锐普奥义-5分钟掌握PPT文字转换图表的秘密

一周进步的粉丝们，晚上好！我是锐普PPT创始人陈魁，刚进来就收到大家满满的祝福，非常开心。今天是个特殊的日子，6.18，京东大促，广告到处都是。

今天也是我的生日。在这个特殊的晚上，跟大家分享PPT，就一定要分享一些鲜为人知的绝活，所以，今天跟大家分享的是锐普公司最核心的技术之一——文字梳理和转图表技能。

今天的分享，会稍微枯燥，不像往日的PPT技巧那样有趣，但正是枯燥，才是很多人最致命的缺陷，相信会让大家快速突破。

先问大家一个问题，大家觉得在PPT中文字是不是越少越好？可能我们在外面看到很多教程都是这么给大家说的。 

但如果你随意给领导删减文字，80%的情况，领导都不会满意的。以下这三种情况，很可能会被骂：当领导记不住稿子时；当观众需要看文字时；当你不掌握文字删减技巧时。

根据文字在PPT中的作用，PPT分为四类：阅读类、播放类、演讲类、讲述类。不同的PPT，文字处理的方法也都不一样。

阅读类PPT，一般是指咨询报告、电子杂志、学习文件方面的PPT，这类PPT文字是主体，因为观众要在电脑里或手机上自行观看，没有人提供讲解，文字一般不删减，文字只是要拉开层次，进行排版就行，其设计方法主要参考画册的排版方式。

比如这个广州地铁的案例，文字+图片+图表，内容详实，即使没人讲解，观众也能充分了解所讲述的内容。 

比如这个金地集团企业文化的案例，把文字充分拉开层次。标题可用到120号的字体，解释性文字做到50号左右的文字，下面的小文字甚

至只用8-10号都可以，这种层次感好，画面漂亮，观众也能分清主次，能够很好引导观众阅读。

播放类PPT，一般用在宣传片、娱乐性、个性化、纯动画的PPT作品方面，在大厅、网上自动播放或者放在会议前做预热用的。这种PPT中，已经接近于视频或动画片的效果了，文字会很小、很少，只是辅助，主要通过关键词和字幕的形式提醒观众对画面的理解就行。

比如锐普做的互生积分卡的PPT，这个是MG动画性质，大家可以通过这个地址查看：，这类作品，在正文中文字非常少，有了配音后，只是在下面加了同步的字幕，这种同步性是不是已经不太像PPT做的了？

这是另外一个示例，金城摩托形象宣传的PPT，观看地址，这种快节奏，只要画面+配音，就可以让画面展示到位，任何的文字都显得多余了。

演讲类PPT，以上两种，PPT本身都是主角，是以看为主的演示；但有一种，是以说为主的演示，那就是演讲类PPT，比如个人演讲、产品发布，演讲人往往主导了整个演讲的过程，比如著名的乔布斯、雷军、老罗、罗胖等，对他们来说，PPT只是辅助，当然文字也只是起到强调、提醒的作用，PPT中主要展示关键词就行了。

比如我在2015年中国演示峰会上的开场PPT《演示改变世界》，PPT做的就相当简洁。只是这种PPT，不听讲解只看PPT是很难理解演讲的内容。在峰会后，很多人根据这个PPT来揣摩我的意思，往往都误解啦。

讲述类PPT，这种是我们日常工作中用的最多的类型，比如工作报告、项目汇报、项目竞标等，更讲究演讲人和PPT的高度交互和统一，整个PPT都是证据，文字需进行梳理、精简、图示化。

比如锐普做的卡迪路的这个PPT，文字和图表达到完美融合，画面也很有美感，配上演讲者的介绍，内容的展现力相当到位。

比如某电力公司的这个PPT，文字更多的是对图表的补充，这些丰富多彩的图表，已经把其中的逻辑关系充分展现了。

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接下来，着重给大家介绍下讲述类PPT文字梳理和转换图表的流程、方法和规则。

这是锐普公司PPT文字处理的标准流程。 
1、划板块。就是把一篇文字或一段文字根据其表达的意思分成不同的板块，通用的做法是：一段就是一页，一个句号就是一页。但这个不是绝对的，还要根据所表现的意思和重点进行分解。 

