法律人必备的工作技能——归档流程十步法｜未来星

这是熊猫未来星的第 15 篇文章

来源丨康浩U法

作者丨曾小柒

编辑丨90后老熊猫

业务档案是国家重要的专业档案之一，国家颁布《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规要求法院、检察院、公安部门、律所等部门单位制定档案归档及管理制度，并按要求立卷归档保管。

不论你将来想成为一名法官、检察官，还是律师，又抑或是公司法务，归档工作终将是你职业生涯中的一部分。虽然各单位归档要求有所差异，但基本流程及方法实质是相同的，因此，初级法律工作者掌握归档的基本流程及方法对其工作是大有裨益的。

笔者作为一名实习律师，根据我国及笔者任职的广东康浩律师事务所相关归档制度，结合自身在归档工作中积累的实践经验，将律师业务档案归档工作总结为“归档流程十步法”，如下图所示。

下面，让我们一起来了解每一步需要做些什么、注意些什么。

壹｜ 结案/项归档审批

根据我所归档要求，在法律事务（包括诉讼类或非诉讼类）办结后3个月内必须完成该项事务的归档工作。

比如一宗民事诉讼一审案件，负责归档或协助归档的律师助理或实习生必须在收到一审民事判决书之日起3个月内就该宗案件是否结案归档向相关领导办理审批手续，如填写《结案/项登记表》。在获得“同意结案归档”的审批意见后，必须在《结案/项登记表》中填写的归档期限截止日前完成归档工作。

未经律所审批同意结案归档，不得擅自结案归档。

贰｜材料收集、整理

律所同意结案归档后，律师助理或实习生依据归档要求，全面收集、整理待归档的案卷材料（包括电子、纸质、光盘等其他载体形式材料），保证需归档材料齐全。

注意事项

1、将承办律师处未打印成纸质材料的电子文稿打印成纸质材料；

2、在保证委托人或当事人有一套原件材料的情况下，归档材料必须是原件，否则保留复制件。证据材料保留复印件，将证据原件同其他原件材料移送给委托人或当事人，并将移交清单归档；

3、去掉无需归档的材料（如重复的、未定稿的材料）；

4、授权委托书、所函及往来文件的邮寄底单的收集至关重要，尤其是涉及重要时间节点的快递单底单；

5、归档材料必须为A4纸大小，纸张过大的要折叠，纸张过小的、字迹偏左、装订后影响查阅的，要粘贴A4衬纸处理，尤其是快递单底单；

6、去除归档材料上的金属物（订书针、回形针等）；

7、重要的外文及少数民族文字材料需要附上汉语译文材料归档；

8、对需要归档的其他载体（如光盘、磁带）的档案，应在装具上注明当事人、案卷编号等与案件相关信息，并登记造册归档；

9、对不能随卷归档的实物复制件物证，可将其照片归档，实物另行存放，注明当事人、案卷编号等与案件相关信息。

叁｜材料分类、排序

确保案卷材料收集、整理全面后，就进入案卷材料分类、排序阶段。

很多情况下，承办律师给我们的材料是杂乱无章的，律师助理或实习生并不了解案件的实际情况、哪些材料是哪一方当事人提交的、材料是哪一程序阶段提交的，尤其是没有证据目录的证据材料，在承办律师无暇顾及时，我们只能自己慢慢摸索如何以最快的速度将眼前的材料理清、排序。

“化繁为简、减法原则”是该步骤的心得。

笔者的经验就是区分不同审级、程序、材料提交方、材料的性质，将案卷材料分为主体资料、委托授权材料、请求或抗辩类材料、证据材料、诉保材料、判决、裁定、裁决书等结论性材料、律所与司法机关其他往来文件、与委托人或当事人其他往来文件等类目，再结合材料的形成时间及材料之间的逻辑关系将分类好的案卷材料按各类案卷卷内目录项目的顺序整理排放。

肆｜案卷编目

编目即各归档表格中各项目（包括上述的《结案/结项登记表》及后述的档案盒封盒及盒脊）的填写。

如卷宗封面中案卷编号、委托人、当事人姓名或名称、诉讼地位、案由、案号、裁判结果、项目成果、收案/项日期、结案/项日期、归档日期、承办律师、跟案/项助理、保管期限等与法律事务或案件有关信息的填写；又如各类案卷卷内目录中页码的填写等。

