大型高校人事系统如何建设？看看加州大学的最新人事系统——UCPath【智慧校园专题】④

引言：

智慧校园以广泛互联的网络接入、优质高效的信息资源和智慧便捷的应用服务为典型特点，成为未来高校信息化、数字化与智能化发展的重要趋势。我们在与高校教师接触、进行智慧校园相关咨询项目的过程中发现，高校在智慧校园建设中普遍存在一些问题。

鉴于此，一读特别围绕高校智慧校园这一专题，组织研究力量，进行文献分析与案例调研，并发布一系列文章，期望为高校智慧校园各项工作的推进与整合助力。

在【智慧校园专题】前面的文章中，我们介绍了高校智慧校园的发展与演变（详情点击：从数字校园到智慧校园，这些问题有待解决【智慧校园专题】①），并在此基础之上，进一步对国内智慧校园建设评价指标体系做综述，分析新时代评价标准的侧重点（详情点击：高校智慧校园建得好不好，这些指标说了算！【智慧校园专题】②），详细介绍了作为智慧校园体系核心资源的数据基础设施的概念、应用和建设途径（详情点击：高校智慧校园数据基础设施的设计与实施【智慧校园专题】③）

从本期开始，我们将选取一些高校智慧校园的典型应用场景，以人事、迎新、求职就业与校友平台为小切口，坚持“小切口、大场景”为导向，展现不同场景下高校智慧校园的建设样貌。这些应用场景彼此独立、直面用户、服务于高校不同使用主体，能够迅速帮助高校提升服务品质。通过这些典型业务应用的案例介绍，以小切口看大场面，期望能为读者带来世界一流高校在智慧校园建设上的先进经验，并提供思考与建设性意见，同时以这些场景为牵引，期望帮助高校打造一批综合性与核心的特色应用场景，引领、撬动、赋能高校智慧校园的全局建设，更好地发挥集成改革的叠加、放大和乘数效应。

本期推送的内容为专题的第四篇文章：《高校智慧校园数据基础设施的设计与实施大型高校人事系统如何建设？看看加州大学的最新人事系统——UCPath》。

本期要点：

1. 加州大学更换人事系统的原因

2. UCPath简介

3. UCPath系统和功能

4. UCPath的部分亮点功能分析

5. UCPath对高校人事系统建设可借鉴之处

高等教育的普及化使得国内高校学生数量不断攀升，与此同时，教师队伍也随之日益壮大，高校（特别是一些大型高校）的人事管理工作变得越来越复杂，其中一个重要的制约因素是现有的人事系统已经无法满足高校的发展需求。

当前，国内高校在人事系统建设上亟待解决的问题主要体现在两方面：一是高校使用的人事系统功能比较单一，使得人事管理工作的重要模块还停留在手动管理阶段或“各自为政”的独立模块阶段；二是虽然有些高校实现了各主要业务系统的建设，但由于系统开发的平台、使用工具的差异性和局限性、未搭建大数据库存储数据信息等问题，导致数据共享性较差。

而近年来，随着智慧校园建设的推进，国内高校在解决如何通过信息化建设提高人事管理工作效率，构建符合学校发展所需的人事系统方面的矛盾问题愈发突出，引发我们基于国内高校人事系统现状，探索更好地建设人事系统问题的思考。由此，我们特别调研了世界最大的公立大学系统——加州大学，剖析其人事系统建设部分先进的经验和做法，以期为国内高校人事系统建设提供参考和借鉴。

