磨刀霍霍向效率 | 高效9原则
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第 3307 篇深度好文：5825 字 | 10 分钟阅读
精华笔记•思维方式
本文优质度：★★★★★ 口感：蜂蜜柚子茶
笔记君邀您，阅读前先思考：
你为什么工作？
工作带给你什么？
你为工作付出了什么？
以下，尽情享用~
天气一天天变暖，春暖花开，万物复苏，又到了春困的时候了。
闹铃响了三次之后，终于艰难地起床，洗漱，吃饭，上班。
坐在工位，一天的工作开始了：
打开电脑，打开网页，打开word、Excel、PPT，刷一下即时新闻，查一下资料，回复几封邮件，跟客户沟通几句……
这些无意识的、自动的常规行为，花费了我们大把大把的时间。
麻省理工学院的神经学教授厄尔·米勒的研究表示：
同时专注于两件事情会超过人类大脑的处理能力，特别是当人们试图同时做两件相似的事情时，这会竞争使用大脑的某些部位，都想得到更多关注，结果反而降低了大脑的工作效率。
同时，根据斯坦福大学社会心理学家克里夫·纳斯的研究，在多任务处理实验中，神经回路需要进行浏览、略读，然后才能扩展加强处理多任务的能力，但与此同时，深入阅读和思考的持续专注能力被削弱了。
也就是说，我们即便能提高自己同时处理多任务的能力，但事实上，处理的事情越多，专注越少，会妨碍深入思考和创新的能力。
作家Lachel就曾指出，当我们忙于多任务工作的时候，其实，在不知不觉之间，我们已经沦为了工作（或者说任务）的奴隶。
要怎么做，才能让单位时间内，所做事情的价值是我们认为的效率？
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一、延长工作时间不如改变态度
对于很多人来说，面对每天繁重的工作，大多数人都会选择延长工作时间，但是延长时间不可避免地对我们的身体、心理和情绪产生负面影响，导致我们的积极性下降、精力无法集中、离职率高居不下。
美国一家水上运动用品公司的创始人斯蒂芬·阿尔斯托就意识到了这个问题：
他认为，随着员工们苦干的时间越来越长，他们就会失去能量，这也导致他们效率低下。
于是，他做了一个大胆的尝试——将工时缩减到5小时。将员工上班时间改为从早8点至下午1点，午餐时间取消。
对于一家刚起步的公司而言，时间是比金钱更有影响力的资源。新工作时间表点燃了大家的工作激情，员工的关注度和效率直线提升。公司的整体业绩突飞猛进，这家公司也成了全世界成长最快的公司之一。
新工作时间表看似疯狂，但并非无据可依。
杜克大学教授丹·艾瑞里的研究证明：
人们的工作效率会在每天最初的几小时里达到高峰，中午以后就会走下坡路。
此外，5小时工作制不仅可以提高员工的工作效率，对于员工的生活也是好处多多。
因为他们有了更多可以自由支配的下班时间。野餐、看电影、学习一门新语言、培养一种兴趣爱好……
5小时工作制让这些员工的生活品质大幅提升。
每一个管理者，需要一开始就建立一个共识，那就是制定标准，让员工明白什么样的工作产出才是有价值的。围绕这个核心目的，再去改进工作方法和流程，这才是正确的做法。
如果加班反而拖累了效率，那么就把目光聚焦在正常工作时间里，去思考为什么不能按时完成工作。
对于企业来说，都可以围绕“效率”去建立一种文化。比如去除臃肿的汇报结构，摒弃形式主义的官僚作风，一切以价值产出为核心。同时让效率高、能力强的人担当大任。这样的人多了，团队的效率自然就上去了。
这是最难的，却是最有效的。
1.态度影响工作
延长工作时间并不能解决根本问题，想要让工作更高效，生活更有品质，我们需要改变的是态度。
人人都想要升职加薪，却很少有人，真正把工作当一回事。
能力和实力，都可以积攒和培养，唯有态度很难纠正，也不易改变。
顺丰速运创始人王卫一向很少露面，他在一次演讲中曾表示：社会发展了，但人心却浮躁了，成功没有偶然，态度决定一切。
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态度是什么？态度是个人内心的一种潜在意志。
态度是衡量一个人能否获得成功的重要标准。
无论做什么事情，一个人的态度非常重要。激情投入地工作，与麻木呆滞地工作，完全不同。
很多时候，失败不是因为我们不具备实力，而是我们容易被环境左右，惯于附和，缺乏主见，态度不正确，容易沮丧的缘故。
日资企业爱思帝公司对员工的《行为规范》中有这样一句话：“顾客的满意不仅体现在产品上，而且更多地体现于每个员工的具体的言行中。”
鲁迅先生曾经说过一句话：所谓天才，就是把别人喝咖啡的时间用在了工作上。
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在工作中，我们每天总是有很多做不完的事情，很多人会找各种理由当借口，或者觉得把本职工作做好就可以了。
但是“做完”和“做好”却有着天壤之别，“做完”是工作职责所在，“做好”是一种工作态度。
2.态度折射人生
