三月二十九日起生效。該規例禁止在香港特別行政區政府食物及衛生局局長指明期間於公眾地方進行多於四人的群組聚集。已刊發之公告指出，指明期間於二零二零年三月二十九日起生效，為期十四天，即至二零二零年四月十一日。鑒於該規例及諮詢本公司法律顧問的法律意見後，本公司認為無法於原定日期及時間舉行該等[股東特別大會/股東周年大會]。

In accordance with the [Articles/Bye-Laws] of the Company, upon the commencement of the [SGM/EGM/AGM], the Chairman of the [SGM/EGM/AGM] will put forward resolutions to adjourn the [SGM/EGM/AGM] to a date and time to be determined by the board of directors of the Company (the “Adjournment Resolutions”). If the Adjournment Resolutions are approved, this would result in the [SGM/EGM/AGM] being adjourned to a time and place to be determined. The Chairman will vote in favour of the Adjournment Resolutions with any proxies received unless otherwise specified therein. Subject to the results of the Adjournment Resolutions, the Adjournment Resolutions will likely be passed and no other business will be discussed or considered at the [SGM/EGM/AGM].

按照本公司[章程/細則]，於[股東特別大會/股東周年大會]開始後，[股東特別大會/股東周年大會]主席將提呈決議案，將該等[股東特別大會/股東周年大會]延期至由本公司董事會適時厘定之日期及時間（「該等延期決議案」）。倘該等延期決議案獲通過，該等[股東特別大會/股東周年大會]將延期至再作厘定之時間及地點。除非另有訂明，主席將為其收取的任何委任代表表格就該等延期決議案表決贊成。在該等延期決議案的表決結果前提下，該等延期決議案有可能獲通過，而[股東特別大會/股東周年大會]將不會討論或處理任何其他事項。

The Company wishes to emphasise that the health and safety of the Shareholders and compliance with the Regulation are its primary concerns. As no business will be discussed aside from the Adjournment Resolutions at the [SGM/EGM/AGM], Shareholders are encouraged not to attend the [SGM/EGM/AGM] in person. If Shareholders do attempt to attend the [SGM/EGM/AGM in person, they may unlikely be able to gain access to the meeting venue given the requirement for the Company to ensure compliance with the Regulation.

本公司希望強調，本公司以股東的健康和安全及對該規例的遵從為最重要之考慮。由於除了該等延期決議案以外，[股東特別大會/股東周年大會]並不會討論其他事項，建議股東考慮非親身出席[股東特別大會/股東周年大會]。如果股東打算親身出席[股東特別大會/股東周年大會]，為確保本公司對該規例的遵從，有機會不被獲准進入會議場地。

The Company will issue a new notice setting out the date and time of the adjourned [special/ extraordinary / annual] general meeting of the Company (the “Adjourned [SGM/EGM/AGM]”) as soon as reasonably practicable. The resolutions set out in the [SGM/EGM/AGM] Notices to be proposed at the [SGM/EGM/AGM] [will/will not] remain unchanged, and will be proposed and transacted at the Adjourned [SGM/EGM/AGM].

本公司將在合理切實可行的範圍內儘快刊發載列本公司該[股東特別大會/股東周年大會]（「該[股東特別大會/股東周年大會]延會」）的日期及時間的新通告。將於該[股東特別大會/股東周年大會]提呈的該等[股東特別大會/股東周年大會]通告載列的決議案將[會/不會]保持不變，並將於該[股東特別大會/股東周年大會]延會提呈及處理。

6. 如贵公司希望举行或进行股东大会，应考虑哪些因素？

(a) 考虑使用科技手段（音频/视频会议）举行会议并允许股东参加。但是，应认真考虑使用此类会议的投票方式。贵公司应就会议的投票方式咨询香港股份过户登记处，以确保（其中包括）将要投票的股东之身份得到适当的核实。如果没有可靠的“远程投票”选择，应鼓励股东填写并交回代表委任书，以便能够有效地投票。如果没有可靠的方法能够以远程方式核实出席会议的股东的身份以及远程投票方式的安排，应鼓励股东通过代表委任书进行投票，并根据代表委任书上的指示填写并返回；

(b) 限制将出席会议的董事会成员及公司代表的人数为仅需要出席会议的人员人数。至少一名董事（如可行，会议主席）应亲自出席，其他董事可以视频会议的方式出席。无论如何，会议将需要达到法定人数。

(c) 在登记过程中，可以考虑要求参加者填写健康申报表。但是，必须注意小心收集及存储已填写的申报表，因为这些申报表必然会包含个人资料，收集、存储及转移该等申报表将受到香港法例《个人资料（私隐)条例》（香港法例第486章）的约束。

(d) 在会议上的所有工作人员及提供服务者应知悉其所施加的预防措施，并应当执行这些预防措施（例如提醒股东戴上口罩）。应指定一位工作人员作为联络人，以便处理任何产生的问题。

(e) 主席的讲词应包含就会议期间应保持卫生的提醒性言词。

由于新型冠状病毒肺炎疫情（及相关法规）仍在迅速变化，上述意见及建议亦会视乎情况有所变化。请与您惯常联系的礼德律师事务所律师联络以咨询具体的意见。

点击阅读原文，查看英文原版文章。

本文作者：                                                                                                                         

胡元森 Anthony Woo

礼德律师事务所香港办公室

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黄美玲 May Wong

礼德律师事务所香港办公室

合伙人

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