【临朐】把公文写成美文

把公文写成美文

——在中直属管理局文书培训班的讲课提纲

很高兴来中共中央直属机关管理局与大家一起研究公文起草问题。大凡能调到机关工作的，都有一定的写作基础，会写公文应该没有什么问题。然而，会写公文是一回事，把公文写好又是另一回事。所以，这里提出一个观点：把公文写成美文。

把公文写成美文，在我国也是有传统的。在我国古代，文与言是相分的。也就是说，平时说话可以随便一点，但要落成文字，就要追求尽善尽美。历史上那些流传千古的华章，实际上不少都是公文，如诸葛亮的《出师表》，李密的《陈情表》，都是向最高领导写的请示报告。这些公文，原本无意于抒情或唯美，却因为情真意切，感人肺腑，竟把奏议或请辞的公文写成了流传千古的美文，“读《出师表》不流泪谓之不忠，读《陈情表》不流泪谓之不孝”，这就是美文的魅力。

什么是美文？《辞源》的解释是：美好的文辞。我觉得，美文是个与时俱进的概念。通俗地讲，凡是写得好的文章，不论是文学作品，还是实用文章，就是美文。那么，文章怎么叫好，怎么叫不好，怎么才能写好，这里面的道理很多，可以说，智者见智，仁者见仁。毛泽东曾经提出一个要求：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”我认为，具有这“三性”的公文，就称得上是美文。具体说来，把公文写成美文，起码要具备“通俗、深刻、简明、生动”等方面的特征。

第一，通俗——深入浅出，言近旨远

文章的表现形式大致可分为四种：深入深出，深入浅出，浅入浅出，浅入深出。这四种以深入浅出为最好，以深入深出为最差。

通过研究发现，不独我们把深入浅出、通俗易懂看作是文章、文件的最高境界，外国思想文化界也是这么认为的。美国文化界对于什么是名著，提出六条标准：一是通俗的，二是读者最多，三是言近旨远，四是持久不过时，五是教育性、启发性，六是涉及人类生活。我们看看，前三条标准，都是讲的深入浅出、通俗易懂。

做到深入浅出，通俗易懂，并不是一件简单的事情。这里面既有态度问题，又有方法问题。态度是指写作态度和学风，有实事求是之意，无哗众取宠之心，老老实实地说，朴朴实实地写。方法是指思维方法，文字表述方法。

美国麻省理工学院作为世界名牌大学，规定学生在校期间必须学会五种能力，其中之一便是“清楚而有效的写作能力”。清楚有效，这四个字看起来并不高深，可以归入通俗易懂之类。但是认真想一想，要能做到还真不容易。

什么叫清楚？清楚就是我们需要表达的东西能够明白无误地用文字表述出来，并为读者所理解。这需要经过三个环节：一是想清楚，二是说清楚，三是写清楚。至于有效，即是指文章的主观意图在客观上产生了预期的效果。清楚有效，既是写作的基本要求，也是相当高的要求。

什么样的文章算深入浅出、通俗易懂？一言蔽之：“外行人能看懂，内行看着不外行。”尤其是那些专业性、技术性强的公文，这就需要在起草过程中，进行通俗化、浅显化、大众化处理。

第二，深刻——触及问题，观点鲜明

认真分析一下文字材料的历史，会发现这样一种现象，无论是实用文章，还是文学作品，有的写出来后影响非常之大，有的甚至流传千古，成为千古绝唱。比如从典型材料来看，如写祖狄的“闻鸡起舞”，写孟子母亲的“孟母择邻”，写匡衡的“凿壁偷光”，等等，这些故事虽已流传了几千年，家喻户晓，但还是会不断地流传下去。就从“建议”类的公文说，如李斯的《谏逐客令》、魏征的《谏太宗十思疏》等等，都是历史上的名篇，一两千年流传不息，代代相传，其中蕴含的思想到现在人们还在引用。

当然，也有一些文章，写出后没有引起人们的任何重视，甚至一出手就无声无息了。大家都去过故宫，故宫墙上写了许多万寿无疆赋，那是给慈禧太后祝寿时写的，仔细看一看那些赋，文字写得非常华丽，对句非常工仗，写得也非常好。又写在墙上，那么多人到故宫去，应该说广告面是很广了，可是到现在为止，却从没有听到哪个人说，故宫里的万寿无疆赋有哪一篇写得好。

产生这种现象的原因究竟在哪里呢？我们认真研究就会发现，文章反响大小、影响远近的根源，关键看是不是触及到了问题，是不是针对一定的问题去写，凡是触及到问题的，影响就大，流传就远，反之则无病呻吟，有的只是华丽的词藻，有的只是庞杂的材料，不是针对什么问题，解决什么问题，人们读过之后，根本不知道作者在赞成什么，反对什么，没有思想，没有观点，没有灵魂，就不会产生什么影响。所以，我们要把公文写成美文，就要敢于触及问题。

