3张图理顺会议活动组织工作

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筹划组织会议活动涉及很多方面，笔者通过实践总结认为，要组织好一场会议活动，可综合运用三种思维方法。

要素分析法

从要素出发梳理筹备工作，有利于在准备阶段“拆解”一场会议活动，从而由点及面地展开工作。基本思路是从要素去发散，以任务为线索，对细节作完善。不同的内容涉及不同要素，从共性来看，一般会有“人、材、物”几个方面，即参会的人、会议材料和会议所需物品、场地等。在图①中，笔者对于如何进行要素分析作了初步展示。

图①

首先应该将会议活动中涉及的要素列出并逐步细分。以“人”这一要素为例，主要包括参会领导（包括重要的特邀嘉宾等）、参会代表和筹备服务人员三大类。要明确谁来开会、来多少人、任务分别是什么、完成上述任务需要具备什么条件。例如，参会领导的任务是到会、主持会议或发表讲话、与参会代表合影。那么，我们一要通知参会领导会议时间地点等事项，准备好请柬、车证等必备物品，确保参会领导按时到会；二要起草报批主持词、讲话稿等会议材料，确保顺利开会；三要根据参会领导情况进行席次和合影次序安排等，确保圆满完成。

从整个会议筹备角度看，要素分析是基础，是一种网络状、多中心的分析方法，“人、材、物”等各种要素梳理过程中会有交叉和联系，有利于各要素互相查遗补缺，比较适用于筹备时间充足、较为复杂的大型会议活动。

在“人、材、物”等各要素中，要特别关注小众群体。大型会议活动，特别是全国性会议活动，往往涉及很多参会人员，分别具有不同特点和任务，需要我们予以关注。如，有具体任务的参会代表联系方式是否畅通，是否需要特别提醒。此外，在当前疫情防控常态化背景下，还应该关注疫情防控工作方案的制订，是否有与会人员来自中高风险地区等。

内容分析法

内容分析法是从呈现会议精神和主题这一目的出发进行梳理，是一种单中心的分析法。基本思路是确定会议活动主题、确定会议活动环节，进而分析每一环节的要素和注意事项，如图②。

图②

以常见的总结表彰会为例，当我们明确会议主题是对某项工作或某一时期的工作进行总结表彰，就要围绕这一主题谋划会议内容和环节，包括报名报到、颁奖仪式、典型发言、新闻报道等，进而分析会期几天、规模多大、谁来参加。大的框架和主要环节确定以后，再回到“要素分析法”中提到的思路，逐一分析这些环节涉及哪些“人、材、物”要素。如颁奖仪式涉及人的要素有颁奖（领导）嘉宾、领奖代表、引导和服务人员等。材料方面，颁奖环节涉及主持词、领奖代表简介、颁奖次序图等材料。物的方面，涉及会场、主席台、奖品等。

此方法要求所有“人、材、物”的设置都服务于会议内容和主题，对会议内容不断地进行思考，直到每一个环节所需的“人、材、物”齐备为止。

时间分析法

时间分析法是一种平推式的分析方法，比较适用于筹备时间较短、任务紧急的情况，或者用于会议活动即将开始时查遗补缺。简单来说，就是根据既定的会期，倒排工期，安排和检查工作任务。

以召开一个专题研讨会为例，在距离会议正式召开2至3天的时候，采用时间分析法安排筹备工作。如图③所示，首先分析每一天必须要完成的任务，列出任务清单和责任人，由任务铺开分析所需“人、材、物”，每天“销项”，推进工作。时间分析法其实是在每一个时间周期都进行内容分析和要素分析。

图③

要特别注意，会议活动中任一要素的改变，都可能导致整个会议活动安排的调整。如，与会领导的调整可能会带来主席台席次、颁奖对位、主持词、讲话及发言、车证请柬补发等一系列工作调整，需要各个点位的工作人员知悉。这就需要设置信息中枢，任一要素调整，都要通过信息中枢第一时间向各个点位发出通知。同时，要重新检查时间轴上各个点位的安排，确保不出纰漏。

（作者单位：全国总工会权益保障部）

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来源：《秘书工作》2021年第7期

作者：王嘉昊

统筹：张烈烈

编审：代芹涟

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▌2021年9月2日