“吃掉那只青蛙”：一文理清时间管理小技巧
时间管理
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作者简介
鱼鳍
- 确诊ADHD，高度疑似ASD人士（因疫情等原因暂未能确诊）；
- 曾有企业招聘专员、教师管理和影子老师工作经验；
- 目前康复咨询（rehabilitation counseling）硕士在读，专业本身即是旨在关注提高残障人群的身心健康、职业发展和生活质量；
- 本人尤为关注包括ASD和ADHD在内的神经发展障碍群体及其家庭的平等权益和社会支持。
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说到时间管理，我发现很多ADHD的同侪们可能都会直接给自己打上一个“这方面我不行”的标签。我也一度陷入过“我也想管理好时间呀，但是我大脑就是不配合又能怎么办呢”、“我就是感知不到时间我能有什么办法”的思维里去，多少带点宿命论或者自我贬低的意味。所幸，经历过多次“琐事无能”，看过n多本有用没用的时间管理书籍，以及尝试过多种无效策略之后，也算是摸索出了一套相对适合自己的时间管理方法。
我把这一路来尝试过、了解过的各种时间管理方式，无论对我有效无效，都做个梳理，希望能够给大家一些参考。毕竟，甲之蜜糖，乙之砒霜，对我有效的不一定适合你，不适合我的未必你就不能尝试。时间管理这事儿，还是根据自己需求量身定制的好。
首先，我们要把时间管理这个相对模糊的概念做一个拆分理解。有效的时间管理者应该要具备以下几种能力，同时也是以下内容的目录：
1. 合理的日程安排
2. 合理的目标设定和跟进
3. 合理的优先级排定
4. 专注于手头任务以及工作流中断管理
5. 避免拖延和保持做事动力
6. 透明化你的工作，管理合作者的时间。
本
1
合理的日程安排
A
工具：趁手好用的日历或者手帐/日程
我现在用的是微软Outlook邮箱自带的日历。这是出于工作需要，大家都用outlook来同步进展，我也就被迫用它了。如果让我自己选择的话，我更喜欢用Google calendar，相比outlook色彩更丰富，就可以用不同颜色标记不同类型的活动或者颜色标记优先级。之前还在上课时候我一直用的Google calendar。
苹果系统自带的calendar也很好用，可以同步几个不同账号，包括Outlook calendar 和Google calendar的活动安排，也可以用不同颜色标记，就是颜色看起来过于禁欲系了点。
有很多人可能更喜欢手写记录，那就可以选择自己喜欢的日程本。这个我也有在用，作为电子日历的补充。只不过因为我的日程本太厚太重，没办法随身携带，就很容易搁置，有头没尾的。以前买过薄的日程本，但因为排版简陋，有些想记录的东西也写不下，就弃用了；之前我还试过自己做一个符合我需求的日程表格，然后打印出来手写。
B
我的使用习惯/方法
1）如果有预约了任何会议、课程或者和谁约好做什么事，就直接在电子日历里创建事件然后把事件分享给相关的人；
2）如果是仅对自己负责，或者时间紧迫性不强的事件或者任务，就用其他颜色标记，或者在事件名称开头打一个标记，以便区分。如果有更重要的事情或者很难协调时间的会议，这一部分的时间可以暂时出让。
3）有些不确定什么时候可以做的待办事项， 我有时候也会放到日历里，时间设置为“全天”，就可以显示在最上方。
4）每天下班前后我会把当天的事项再做整理和补充。比如删掉临时取消的预约，原先的空白部分记录上当时实际做的事；比如预计一个小时的会议实际花了俩小时，就把时间改成俩小时。诸如此类。这时候，日历又变成了一个时间记录表，方便日后回溯（做日报、周报甚至月报的时候会很有用）。（不过不一定每天都能坚持，有时候漏了就漏了吧）