在工作中，确实有很多事情影响着我们的工作态度，但是，如果想要获得事业上的成功，养成良好的工作态度是不可或缺的。
很多人都听过这样一个小故事：三个工人在砌一堵墙。有人过来问他们：“你们在干什么？”
第一个工人抬头苦笑着说：“没看见吗？砌墙！我正在搬运着那些重得要命的石块呢。这可真是累人啊……”
第二个工人抬头苦笑着说：“我们在盖一栋高楼，不过这份工作可真是不轻松啊……”
第三个工人满面笑容开心地说：“我们正在建设一座新城市。我们现在所盖的这幢大楼未来将成为城市的标致性建筑之一啊！想想能够参与这样一个工程，真是令人兴奋。”
十年后，第一个工人依然在砌墙；第二个工人坐在办公室里画图纸——他成了工程师；第三个工人，却成了前面两个工人的老板。
可见，一个人的工作态度能折射出一个人的人生态度。
虽然，并不是所有具备了某种态度就一定能成功，但是所有成功的人都有着一些相同的工作态度。
美国标准石油公司曾经有一个名不见经传的小职员，他有一个习惯，只要签名就会在旁边写上一行小字“每桶四美元的标准石油”，无论是账单、书信还是收据上，都有标准石油公司的广告。这个小职员就是标准石油公司的第二任董事长阿基勃特。
一位伟人曾说过：“你的心态就是你真正的主人”。
不同的态度会带来不同的结果。你改变不了环境，但可以改变自己；你改变不了事实，但可以改变态度。
二、提高效率才是正经事
网上流传着这样一个小故事，有人曾经问过撒切尔夫人，您每天日理万机又是怎样将所有工作处理得井井有条的，撒切尔夫人说，“其实没什么诀窍，我只是将每天应做的工作列出来，然后一条条划去而已。”
美国前总统布什工作之余每年阅读近100本书；Facebook首席运营官谢丽尔·桑德伯格每天准时回家吃晚饭；英特尔前掌门人安迪·格罗夫每天早上8点工作，6点准时下班……
王健林坚持每天5:30必起床，并且在7点准时到办公室工作，一直工作到晚上七八点钟。为了保持更好的体力与精力，从2012年开始，还每天跑步一小时。
比尔·盖茨说：“领导者如果整天都很忙，就证明一件事，能力不足。”
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为什么他们都那么从容不迫地面对工作，而你却总觉得没时间？
《奇葩说》辩手艾力有一个比较有名的“34枚金币管理法”：
他把一天分成34个单位，每沉浸在工作中半小时，就奖励自己一个黄色金币，一天下来可以看到自己积累了多少财富。
以早上7点起床，晚上12点睡觉为标准，将一天17个小时分成5种类别。
每半个小时为一个单位（共17×2=34/天，此为34枚金币名称由来）加以标记：
蓝色：娱乐时间，如和朋友聚会
绿色：放松时间，如吃饭、午休
黄色：高效工作时间
橙色：强迫工作时间，比如开会
红色：无效工作时间，比如刷朋友圈等
每天午饭后和睡觉前在Excel表格上进行汇总统计，想不起来的那些“半小时”直接标为红色。黄色金币越多，说明你的工作就越有效率。
四象限法则也是一个经典的时间管理理论。
四象限法则是指应有重点地把主要的精力和时间，集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。
该理论把工作任务按照重要和紧急两个不同的程度进行划分，基本上可分为四个“象限”（也就是古人讲的“轻重缓急”）：
既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。
该理论的一个重要观念就是有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。
通过四象限法则，将待办清单里的任务一一分类，优先处理既重要又紧急的任务，如重大项目的谈判；重点处理重要但不紧急的任务，合理地计划安排时间，按部就班地完成；在紧急但不重要的任务中学会抽身；对既不重要也不紧急的任务直接说“不”。
利用四象限法则指导自己的日常工作，才能掌握自己时间的主动权。
三、高效工作原则
美国畅销书作家凯文·克鲁斯研究了几千名各行各业的专家，并采访了数百位成功人士：亿万富翁、奥林匹克冠军、名校尖子生、500强公司企业家等等，在《高效15法则》中总结出了他们管理法则和高效工作习惯：
1.时间才是你最宝贵的财产
每天只有1440分钟，尝试在一张纸上打了一个大大的1440，把它贴在办公室的门上。每当走进办公室看到它，就能提醒自己不能浪费。
2.要事优先
即重要的事情先做，问题在于，什么样的事情才算重要？重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现目标的就是要事。
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3.事情是永远做不完的
安迪·格罗夫在他《给经理人的第一课》一书中透露了这一终极秘诀：
“当我觉得累了或者是准备好回家时，我一天的工作就结束了，而不是我完成我的任务时这一天才结束。我从来都做不完我的事。”
