探讨|食药行政处罚文书制作的基本要求（编修版）

作者：格桑梅朵

来源：食药法苑

编辑：孙继承 南京市农业委员会

文书格式要求

一是文书制作应当完整、准确、规范，符合相关要求。除有特别要求的文书外，文书尺寸统一使用A₄（210mm*297mm）纸张印制。文书使用3号黑体；文书名称使用2号宋体；表格内文字使用5号仿宋。需加盖公章的制作式文书，正文内容使用3号仿宋字，公章与正文尽可能同处一页。文书页数在2页或2页以上的，需标注页码。同一文书正文尽量保持字体、字号一致，表格及填写式文书尽量一页排完。文书排版可参照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）有关规定执行【编者注：公文格式各要素一般用3号仿宋体字】。

二是填写式文书应当按照规定的格式，用蓝黑色或者黑色的墨水笔或者签字笔填写，保证字迹清楚、文字规范、页面清洁。文书栏目应当逐项填写(空项应当用杠线表示)，有选择项的应当根据需要勾选【编者注：农业处罚文书中，普遍存在非顶格签名空白处未划去和“法人（负责人）”、“你（单位）”未勾选的问题。】。摘要填写，应当简明、完整、准确。签名和标注日期，必须清楚无误。有条件的，可以按照规定的格式打印。两联以上的文书应当使用无碳复写纸印制，并标注联号。第一联留存归档。【编者注：农业行政执法文书的立案审批表部分，容易出现内容冗长的现象。这样做本身没有什么问题，但没有必要。立案的前提是：有管辖权；有明确的当事人；有初步证据证明涉案行为违法；有处罚性条文的依据。一般情况下，简要说明上述第二、三和四点即可，每一点其实一两句话足够。另外，在案件来源于经营者环节，而处罚经营者上家的情形下，可对案件来源做“简洁”说明后，直接过渡到本案当事人的违法行为。】

三是制作文书的行政机关名称问题。根据国家食品药品监督管理总局《食品药品行政处罚文书规范》所附的40种食品药品行政处罚文书范本，各种文书的内容虽有不同，但首部第一行均为“食品药品行政处罚文书”。这是文书样本，各级食品药品监督管理部门在印制文书时可以将“食品药品行政处罚文书”的文字修改为“×××食品药品监督管理局”。参照公安、检察、法院等司法机关制作的司法文书范本，各食品药品监督管理部门对食品药品行政处罚文书首部的第一行可印制其具体名称，即行政机关名称；第二行印制文书名称。【编者注：如农业行政处罚决定书的规范名称为：行政机关名称+行政处罚决定书】

文书内容拟制要求

一是文书的项目填写要齐全。在制作食品药品行政处罚文书时，文书中的项目都必须按要求填写齐全，不能空缺。若有空缺，可能会丧失某种重要信息，严重时则可造成所作的文书无效，例如《询问调查笔录》、《现场检查笔录》没有被调查人、被检查人签字就不能成为有效的笔录。【编者注：现场检查笔录部分常见问题是，内容太简单，如未记载产品的主要标签信息、数量、包装形式、具体位置；未记载执法人员亮证说明；未记载相对人是否在现场、是否参与检查过程；未记载执法人员拍照取证、登记保存、抽样取证、监督抽检等信息】

二是文书的正文（实体内容）书写要严谨。描述事实要客观真实，引用法律要准确完整，行政决定量罚幅度要适当。【编者注：何为引用法律准确完整？一是法律名称要完整；二是条、款项说明要准确；三是要具体列明适用的那一条、款和项，不得省略。实践中，有处罚机关在处罚决定书正文部分未列入条文具体内容，但在处罚决定书的附件部分列明了具体内容，这种方式也可以。】

三是制作规范。为体现食品药品行政处罚的严肃性，有条件的，可以按照规定的格式打印。除了当场作出行政处罚外，《行政处罚决定书》应当使用打印件，不得手写。有些案情复杂的案件，如果原文书格式填写不下，可以用打印件代替。【编者注：这里也说明一下《授权委托书》的问题。显见问题是：兹授权***全权代表我处理种子案件事宜。只有这一句，即未说明授权期间（被授权人往往是在取得授权之前，就参与询问调查或签收证据登记保存清单等文书，对这些行为，授权人是否追认？），也未说明具体所涉是何品种种子案件，也未说明是否有权签收法律文书（例如，行政处罚决定书送达被授权人是否等于送达当事人？），也未说明被授权人与本案或当事人的关系（被授权人是否真实了解案件客观情况？），也未说明被授权人和授权人的身份信息等等。】