注意事项

1、各归档表格项目的填写可以电脑输入，也可以手写，但必须保证各项填写齐全，字迹清晰、工整、规范；

2、各归档表格项目填写若采用手写方式的，必须使用碳素墨水、蓝黑墨水钢笔或签字笔书写，不得使用红、蓝墨水或铅笔、圆珠笔及易褪色不易长期保存的书写工具书写；

3、卷内目录页码的填写，除最后一项需要填写起止页号外，其余只填写起始页号。

伍｜案卷检查

上述步骤完成后，将整理排放好的案卷交由承办律师检查。承办律师对案卷材料的真实性、准确性、完整性及案卷归档质量负责。

承办律师会特别注意检查以下几个方面（也是律师助理或实习生注意事项）；

1、收案/项审批文件、主体、授权委托、所函材料、律师办案/服务质量监督卡是否齐全；

2、提交司法机关的法律文书是否为最终版，是否有当事人签字或盖章或由代理人签字；

3、判决、裁定、裁决书等结论性文件是否齐全；

4、核实是否在移交原件给当事人的情况下保留原件归档。

若发现材料存在错误、缺失、非终版、未盖章或签名等情形的，要求律师助理按要求修正或补充材料，符合归档要求的，在《备考表》“检查人”处签字。

陆｜案卷打码

承办律师在《备考表》“检查人”处签字后，说明案卷材料无需增添、删减，此时律师助理或实习生方可着手打码工作。打码即采用专门的自动跳号打码机给案卷材料逐页编上页码。

注意事项

1、在承办律师未在《备考表》“检查人”处签字前，切忌给案卷材料打码；

2、打码应在材料正面的右上角、背面的左上角，无文字、图表的页面不打码；

3、案卷材料过多且分册归档装订的，每册须从“001”开始重新打码，不得紧接上册最后一页连续打码；

4、打码应保证页码水平，不歪斜，不压字，不影响材料查阅；

5、打码时注意不要漏打页码和跳码。

柒｜案卷扫描

案卷材料电子化是信息时代的必然产物。案卷材料电子化为档案的备份保存及日后查阅利用提供便利。我所正在逐步引进专用的案卷电子化管理系统，以满足我们的工作需求。

案卷打码完成后，律师助理或实习生应将案卷纸质材料逐页扫描成PDF格式的电子档案，并按“我方当事人_对方当事人、第三人_案由_审级_案号（民事、行政、执行、仲裁等），我方当事人_案由（项目）_案号（案卷编号）（刑事、非诉等）”的要求命名，方便日后检索查阅。

除律所特别要求外，应保证电子档案从卷宗封面、卷内目录、收案/项审批表、案卷材料、律师办案（服务）质量监督卡、结案/项登记表、备考表、封底内容与页码同纸质档案相一致。

注意事项

1、切忌在案卷打孔后扫描（无法过打印机批量扫描）；

2、注意单双面扫描，不要漏扫页面；

3、 扫描完成后注意检查PDF文档，删除空白的页面。

捌｜案卷装订

案卷装订一般采用“三孔一线”的方式，包括打孔、线装两个步骤。

案卷打孔前，应保证案卷材料右齐下齐，保证材料整齐、美观。打孔应采用专门的打孔器，打孔建议采用四分法，保证三孔间隔等距且在一条直线上。打孔完毕后，再按要求穿线、拉紧、打结，确保案卷牢固。

案卷材料过多的，应分册线装，保证每册案卷一般不超过200页或厚度不超过2CM。案卷装订应统一使用律所置备的黄皮纸（卷宗封面、封底）及棉纱线或蜡线。

材料（包括电子、纸质、光盘等其他载体形式材料），保证需归档材料齐全。

注意事项

打孔距离左侧边距约1.5CM至2CM，避免压卷内文字，影响查阅。

玖｜案卷装盒

案卷装订成册后，即可裝入档案盒，以备移交档案专管员验收。

案卷裝盒前应按上述编目要求在卷宗盒正面逐项填写案卷编号、当事人、案由、结案日期、归档日期、保管期限等信息。

最后，别忘记在盒脊上填写案卷编号及案号，方便日后快速查找到想要的业务档案。

拾｜案卷移交

案卷裝盒后，移交给档案专管员，由档案专管员检查，符合归档要求的，由档案专管员签字验收后，并在卷宗封面右上角空白处加盖“归档专用章”，若案卷涉及国家秘密、商业秘密或当事人隐私的，还需在卷宗封面左上角空白处加盖“密卷专用章”。

若不符合归档要求的，应按档案专管员的要求补正或重新归档。

案卷移交包括纸质档案和电子档案的移交，且须同时进行，并填写《律师业务档案归档登记表》。

以上就是归档工作的十步法，仅代表个人经验分享，不代表律所观点，以兹对新进律所的实习生、律师助理有所助益。

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