这份高效会议指南，不管在家办公还是回公司办公都用得上

「我想上班了，到公司的那种！」

SOHO 期间，最令人烦躁的就是没完没了的电话会，常常一个会刚结束，就被拉进另一个会，每天大会小会一大堆。

不过仔细想想，平时在办公室会也挺多的，每天不是在开会，就是在去开会的路上。只不过当面开会比电话会议方便很多，经常被「抓」去开会，习惯了节奏以后就没觉得是多大的问题了。

但是，这种节奏真的好吗？

其实，在家办公这段时间是一个很好的「照镜子」的机会，能让我们 review 自己的工作方式。

在家办公并不产生问题，但它能暴露很多问题。

借由这次机会，阿里巴巴语雀团队重新梳理了我们的团队会议约定，在此分享给大家，不管是继续在家办公还是回公司办公都用得上：）

📗会前准备

如果按每人时薪 100 元计算，那么 10 个人一起开会，每小时消耗成本至少 1000 元，这还不算行政开销。

可以说，每一次会议都是一次预算支出。充分准备，高效开会，才能提升投入产出比。

📌明确会议必要性（非必要不开会原则）

一般来说，无动议（即具体行动的提议）不开会。另外，如果可以异步沟通，或者小范围一对一沟通，也没必要开会。

异步沟通是语雀团队一直以来倡导的工作理念，我们的异步沟通主要用三种方式：

1、语雀文档 + 钉钉群：把需要沟通和告知的事情写到文档里，发到群里让相关同学异步评论，这种方式一般适用于产品立项、设计优化、运营方案沟通等等；

2、语雀话题 + 钉钉群：发一个话题到群里，让大家参与讨论，这种方式一般适用于搜集产品建议，测试提交 bug，常规日报周报等等。

3、语雀画板 + 钉钉群：这种方式主要适用于设计稿评审，设计稿上传到画板后可以发送给其他人打点评论，收集设计反馈。

📌明确议程及角色（人数最小原则）

正如前文所说，多增加一个人与会，对团队来说就是多增加一份成本。另外，会议是非常消耗人精力的，对于占用他人精力还是要更加审慎。

一次会议，最好只有一个议题，最多不要超过三个。议题越多，相关人员越多，所有人被绑在一起参会，本来每个人只需要花半小时的会议变成每个人要花两三个小时。

小范围集中相关人员，集中精力，集中时间快速开会，效率最高。

确定好议程和参会者后，最好提前 3 天发出会议邀请，明确会议主持人、会议纪要负责人及计划用时。

📌发放会议材料（提前准备原则）

发出会议邀请时，最好带着会议材料一起发放，如果还未准备完毕，也一定要在会议前一天发放给大家：

• 评审会议，提前发出待评审材料
• 周会，提前明确需讨论事项
• 脑暴会议，参会者提前思考并总结成文字材料
• 沟通会议，会议发起者提前发出沟通材料

会议材料准备得越充分，越高效。

不管什么会议，我们都会把需要讨论的材料梳理记录在语雀文档里，发送给大家，让大家在会前可以先通过异步评论发表看法，会议中仅对有分歧的部分进行讨论。

会议材料准备得最极致是什么状态呢？可能直接就不用开会了。

我们团队经常出现，本来要开一个关于某功能的优化沟通会，结果会议文档发到群里以后，大家看过后一致说：不用开会了，就按文档里提的优化吧。

📗会中管理

说好的半小时会议，一小时才刚开头，最后三小时才散会。避免会议「又臭又长」就要靠严格的会中管理。

📌会议总控时原则

会议总时长不宜超过两个小时，超过两个小时还形成不了决议，说明分歧较大，再继续花时间也是白费。不如大家都回去再想一想，准备准备，二次在议，做出更妥当的决策。

📌只谈议程内议题

你有没有过这种情况：本来开会要聊 A，结果聊着聊着聊到了 B，又连带聊到了 C、D、E、F……会议开完真正要聊的 A 反而没聊出个结果，会议开了等于没开。

在人数较多的会议，大家总希望「顺便」在一次大家都在的会议上把自己手头另外的议题解决了。但如果人人都这么想，几个「顺便」下来，会议时间就越拖越长。

会议进程中需要紧盯议程，不过分发散，参会者可以随时打断与议题无关的发言。

📌主持人控场原则

一场高效而又能让大家充分表达的会议，主持人的控场至关重要：

• 主持中立原则：主持人尽可能不发表自己意见，也不对别人的发言表示倾向。
• 机会均等原则：发言前须示意主持人，得到允许后才可发言。主持人尽量保持每人机会均等。
• 发言完整原则：不能打断别人的发言。
• 面对主持原则：发言时面对主持人，参会者之间不要直接辩论。

📗会后跟进

避免「会而不议，议而不决，决而不行，行而无果」，会后跟进可能是整个过程中最重要但最容易被人忽略的一步。

📌及时发出会议纪要

会议纪要负责人需要在会议结束一天内发出纪要，尽量不过夜。纪要可以采用专门的记录格式，做到规范、准确、可查。

会议纪要需包括明确结论，并传送所有相关方（即使没有现场参会）。对于重要结论，可设定 last call 时间段，有疑问者需在此前及时反馈给主持人，否则默认已认可。

📌跟踪检查执行情况

拖泥带水是执行力的大忌，会议相关的一号位一定要在会后检查执行情况，把会议中的决议落实下去，并且将会议中暴露的问题进行跟踪和反馈。

推荐阅读

技术琐话 

以分布式设计、架构、体系思想为基础，兼论研发相关的点点滴滴，不限于代码、质量体系和研发管理。本号由坐馆老司机技术团队维护。