22-客户身份资料与交易记录保存

　　一、基本要求

　　身份资料与交易记录如何才能履行到位？《中华人民共和国反洗钱法》《金融机构客户身份识别和客户身份资料及交易记录保存管理办法》做了原则性规定。

　　⒈保存目的

　　如果保存有完整的信息资料和交易记录，对侦查工作会有很大帮助。

　　⒉保存原则

　　《金融机构客户身份识别和客户身份资料及交易记录保存管理办法》明确规定，“金融机构应当按照安全、准确、完整、保密的原则，妥善保存客户身份资料和交易记录”。保存的原则是安全、准确、完整、保密。

　　①安全原则。采取管理措施和技术措施，防止资料缺失、损毁。防止泄露。

　　②准确原则。确保重现每项交易，提供识别客户身份的信息、监测分析交易情况的信息、调查可疑交易活动的信息、查处洗钱案件的信息。

　　③完整原则。规定期限内，妥善保存客户身份资料，以及交易的数据、信息、业务凭证、账薄等。

　　④保密原则。如下信息需要保密：依法履行反洗钱职责或义务获得的客户身份资料和交易信息；报告可疑交易、配合中国人民银行调查可疑交易活动等有关反洗钱工作信息。

　　⒊保存内容

　　保存的内容分为两部分：一是客户身份资料，如名称、住所、经营范围、组织机构代码、税务登记证号码等；二是交易记录，如交易数据信息、业务凭证、账薄、合同、单据、业务函件、其他资料等。

　　⒋保存期限

　　①一般情况客户的客户身份资料自业务关系结束当年、一次性交易记账当年计起至少保存5年；交易记录自交易记录记账当年计起，至少保存5年。

　　②涉及正在被反洗钱调查的可疑交易活动的客户身份资料和交易记录，5年的最低保存期届满时调查仍未结束时，应当保存至反洗钱调查工作结束。

　　③同一介质上不同保存期限的客户身份资料和交易记录，应当按最长期限保存。

　　④同一客户不同介质保存的（如复印、扫描、照相等），至少有一种符合保存期限要求。

　　⑤法律、行政法规和其他规章对客户身份资料和交易记录有更长保存期限要求的，遵守其规定。

　　⑥如果金融机构破产/解散，客户身份资料和交易记录应该移交监管部门指定的机构保存。

　　二、具体措施

　　⒈保存方式

　　①安全的信息数据备份制度

　　备份方式应当是多介质备份＋异地备份，做到数据安全、准确、完整。同时要有应急处理机制，并定期修订和演练。多介质备份包括纸质保存介质、电子保存介质、磁带保存介质、不可更改的介质等。账户管理、客户信息、报表管理、交易信息等应当用不可更改的介质保存。第二代身份证阅读仪合成的电子影像可以作为身份信息保存。电子介质保存的信息应当具备完整性、真实性、安全性、从严性。

　　②保存目标

　　为提升反洗钱工作的有效性、充分发挥科技对提升反洗钱工作的效率，建议实现以下保存目标：以客户为中心保存，通过系统实现客户开户资料交易记录共享；尽可能通过电子介质保存；至少确保一种介质上的资料信息内容完整。

　　③数据分享的范围和权限

　　由于多种介质保存资料，可能存在两种介质上的信息资料都不完整，这将导致相关数据提取效率低下、导致信息缺失等履职不到位的情况。

　　总部和分支机构、营业网点要划分数据分享的范围和权限，在划分时充分考虑介质保存完整性、可行性、效率和保密因素。

　　如果委托代理金融机构的，须在协议中明确“客户身份资料保存”的职责。如果代理机构未能有效获取或保存客户资料，金融机构承担责任。

　　⒉保存环境

　　纸质资料要注意保持温度、湿度，做到防霉、防蛀、防火。光盘、硬盘等电子类介质要注意防磁、防潮。

　　⒊调阅管理

　　调阅须按规定办理登记手续，并妥善保管，不得遗失、转借、涂改、圈划、损坏、擅自翻印。

　　借阅者要按期归还。过期不还的须声明理由，并办理续借手续。

　　档案管理人员对过期不还的，要及时催还，当面验清及时放回原处。

　　监管部门/上级部门进行反洗钱检查时，调阅档案应按照《反洗钱资料、文件保密和借阅管理方面的规定》，严格掌握调阅范围，履行调阅手续。

　　反洗钱档案的管理既要满足各项工作对档案的利用需求，也要保持资料的完整、安全。要在保证知密范围最小化的前提下，领取、流转、反馈。

　　⒋档案资料的销毁

　　超过保管期限的反洗钱档案，要定期鉴定、销毁。处理流程：根据档案保管期限规定，初步鉴定，确定存毁。

　　档案销毁必须经主管领导审批。销毁时，由两人负责现场监销并在销毁清册上签字，销毁登记表应当归档保存。不得出售、变卖或随意处理应销毁的档案资料。（摘自《证券期货业反洗钱培训》材料）

（本文封面照片为杭州龙井村，取自童友芳朋友圈，特别感谢）