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使用长达35年之久！

加州大学为什么更换人事系统？

美国加州大学（UC），是加利福尼亚大学（University of California）的简称，起源于1853年建立在加州奥克兰市的加利福尼亚学院（College of California），1868年更名为加州大学。虽称之为大学，但其实际上是由多所大学成的“大学群”，如今已发展成一个拥有10所相互独立校区的世界上最大的公立大学系统。加州大学体系内的各个分校建校时间都有所不同，从第一所加州大学伯克利分校建立，至最年轻的加州大学莫塞德分校建立，历时137年。这期间，随着校区和教职员数量的规模不断增加，加之各个校区都拥有各自的独立数据，人事系统功能模块不统一等问题，使得加州大学使用了长达35年之久的人事系统——Payroll Personnel System（以下简称PPS），在面对越来越冗余的人事数据输入、大量手动计算和纸张处理工作，变得愈发难以使用、维护和优化，再无法满足如此庞大的加州大学系统在运行过程中不断凸显的复杂问题了。

图1 加州大学系统10所学校情况

2011年8月，加州大学与Oracle签订了合约，选择Oracle成为新人事系统的供应商，并为加州大学通过建立新的人事系统以替代PPS，进而实施人事系统改革提供解决方案。由于加州大学系统下分校众多，且每个分校都拥有大量复杂的数据，包括教员、职员、学生员工等，实际上替换PPS项目主要是以分校为单位，分三个阶段进行的，重点围绕工资、福利、人力资源和学术人事服务等方面进行全系统建设。直至2020年，加州大学PPS系统的全部功能才完成从旧系统到新系统的转换，加州大学系统内20个地点超过23万名员工的数据也被整合并转移到新的人事系统中。至此，为加州大学体系内所有分校、机构和部门服务的全新HR系统——UCPath也正式取代PPS全部运行上线。

图2 UCPath项目实施计划

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UCPath是什么？

UCPath（UCPayroll, Academic Personnel, Timekeeping & Human Resources）的命名主要源自于系统本身的主要功能，具体包括：薪酬（Payroll）、学术人事（Academic personnel）、考勤（Time keeping）、人力资源（Human resource）。UCPath不仅是加州大学的HR系统，同时也是加州大学教职员工、学生雇员和某些非内部员工类别的人员（如访问学者、志愿者和顾问）的数据库系统。

目前，UCPath依托其便捷的自助服务功能（self-service tool）——UCPath Online（自助服务门户），能够支持不同的用户群体通过电脑、手机和平板电脑端等多渠道进行全天候访问，比如：加州大学的员工能够在任意时间通过不同渠道登录UCPath Online来访问自己的工资单、假期余额和其他人力资源的相关信息或细节，完成常见的自助服务，或进行人事相关事务的办理等。

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UCPath系统及功能

（1）UCPath相关体系架构

从体系架构上来说，UCPath集成了UCPath Online（HR子门户）、External Applicant Portal（外部应聘人门户）和Internal Applicant Portal（内部应聘人门户）三个门户系统的功能，通过系统对职位管理、招聘管理、人事事务、福利管理等录入的数据信息进行采集，将其提取至数据仓库，为加州大学系统内的各分校制定相关决策提供数据支持。比如，加州大学伯克利分校通过对数据仓库所收集的数据进行预算分析、人事分析和科研经费分析管理，以更好得进行预算管控、部署校区人事战略规划。

图3 UCPath相关体系架构

（2）UCPath的核心模块和运作关系

UCPath主要包含七大核心模块，分别是Position Management（职位管理）；Commitment Accounting（人力预算&成本）；Talent Acquisition Management（教职员招募管理）；Absence Management（假期管理）；Workforce Administration（劳动力管理/人事事务管理)；Payroll（薪酬管理）；Benefits Administration（员工福利管理）。

七大模块彼此关联与集成，例如当职位管理模块发布了相关职位信息之后，预算模块随即会根据对应职位匹配进行预算，并由教职员招募TAM（Talent Acquisition Management）模块进行实际的人员招募工作。员工从入职开始，包括其在职期间甚至是离职或退休之后的任何数据变动和信息变更，系统都会进行实时数据收集和管理。UCPath这种各个模块之间共同运作的模式，不仅能够高效、智能化地帮助学校处理人事、假勤、薪酬等业务，更是从教职员全生命周期的业务流程视角，进行全新业务流程再造设计，以便为教职员工提供更具人性化和个性化的服务。