首先，触及的问题越尖锐、越突出，引起的影响就越大……

其次，触及的问题涉及范围越广泛，引起的反响就越强烈。……

再次，触及的问题越难解决，在历史上反复的次数越多，影响越长远……

问题是文字材料的灵魂，要想写出好的公文，必须要了解问题，很好地研究问题，针对问题去写。只要善于研究问题，不会写材料的人可以很快会写材料，写材料一般化的人，能较快地提高写作的质量。相反，如果不重视这个问题，尽管付出了很多代价，想了很多点子，材料还是写不好，更谈不上写出有影响的东西。

第三，简明——简洁明快、言约义丰

简明就是行文简明扼要，没有多余的话。简明不仅文字作品是一种形式，更是文章的一种美的素质。写出简明的作品，不是一蹴而就的事情，需要有一个学习的过程和锻炼的过程。一般地说，人的经历阅历越丰富，他的行文就越趋向简明，这不只是与文字修养有关，也与把握现实、洞察世情有关。

如何写出简明的公文？从思想方法上讲，需要弄明白这样几个辩证关系：

一是“惜时如金”与“惜字如金”；

二是“接受心理”与“传播规律”。

三是“繁琐哲学”与“群众观念”。

四是“少而精”与“博而深”。

从工作方法上讲，需要掌握如下写作技巧：

一是缜密思考，想明白再写。

二是开门见山，单刀直入。

三是把握轻重，抓住要害。

四是高度概括，荟取精华。

五是控制展开，干脆利落。

六是精心修改，反复锤炼。

总而言之，要把公文写简练，把比较复杂的意思用最短的篇幅写出来，就如同矿石提纯、元素浓缩一样，是要经过千锤百炼的。所以文章写好后，要字斟句酌，反复推敲，是十分必要的。

第四，生动——能说服人，能打动人

胡乔木在《怎样写文件》中曾提出公文生动的三条标准，一要引人看，要有好的介绍方法，要有吸引人的力量；二要看得懂；三要能说服人，打动人。他还指出，我们写文章的时候，总以为自己的道理是对的，要人家相信，要说服党和人民群众。写文件就是要用道理说服人，不但说服人，还要能打动人，说服着重在理智方面，打动人除了理智方面还带有一点感情，使看的人真正被你动员起来。

（一）要注意以情动人

我们起草公文，目的是给人看的，尽管是讨论工作，但是应该有感情。提倡什么、促进什么要有感情，反对什么也要有感情。可以说，感情在文字材料中的作用是非常大的。读有感情的材料，令人如浴春风，使人爱不释手，其中所讲的东西也容易接受。无感情的材料，冷若冰霜，令人生厌，唯恐避之而不及，很难谈得上发挥其作用。

首先，位置要摆正，不居高临下。

其次，思维要辩证，不走向极端。

再次，语言要活泼，不板着面孔。

（二）要遵循公文的语言特色

机关公文的语言，有自己的审美范畴。它要求朴实无华，规范准确，含义深刻，简洁明快，朗朗上口，有很强的吸引力和感召力。有的干部文字功底较差，用词不妥帖，造句不合文法，词汇干瘪，啰嗦含糊，味同嚼蜡，语言无味，面目可憎，使人不愿亲近。古人讲:“言之无文，行而不远。”提高公文质量，很重要的是按照公文语言特色，认真进行润色。

一是表述要准确。

二是内涵要丰富。

三是语言要规范。

（三）要注意以事感人

一般来说，事实最有说服力，也最能感动人。但只有事实还不够。在写作时，你还要考虑，怎样才能把这一事实交代清楚，写得完美，使人读起来有兴味。

一方面，要尽量少用形容词。

再一方面，要学会用事实说话。这就是有的认为机关公文不能太具体、太实际，不然就会缺乏普遍指导意义。由于这个思想的指导，有的在起草过程中，总是追求原则化、理性化的东西。表面上看，这样的材料立意很高，气势很大，实际上却是很“虚弱”，里面多是缺乏实际内容的大话、空话、套话。这样的文字材料写得再多，也只是应景文章、表面文章，对工作起不到什么作用。所以，应走出坐而论道、从虚到虚、原则来原则去的误区，不断提高用事实说话的能力。

一是善于运用自己调查的资料。

二是善于运用数字资料。

三是善于运用科研成果资料。

四是善于运用典故资料。

（四）要注意把细节写好

一篇好的文字材料，必定要有血有肉，详略适当，该简的地方一笔带过，该繁的地方不能省略，否则就剩下干巴巴的几条筋，像骷髅般丑陋难看。

一是要在抽象的论述中加些不抽象的东西。

二是要把工作中的原则要求讲细致。

三是用形象化语言表述理性内容。

最后：几点体会

主要内容基本讲完了，最后，讲几点切身体会。就是起草公文，应做到写前“四问”，写中“四求”，写后“四看”。

关于写前“四问”

一要问写的是什么？文体不同，写法也各有不同。讲话、指示、谈话、报告各有自己特定的写作要求，如果不加区分，就可能写出来的东西不对路。比如领导讲话中的论述性内容与理论文章的论述性内容，请示中的部署性内容与指示中的部署性内容，计划方案中的政策性内容与指示中的要求性内容，是不一样的，如果混淆了，写出来的东西很可能就不伦不类。