语言文字要求

一是要使用公文语体。语言必须规范、严谨，实用准确，不能渲染、虚饰、比喻和夸张，应直截了当，文字平实。

二是语言要庄重、严肃，力求“法言法语”，尽量避免口语、方言和文学语言。【编者注：运用法言法语的前提是，掌握“三段论”。需要执法人员在写作处罚决定书，将案件的事实或当事人的阐述的事实或语言转化为法律条文中明确规定的文字。例如，在登记保存物品通知书中，决定“予以没收（或有相同含义的意思表示）”，即不是法言法语。按照处罚法规定，没收属处罚种类，应当由处罚决定书作出，登记保存物品处理通知书无权作出。再如，有执法人员习惯或喜欢在执法文书中用“无证、未审定、未登记、套牌侵权”等口语表述，这些表述都不是法言法语。表述这些内容，都应当首先翻阅具体条文，使用法律条文规定的文字表述。】

三是语言要科学。食品药品行政处罚文书是具有较强专业性、技术性，在制作时应当通俗易懂、严谨、规范。

四是语言要完整。文书中出现的各种名称，如法律名称、单位名称或当事人名称以及物品名称等应使用全称，不得随意省略和使用代号。【编者注：一是，文书或证据对同一物品、当事人名称不一致；二是，未均使用全称；三是，对证据材料中的简化名称，未做进一步说明，如查处劣质2%阿维菌素时，销售单据记录的是“阿维”或“2%阿维”，执法人员未对此以询问笔录或证据说明的方式予以补充说明，可能会造成证据链断裂。】

五是标点符号使用准确。标点符号如使用不当，会引起内容歧义或改变原意。

文书制作的其他要求

一是推行说理式文书。食品药品监监督管理部门对于疑难、复杂、重大的食品药品行政处罚案件，在作出行政处罚决定时，要采取说理式的方法，对行政相对人说明作出该行政行为的事实根据、法律依据及进行自由裁量时所考虑的政策等因素。唯此，有利于保障当事人合法权利、制约行政权滥用和应对可能的司法审查。与此同时，食品药品行政处罚案件信息要适时公开，依法接受社会的监督。【编者注：何为说理式文书？这并不是一个“高大上”的专业问题，而是执法人员应当掌握的基本技巧。“说理”需要把握并结合案情描述“三段论”。例如，查处假农药案件，有两层“三段论”第一层三段论的大前提是：假农药处5倍罚款，小前提是：假农药，结论是：5倍罚款。第二层三段论的大前提是：成分与名称不符的是假农药，小前提是：成分与名称不符，结论是：假农药。由此可知，检验报告并不能直接认定某农药是假农药，假农药需要执法人员按照三段论原理，结合涉案农药、农药检验报告和农药条例有关假农药的定义来认定。将每个层次“三段论”内容，结合涉案产品和行为情况，用语言完整表述出来，即为“说理”。进一步说，涉及到某个具体有争议的定性或证据，将争议的观点分述表达，并说明处罚机关最终采纳的定性或证据，也属“说理”。例如，当前后询问笔录针对销售产品的数量说明不一致的，无论处罚机关决定采纳哪一份笔录的说明，都应当说明采纳的理由。当事人陈述申辩认为违法事实或依据与处罚机关认定的事实和依据不一致的，处罚机关也应当说明最终采纳意见的结果、理由和依据。】

二是食品药品行政处罚文书要正确使用印鉴。对外所使用的食品药品行政处罚文书具有显著的执行性，要按法律要求加盖食品药品监督管理部门印章，不能用诸如“×××食品药品稽查大队”、“×××食品药品监督管理办公室”等印章；证据文书要加盖制作关系人的印鉴或签名。【编者注：农业执法中，常见的问题是：以复印件为证据的，只有当事人签名，无“无原件无异（或与这个含义相同的意思表示）”，当事人签名≠当事人认为该复印件与原件无异。】

三是食品药品行政处罚文书是进行食品药品行政执法活动的重要文件，必须建立完备的起草、审核、签发制度。同时，加强对执法文书的印制、使用、保存的管理，凡预盖印章的文书，应由专人负责编号、登记发放，严防丢失。