极其成功的人士不会为了完成清单上条目而无止境地消耗自己的时间。相反，他们会考虑紧急重要的事情，为每件事安排好时间，够了就停下，不会永无止境。
4.二八定律
二八定律又名“帕累托法则”，是意大利著名哲学家和经济学家帕累托发现的一条神奇规律：80%的社会财富被20%的人所拥有，而其余80%的人只占20%的财富。
然而除了财富之外，“二八定律”同样适用于生活中许许多多的现象。
而在时间管理领域，它告诉我们：80%的成功源自仅仅20%的行动。因此我们必须掌握这一重要的底层思维模型，这就需要我们做到：
寻找捷径；
把最重要的事情做到极致，其他的差不多就可以了，或者直接就不做；
发展自己的技能，使自己在几个目标领域出类拔萃，不要试图掌握一切；
通过确定对自己来说最重要的那20%的目标和工作来减少工作量，减轻压力，提升幸福感。
所以作者所说：我知道自己不是万能的，因此利用80/20法则，我只做那些十分重要的事。
5.思考“三个问题”
问自己：“这个任务对我或对公司来说有多重要？如果我完全不做会怎样？”
问自己：“我是做这项工作的唯一人选吗？公司内外哪些人可以完成这项工作？”
问自己：“这个结果怎样才能更快实现？如果我只有一半时间，这项工作怎么完成呢？”
这三个问题可以帮助你判断哪些工作价值低，是应该放弃、分派、重新设计的，你要做的是把时间花在能够充分利用你的专长、充分发挥热情的事情上。
6.学会说“不”
关于这个原则，巴菲特说过这样一句话：“一般成功的人士和非常成功的人士之间的区别就在于，非常成功的人士几乎对所有事情都会说‘不’。”
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同样，如果有一句能把时间空出来的咒语，也是乔布斯说过的一句话——“关键就是说不”。
一天只有1440分钟，做任何事情都会有代价，每一个“Yes”意味着要对另一件事说“No”。
研究表明，经常对占用他们时间的要求说“不”的人，幸福感更高，更有活力。
有些人很难说“不”，从心理学角度来看，无法说“不”的根源在于没有建立起健全的界限意识。一个有明晰界限的人，清楚自己的权益和义务；界限意识模糊的人，常常意识不到别人已经“越界”的请求，即使不情愿，也不会拒绝。
7.把时间花在你的专长和能发挥热情的事情上
鲍勃曾经是某栋大楼里最会编程的人，他每天9点上班，5点下班前会给老板一份当天的工作总结。
而他在9点到11：30之间，他只是在浏览网站和Youtube，一行代码也不会写，下午也是这样。
一次偶然，公司注意到了来自中国的服务器异常访问，无意间发现了鲍勃的完美计划——他仅花自己四分之一的工资雇佣了一位中国的程序员帮他完美地完成了工作。
8.规定每天的主题
推特联合创始人杰克･多西，每天要工作十六个小时，他解释自己高效的工作秘诀是规定每天的主题。
周一：专注于管理和运营，召开会议把管理工作逐一完成。
周二：主要关注产品。
周三：关注市场营销、沟通交流和发展。
周四：关注开发商和合作伙伴。
周五：关注企业文化及人员招聘。
周六：休息，去远足。
周日：自我反省，处理反馈，制定策略，为新的一周工作做准备。
期间杰克･多西也一直被打断，但他可以快速处理这些干扰，一定处理和今天的主题相关的事情。
著名的企业家培训师丹･沙利文建议，至少要确定3种不同类型的主题。
专注日：关注最主要的活动，销售、创收、尽力做到最好。
缓冲日：协调和沟通，及时回复邮件、电话、举行内部活动，分配任务，完成培训和教育活动。
自由日：不安排工作，留出时间度假、放松或做慈善，恢复精力的时间。
此外，他还会把每周最后一个周五作为他预定午餐或赴咖啡之约的日子，他也会在一个中午与不同客人分别见面，集中处理“我可以和你一起喝杯咖啡吗”的请求。
另外在休假时，他还会在结束后，安排一天作为缓冲期，不事前安排工作，只是用来跟上工作进度，给同事发给邮件或站着开个会。
9.将你的精力最大化，而不是增加工作时间。
《写作：更快、更好》的作者莫妮卡･里奥内尔分析自己写作速度从每小时600字到3500字的经验时提到，她每写作25分钟就休息五分钟，效率提高了50%。
由于手腕和手指的不适，她从键盘打字换成了口述。这使得她写作字数又提高了33%。
从键盘解放出来后，她开始边散步边口述小说，最终她的写作字数提高了25%。
生产率最高的人往往休息得更好，番茄钟时间管理法也蕴含了这种理念，计时25分钟，集中精力进行一项工作，之后起身走动休息5分钟，补充水分，并循环重复这个过程。
最后，我想说，其实提高效率的方法就是合理利用时间，因为它能让我们在工作中大放异彩。
*文章为作者独立观点，不代表笔记侠立场。
参考资料：
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2.有书（ID：youshucc）缺乏工作态度，能力再强也没用
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