5）每天早晚各查看一次当天和第二天的日程，万一有不确定的地方提前沟通。
2
合理的目标设定和跟进
A
SMART原则的目标设置
1）SMART 是 specific，measurable, attainable, realistic, time-bound 的缩写。意思就是一个有效的目标设置，需要具备这些性质：具体、可衡量、合理可达成，时间有限。最好还要加上可操作。
2）很简单的例子，比如“我要减肥”就是一个无法达成的目标，但是如果改成“我要在4月30号之前减重2kg”，就具备了可衡量、时间有限的特点；如果改成“我要在4月30号前通过运动方式（包括跑步和HIIT）减重2kg”就具备了一定程度的可操作性和合理性。
3）我自己实际生活的例子（不一定达成哈，反正取法乎上得其中嘛，有朝目标前进了就很值得开心）：本月练习瑜伽8小时；本周完成一篇公众号文章；本月储蓄400dollars ……
B
了解自己的“尖峰时刻”
了解自己什么时候效率最高，注意力最集中，然后把最重要的任务安排在这个时间段，有助于任务的完成。不过对我这种注意力起伏不定的人来说，我更习惯的策略是控制一些其他变量，延长我注意力集中时间。比如高蛋白/低GI饮食，防止午饭后犯困。
这条策略的使用要格外注意，毕竟“等到我状态好一点再做事”也会是一个常见的拖延借口。
C
设置进度追踪的时间节点
比如月目标练习瑜伽8小时，拆分到每周就是一周练习2小时，刚好每周末复盘时就可以评估完成进度。
D
为计划和复盘专门留出时间
磨刀不误砍柴工，这话说着容易做起来难，尤其是一堆事情出现，一团乱麻的时候。我平常焦虑严重的时候就会用整理文件、做计划的方式来让自己平静下来。
有效是有效，就是焦虑时候总会做出一些不切实际的判断，导致计划总是执行不下去。最好的办法还是保持固定的频率、固定时间做计划和复盘，有助于加深自我了解。
E
提前一天做好第二天的计划；周末做好下一周的计划
相当于提前清空了任务项，这样第二天醒来的时候头脑是清晰的，工作学习都更有动力。
3
合理的优先级排定
A
区分紧急和非紧急，重要和不重要，合适与不合适
1）每一次出现任务的时候，花个10秒判断。思考这3个问题：这件事紧急吗？这件事重要吗？我是最适合做这件事的人吗？
2）对于重要且紧急的事，放下手中其他任务马上去做；对于重要但不紧急的事，放进日程表里或者待办清单里，排时间做；
3）对于紧急但不重要的事，考虑有没有更适合的人可以交付；对于不重要也不紧急的事。。。都不重要不紧急了还有必要做吗？
B
2分钟法则
如果一项任务，只需要很短的时间（2分钟以内）就能做完，那就什么都不用考虑，马上去做！这一条策略治好了我多年不治的琐事无能：把衣服放洗衣机，刷碗，擦桌子，很多家务活，也就起个身走两步的事，不要拖着占据大脑内存。拖延下去只会让自己脑子更雾，焦虑更重。
C
确定要做的事
趁热打铁立刻去做。
4
专注力和中断处理
A
番茄工作法
这个我用的极少，可能不太符合我一开始做一件事就容易hyperfocus的大脑结构吧。对我来说比较困难的点在于启动和重启。
番茄工作法简单说起来就是25分钟工作+5分钟休息的循环，4个循环（一共2小时）后给自己一个15-20分钟的休息时间，再开始下一个循环。具体有需要的朋友可以自行了解，手机里也有很多相关的软件可供选择。
B
闹钟和计时器
比如在烘培，或者洗衣服的时候。一般我会根据需要定个计时器，提醒我什么时候要去看一眼蛋糕的情况，或者什么时候衣服洗好了。这样我的大脑就可以空出这段时间去投入其他事情，不用担心会顾此失彼了。
C
To-do list（待办事项清单）
不要把大脑当作硬盘记动东西。需要注意，这是一个“to-do”清单，清单里列的每一项都应该只包含一个动作。它可以是一个大项目的动作拆分，也可以是独立的任务。