2、分层次。就是把各个板块之间的逻辑关系找出来，这就需要我们要熟悉各种各样的关系，比如：

具体每个关系的内涵，可参考演界网的图表页面： 
 

3、找重点。把各个板块的重要性进行排列，删除不重要的内容，不重要的一般是指：容易理解的，讲解时一笔带过的，没有实质性内容的，对演讲主题作用不大的，等等。 

4、删文字。这是锐普处理文字的一个绝招，PPT中有这五类文字是可以大胆删除的。 
原因性文字，一般是“因为……所以”、“因为……因此”、“基于……因此”等文字，在PPT中，更强调结论，所以原因性文字一般是删除的。 

解释性文字，一般是冒号后、破折号后、“是”字后、括号里的文字，这种文字一般不太重要，是对观点或关键词的一种补充。 

重复性文字，在文字稿中，为了体现语法的完整性，会用很多重复性的文字，比如主语、场景词，但在PPT中，这些文字即使不出现观众也能完全理解，这时候，这种文字是删除的。 

辅助性文字，在PPT中，一般动词、介词、连词、助词等都不需要，因为这些词，可以通过图表关系直接表现出来。 

铺垫性文字，一般是客套性用语或者为了讲解重要内容前做的过渡和铺垫，比如我今天讲座前的那段客套话，这种文字一般都是删除的，如果要表现，也是用一些场景性画面，比如用一个生日蛋糕就能体现啦。 

5、转形式。就是把PPT转成图表或图片。转图表，首先就要有一套强大的图表库，根据前面分析的层次关系直接找一个合适的图表一套就行了。需要在这里提醒大家的是：每个人都必须有自己的图表库，否则光靠临时画图表那效率会相当的底下。 

怎样才能有一个强大的图表库呢？

关注演界网（yanjshow）回复“我爱PPT图表”，你就会拥有6200张史上最强大的图表库了，各种图表关系、在形式上都非常漂亮和前卫的。

接下来，大家看看几个具体的例子，看看锐普公司动辄500/1000元一页的PPT的制作技巧。 

示例一：

这是上海总部经济论坛的一段文字。

首先是划板块，咱们可以分成三个板块。

然后分层次，可以看出是因果关系。因为是因果关系，重心肯定在果而不是因。

再按照前面讲的文字删减方法直接删除不必要的文字，我的天，是不是变得很简单了？

最后，找一张相似逻辑关系的图表一套，调整下颜色和布局就OK了！

示例二：

这是电力公司的一段文字中的一部分内容。

划分成三个板块。

其主要的逻辑关系也是因果关系。

因为条件和目标都非常简单，容易理解，而且也不是特别重要，跟演讲者沟通后，就可以直接删除了。只保留中间的活动就可以了。

再删减下文字。需要强调的是，中间那个“开展各类劳动竞赛”可以保留，也可以删除。因为“手拉手”已经很具象了，所以演讲者赞同删除劳动竞赛的字样。

在图表库中发现这张图表很有感觉：手拉手，环环相扣，而且要很有创意哦。（这是国内微立体PPT图表第一人杜小二的图表，http://xiaoer.yanj.cn/，里面的图表很漂亮哦）

替换文字、修改颜色，是不是很漂亮呢？

示例三：

这是跟上一示例相衔接的一段文字。

划分成三个板块。

在逻辑上跟上一示例也很接近，虽然重心也是中间的活动，但这里的条件和目标都比较复杂，不容易理解，所以保留。

文字删减后，保留的都是概念和画面感的内容。概念，用文字展示，有画面感的内容——承诺书、协议书，直接用图片替换就行了。“真正起到以竞赛促建设的功效”，属于活动中的小目标，因为后面有大目标，有些累赘，所以这里删除。

最后呈现的图表就是这样的效果，逻辑非常清晰了吧？ 

通过这几个示例，你对锐普核心的PPT文字转图表技能掌握了吗？哈哈，祝大家都成为图表转化大师。加油！

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