图4 UCPath功能模块运作关系

（3）UCPath三大用户群体及对应门户界面展示

UCPath主要面向三类用户提供服务，分别是员工（Employee）、管理者（Manager）、人事专员（Transactional User），三类用户有不同的登录入口（Portal），并且根据用户性质和特点，门户的部分功能也存在一定的区别。值得一提的是，UCPath三类用户的门户均设置了快捷求助功能，比如用户在使用UCPath过程中出现任何问题都可以在系统内通过自助搜索找到解决方式或途径，亦可以通过联系UCPath中心的工作人员寻求支持和帮助。

UCPath 员工门户主要包含个人信息和常规信息的展示。其中，个人信息部分包括员工姓名、员工号等内容。在常规信息部分，员工可以获悉下一个发薪日、福利资讯、退休信息、剩余假期和病假的剩余时长等一览情况。另外，在基本信息展示下方还设有下拉菜单栏，为员工提供更多的具体的自助服务，主要包括个人信息修改、申请/使用福利、财务信息修改、历史账单下载、税收申报等服务。

图5 UCPath Portal员工版界面

UCPath管理者门户为管理者提供了专门的功能，当管理者登入UCPath Portal之后，可以清晰地获悉直接下属的名单。此外，该系统还为管理者提供一系列方便其对员工进行统一管理的功能，比如通过对系统进行操作，查看员工信息，查看员工缺勤情况，查看薪酬历史，查看历史员工和当前团队的简介资料。还需要特别说明的一点是，关于管理者的个人信息可以在直接下属的下方板块找到，这一部分的内容特点与员工版本大致相同。

图6 UCPath Portal管理者版界面

UCPath针对处理各个事项的人事专员（Transactional User）也专门提供了相应的功能模块。该功能相较于员工和管理者版本有较大不同，新增更多功能选项。相关人事专员可以通过导航栏的Peoplesoft Menu进入到工作中心（Work center）处理各项业务申请和其他工作。由于该系统涉及人事工作的事项繁多，针对人事专员群体，UCPath门户网站还提供了大量的培训材料，包括文字性材料和视频微课，为其业务水平的提高和专业化管理赋能。

图7 UCPath Portal人事专员版界面

图8 UCPath Portal人事专员版工作中心界面

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UCPath的部分亮点功能分析

（1）借助POI功能建立强大的人才资源库

潜在雇佣人才库POI（Person of Interest）功能，是结合学校的各类业务中所涉及的人员数据信息情况，将有潜在雇佣价值人群的数据通过自动化的方式进行数据捕获，以便于数据沉淀的功能。通常，POI功能针对的人员类型共有四种：潜在聘用职员、潜在聘用学者、退休人员和外部人员，但加州大学UCPath的POI功能主要获取其中的两类人群——潜在聘用学者以及退休员工。UCPath的POI功能，其重要价值在于可以帮助学校对潜在聘用学者及退休员工的数据信息进行收集并储存，为学校建立后备“人才库”和“资源库”，与此同时，也为学校在某种程度上扩展了招聘渠道，通过构建关系网络更加精准、高效地为岗位匹配候选人提供帮助。

（2）借助Caltime功能提高人员成本管理的精细化程度

Caltime功能是用来跟踪和报告员工工作和休假时间的工具。员工可以通过登陆UCPath，点击进入Caltime功能来填写他们的Timecard报告工作和休假时间，主管人员可以在自己的门户端查看到员工的Timecard并进行审查和批准。事实上，Caltime并非一个简单的时间监控或工作监控工具，而是加州大学的一个成本管理工具。该功能除了面向常规员工开放外，还面向项目制人员、临聘人员和外包人员进行开放，员工需基于项目进行工时计划和工时填写。因此，该功能为学校对于项目制人员、临聘人员和外包人员的薪酬管理、工时统计与人工成本核算提供了极大的便利。

图9 Timecard填写界面

（3）借助Smart HR Template实现信息标准化管理