我一般会随身携带一个可撕的笔记本，以及电脑常开笔记软件（现在用的是NotePlan3）如果脑子里跳出来什么想法或者要做的事，或者有人找我做什么事，就先记到笔记里，等完成手头事情之后再回头处理这些。
5
避免拖延和保持动力
A
宽容自己曾经的拖延，然后move on
过去的时间已经过去了，懊悔也追不回来，想想现在可以如何提高或者补救更实际一点。不用责备自己，那个曾经不够好的自己，也已经尽了当时能尽的最大努力。
B
断舍离/极简，或者做好收纳整理
有序的文件、物品摆放可以节省不少时间。建立一个归档和整理体系，以及定期清理不需要的文件，当别人在着急忙慌地找东西时，你可以悠闲地喝口茶告诉ta：这个文件我也有备份，需要的话现在就可以发给你。岂不凡尔赛？
其实非必要情况下，都不建议大家保留过多纸质的资料，会让桌面乱糟糟，而且真的需要什么东西又会找不到。用完就扔是最好的办法。如果你担心以后还会用到的话，拍个照存在手机或者云盘里，都是不错的办法。
C
即时反馈和奖励
让自己吃到甜头，跑出一个正向循环。我刚开始运动的时候，会给自己设置“跳一跳就能够到”的目标以及附带一个支付得起、也足够喜欢的奖励，比如累计跑20公里奖励自己一双很喜欢的跑鞋，累计瑜伽多少时长奖励一个很喜欢运动bra，之类。
D
练习正向的心理暗示
把那些“我得做”/“我应该做”/“我不得不做”的自我对话改成“我选择做”/“我想要做”/“我可以做”。这样可以让你对所要完成的事情更有掌控感，更乐意开启这项任务。
E
先“吃掉那只青蛙”
先啃最难啃，或者最让你不舒服的任务。不是先做最重要的，而是先做那件最让你想逃避、最容易犯恶心、最让你烦躁的任务。哪怕只是去啃一点点。
比如给自己个心理暗示：今天这件事只做5分钟/10分钟， 再转移做其他事情，带来的成就感和轻松感都能让你把其他相对舒服一点的工作完成得很好。
6
透明化你的工作
工作的透明化反而可以增加你的存在感，避免变成职场透明人。保持一定的沟通频率有时候也是时间管理不可或缺的一部分。
A
主动汇报
大部分职场情况下，应该都有写日报或者周报的要求吧？这其实就是同事、管理层希望了解你在做什么以及做了些什么。一个建议是，不要被动、流水账式的写日报周报，也不要只汇报你已经完成了什么。
主动汇报你手头在做的所有任务的进展，以及预期还需要的时间和工作量。这样做有助于领导理解什么是合理的工作分配，就相对会不那么轻易地往你头上堆一堆事。
B
具体项目
如果负责一个具体的项目，比较好的汇报方式是：最快速度出一个初步方案，之后进行小步迭代。这样就可以不用等整个项目完成就有内容可以汇报了。如果有什么意外，你也不需要一个人扛着压力，更容易调动整个团队帮助你。
C
提前沟通
如果跟客户/同事/领导约定好了一个时间做某件事，最好提前一天或者12小时，再或者提前1小时沟通确认一遍，确保对方也预留出了这部分时间。就算对方再不靠谱，你的临期确认也能提醒到对方准时赴约，或者对方有变动时你也可以及时获知，有机会做相应调整了。
写在最后
one
用这些策略和工具打造适合自己的时间管理系统
以上所提到的任何一条策略都不一定适用于所有人所有时期，仅是做一个收集整理，希望或多或少能给到大家一点帮助。最重要的仍旧是多尝试，选取、调整出适合自己的策略，在不断练习中创建一个符合自己生活习惯、个性的时间管理系统。
two
关于“改变“这件事的一点小建议
每次只求在原来的生活习惯上做一点改变，不要贪多，不要求快。任何改变本身都意味着压力，都会对身体和大脑构成挑战。给它们一点调整适应的时间。在习惯改变这件事上，欲速则不达。
End
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