高校会议报名管理难难难？中大会议管理平台来支招→
没有什么问题是开会解决不了的，
如果有，那就再开一个！
”整个时代似乎都在
以智启慧 提质增效
而以“智”提会议之效
究竟可以多方便快捷？
中山大学会议管理平台
来告诉你
请往下看！
(信息脱敏处理）
无纸化
信息化
数据化
以信息化为支撑
支持动态表单创建使用
深度融入统一门户待办日程的集成服务能力
搭建专注于高校会议场景的信息化管理系统
使会务信息的触达和传播更精准迅速
并在过程中逐步形成
数据监测统计分析完整链条
从而更科学便捷地管理会议
提高会议质量 增强会议效果
解决原有繁琐会议的手工操作问题
节约大量时间和精力成本
解除高校会务老师“会议缠身”的束缚
不再终日奔波忙碌于“文山会海”
而是少开会、开有用的“高效会”
真正做到真减负、减真负
01
满足高校会议全过程精细化管理需要
平台提供丰富的会议功能模块
PC端和移动端实时同步
将人、事、物有效连接
随时随地通力合作
告别低效与繁杂
轻松实现会前-会中-会后的
会务全生命周期管理
(信息脱敏处理）
02
满足高校会议报名&签到服务需求
一提到会议报名签到
高校会务老师的表情亮了
有这样的
有这样的
还有……这样滴
“报名信息处理难”
“ 报名流程复杂繁琐”
“报名对象范围广，统筹难”
“参会人员不确定，管理难”
……
现在有“会议管理平台”之后
使用为校内会议发布专属研发的
4种报名方式和2种扫码签到服务
一切都会变得很简单！
①
场景
全校型会议—单位回执类报名方式
会议发起老师在发布会议公示会议信息的同时
选择设置《报名方式：单位回执》和
《参会范围：选择具体参会人员名单》
↓
由参会者自行确认是否参会
（或）
由部门指定老师负责统一确认
↓
会议发起老师只需等待最终报名结果即可
省去了反复修改确认信息的烦恼
此外
部门会务管理老师还可通过
微信分享报名页面给参会老师进行手机填报
提高了报名确认效率
单位回执类报名PC端操作指南
②
场景
跨部门会议—单位指派类报名方式
会议发起老师在发布会议时公示会议信息的同时
选择设置《报名方式：单位指派》和
《参会范围：选择参会部门-表单》
↓
由部门会务管理老师进行部门内人员报名
（或）
通过微信分享报名链接给需要参会老师进行填报
↓
会议发起老师只需等待最终报名结果即可
省去了实时跟进沟通核实的负担
向下滑动查看更多
图片来源：中山大学信息技术服务帮助台
③
场景
开放型会议—个人报名或无需报名方式
会议发起老师发布报名会议后
↓
参会范围内的老师可在统一门户或会议平台
主页进行报名信息填报
↓
最终由会议发起老师进行统一审核/管理
与此同时
系统还支持将本次电子签到名单
自动回填到参会人员名单中
减轻了会议发起老师的工作压力
完成报名之后
参会老师可通过
现场电子班牌和手机端扫码签到
此外
该签到服务中台还能支持补签、签到统计
不仅实现全流程电子化 提高整个签到环节的体验感
还能与各会务管理环节联动形成完整的业务环节链条
该平台自2020年12月完成试运行
并上线使用以来 成效显著
期间支持校级和部门级会议/培训场次222个
报名参会人次6692次数
现场签到人次15405次数
见微知著 方得成果
从最常见的校内会议管理入手
用务实的“微”举措撬动学校“优”治理
看似切口最小的细微处
实则能够营造更为高效有序的工作氛围
扎实推进校园文化制度建设
对优化高校内部治理体系和
提升治理能力现代化起到积极的促进作用
如果一定要开会，
那就开一个极简高效的会！
”FOCUS ON US
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