二要问给谁写的？就是说，写东西首先要搞清楚稿子的主体身份是谁。是高级领导还是中级领导？是正职还是副职？不同的身份，在思维层次、考虑问题的角度、内容重心、详略取舍、说话口气等方面，都应当有所不同。高级领导向机关讲得东西就不能太琐碎，一般干部讲得东西就不能口气太大。对上汇报的材料不能像老师教学生一样摆乎一通“道理”，部门领导讲话不能尽是“原则要求”。写领导讲话，要学会运用反映领导职务身份的语言、反映领导性格气质的语言、反映领导个人经历亲身感受的语言，尽可能体现领导的个性特点。只有这样，写出来的东西，才能是领导的口气，而不是机关腔。

三要问写给谁看（讲给谁听）的？要搞清楚，我们写的材料，是向上级领导汇报，还是对部属讲话；是给机关干部讲课，还是给基层群众搞教育。不同的对象有不同的要求，不同的场合有不同的口气。比如，对上级汇报要简洁干练，对群众讲话要亲切通俗，对部队战前动员要斩钉截铁……。讲话只有增强针对性，才能受到听众的欢迎。

四问稿子起什么作用、达到什么目的？要搞清楚，你写这个材料的目的，是对重要工作进行动员、部署、总结、指导，还是对重大问题进行报告、说明、解答；是对重要理论决策进行宣传、阐述、辅导、讲解，还是一般场合的称赞、祝贺、希望。是新话题还是老话题，是例行的讲话还是敏感的话题，是一般的表态性内容还是重大实质性问题。目的不同，需求也不同，这是机关写作最重要的关节。

关于写中“四求”

一是求“高”。要做到思维层次上得去，把得准。要站在领导的高度上去思考问题、谋篇布局，写出恢宏大气，写出理论高度、指导力度和思想深度。

二是求“新”。要做到视角新，思路新，概括新，语言新。前面讲过，领导讲话不仅讲决策、部署、要求是什么，更重要的是要阐述确定这些决策、部署、要求的基本考虑和基本思想。一个讲话写得成功不成功，对人有没有启发，能不能让人打上烙印，对工作有没有指导作用，关键看有没有超出一般的新内容。

三是求“实”。要做到情况分析归纳实在，紧密联系实际，指导性意见切实可行。领导讲话面对的是做实际工作的人，讲话的基本功能是回答、解决实际工作中提出的种种问题和矛盾。因此，要真正能吸引人、打动人，对人有启发，对工作有指导，就必须紧贴实际，实实在在。不能不着边际地说空话套话，不能从头至尾都是报纸上的官话，不能没有着落地只讲一般原则。

四是求“顺”。要做到基本思路顺，框架结构顺，逻辑关系顺，没有“硬伤”。领导讲话必须通顺、准确、全面、妥帖，不能硬掰、硬扯、硬挂、硬拔，一定要防止片面性、模糊性，这是领导讲话的基本功能和性质决定的。领导讲话要用以指导工作、统一认识，如果写得不顺，就会产生歧义，甚至导致偏差，造成不良影响甚者严重后果。

关于写后“四看” 

材料写完之后，不要头脑发热，忙着出手，要“跳”出来，凉下来，回头看，自己当听众和读者再验收一遍。

一看到位不到位。层次、态度、思想、语言是否符合要求。

二看得体不得体。是不是做到了符合讲话人的角色，维护发言者的形象，顾及各方面的影响，把握好火候分寸，照应到相应关系。

三看严谨不严谨。是否经得起检验、推敲，有没有立不住的说法和提法，有没有引用不实不当的数据、事例和情况。

四看细致不细致。关键处有无文字错漏，有没有明显的病句，格式、排版、打印、装订、页码等是否恰当。重要环节要准确无误。

通过这四看，把好“五关”:一是把好政策关，确保公文的权威性；二是把好内容关，确保公文的准确性；三是把好结构关，确保公文的严谨性；四是把好文字关，确保公文的缜密性；五是把好格式关，确保公文的规范性。

张传禄，山东临朐县人。当代社科·励志类畅销书作家。1976年投笔从戎，历任连队战士、班长、排长、指导员，团政治处组织股股长、副主任，野战师、集团军政治部新闻干事，总参军训和兵种部政治部组织处副处长兼部党委秘书、组织处处长，炮兵指挥学院政治部主任、防化学院政治部主任等职。先后3次荣立三等功，1次被评为“全军优秀党务工作者”。2003年前，发表理论文章、新闻稿件、报告文学近千篇，在省（部）级及中央级单位组织的优质文章评选中诸多获奖。2004年以来，先后出版《机关的机关》、《机关的机关：升级版》、《机关的机关：高端讲座》《实用机关学》、《机关正能量：机关纪律与规矩》、《机关工作实务：办事办文办会》等专著，畅销不衰，创建图书市场《机关的机关》系列品牌。近年应邀为国家（省市）党政军机关和清华大学、国家行政学院、国防大学等全国知名高校和诸多企事业单位授课，广受好评。2010年被清华大学聘为荣誉班主任。2015年被航天指挥中心聘为客座教授。