MPI：会议业发展趋势与展望
2015年国际会展业十份报告解读之四：
MPI：会议业发展趋势与展望
首先要声明的是，这不是一份年度报告。国际会议专家协会（MPI）每年都会基于市场调查分析，发布有关会议业发展热点问题与趋势的系列报告——Meetings Outlook。我们之所以把2015年的秋季报告（Fall Edition）纳入十大报告解读中，是因为里面提到了不少有远见的话题。
先来看看这份报告封面上的一段话：
越来越健康的会议产业格局应该是建设更强大的卖方市场以及各种新机会不断产生。然而，与此同时，在管理会议组织者、供应商和客户的期望方面也将面临新的挑战。
在秋季报告所列出的78个会议业发展最新趋势中，许多都与以下因素有关：卖方市场（目的地），由技术创新所带来的会议专业人士对时间管理的变化，以及重新思考如何满足甚至超出利益相关者的期望，也就是MPI所提出的排在前三位的挑战：市场平衡（BALANCING MARKET）,时间和预算管理的变化（TIME AND BUDGET），期望管理（EXPECTATIONS）。
1、卖方市场
Meetings Outlook调研执行机构、Association In-sights公司总裁Bill Voegeli 认为，“稳定的市场最终取决于供应商在价值创造和质量上的竞争，而不是价格”，“尽管大多数场馆和目的地都有随市场需求提高价格的自由,但公平竞争必然要求供应商是所有可选对象中性价比最高的”。
25%的被调查者提到了卖方市场问题。不少会议组织者提到，没有足够的时间来确保会议场地的规模合适，而客户又要求必须选择有创造性的解决方案。
McQ1会议与活动服务公司总裁Colleen McQuone讲述了自己筹备当年十月份一次会议的经历。“我们联系了亚特兰大的50多家酒店，但找不到合适的场地……我想每个人都会觉得很不可思议”。
2、时间和预算管理的变化
Voegeli认为，“总的来说，技术不再被视为一个可怕的谜，许多会议策划者正在努力尝试，希望能领先几步甚至主动应用推广”。概括而言，会议策划者越来越注重预算中的新技术部分以及专业领域中的创新性，以期为与会者设计现代化、相关性和参与度高的体验。
McQuone介绍了自己的经验：“在制定视听设备的预算之前，我喜欢询问供应商，譬如‘你看到了什么?’、‘即将发生什么?’等问题。当我在设计议程时，我真的很愿意将他们作为合作伙伴，以帮助我创造一些新鲜、有趣并能产生持续影响的东西”。
关于时间风险，在卖方市场环境下，主要有两种方法来管理风险：（1）晚点进行会议预订；（2）特别早就预订，以确保有档期合适的场地。然而，许多会议主办方发现，酒店和场地不大愿意遵守过去的服务承诺。
正因为如此，McQuone在与一位医药客户签订2017年的一个会议合同时，特意围绕预订取消问题补充了一部分说明。“这是非常真实而令人害怕的，所以我们需要知道这些情况确实时有发生，并制定相应的条款来保护自己。”
3、期望管理
Voegeli 认为，“在当前稳定并持续增强的经济背景下，最难以管理的动态问题是预算主体的期望。”
供应商倾向于看到在价格提高的同时扩大净收入，与此同时，不断适应会议策划者的需求，而会议策划者期望在预算范围内改善与会者的体验。
在这种背景下，能够将业务与目标客户对接的供应商能为客户提供更好的体验，客户可感知的价值也会随之增加。这些面向“关注质量”和“目标销售”的变化，代表了会议行业供应商不同的日常工作重点。