开发信万能回复7大SOP，外贸人必备！

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在邮件营销中，让外贸业务员感到最为苦恼的就是客户不回复，发了半天的邮件几乎全被退回，是附件有问题？还是网址、关键词错误？

其实，减少邮件退信率是有技巧的，主要包括提高用户邮件地址资料的准确性，对邮件列表进行有效管理，以及提升邮件内容的吸引性与专业度。

本文将包括以下几个部分：

▷ 有效管理邮件列表地址

▷ 提高邮件标题吸引力

▷ 增加细分和个性化内容

▷ 简洁专业的邮件内容

▷ 真诚直接的产品介绍

▷ 精彩有效的故事讲述

▷ 严谨的语言措辞

No.1

有效管理邮件列表地址

谷歌，zoho和雅虎都有这样一种程序：将系统认定的垃圾邮件发送到特殊文件夹，因此他们永远无法被客户看到。

可是，筛选垃圾邮件的过程并非是百分之百严谨的。数据显示，依然有一定量的正规邮件被错误认定为垃圾邮件。如何解决呢？

确保您的电子邮件不会消失在垃圾邮件中的有效方法之一是有效管理自己的邮件列表地址，清除无效用户名或域名格式的邮件。养成良好习惯，保持列表信息准确。

另一方面，如果是发给客户的第一封邮件，最好在结尾处列出如何加白名单的说明，这样下一次您的邮件就一定不会被直接送进客户的垃圾邮箱中了。

小贴士：

防止被当做垃圾邮件的小技巧：

● 主题行切勿全部使用大写。

● 注意使用正确的拼写和语法。

● 不要过度使用感叹号。

● 避免使用缩写的URL链接。

No.2

提高邮件标题吸引力

邮件标题要突出客户求购的产品名称，并且具备高可信度的价值和内容，一个清晰有力的邮件标题，会大大增进客户打开邮件的可能性。

小贴士：

根据B2B邮件营销指南，好的电子邮件主题应该是：

● 写得清晰且具有说服力。

● 如果可能的话，最好能言简意赅。

● 正文第一行，请不要超过80个字符。因为电子邮件的第一行经常会显示为预览。

● 针对你的客户群体对主题行进行个性化设置。

比如 Think With Google 公司就使用了一个很有效的主题行：
“how to drive growth by delivering the assistance expect”

这就简明扼要的告诉客户这封电子邮件的主要内容是什么。

No.3

增加细分和个性化内容

我想大多数人都曾收到过这样的促销邮件：比如说购买某商品或服务可以享有五折优惠，但仔细一看却发现只适用于新客户。当公司不对其电子邮件进行细分和个性化时，就会发生这种情况。

电子邮件营销提供商Mailchimp曾做过一项调查，称细分邮件的回复率提高近15%，打开率提高100%，删除率也降低接近10%。细分电子邮件的方法还有很多，不妨稍微花点时间，让邮件获得更高的打开率，促进交易达成。

小贴士：

所谓的“个性化”，并不仅仅是在邮件开头打招呼时简单加上客户的名字。而是一开始就可以根据不同的因素对客户进行分类或标记。比如：

● 根据不同国家，客户级别或者工作职位分类。

● 根据调查或前期互动，了解客户不同爱好分类。

● 根据客户参与或了解你方公司产品的方式分类。

● 根据是否曾经有过合作或者发过样品等分类。

根据客户的性别使用称呼：

● 男性用Mr，多位男性用Messrs，就是Misters的意思，不要跟名字，跟姓就行，例如：Messrs. Smith, Wyatt, and Fury

● 女性用Miss，多位女性用Mesdames、Mmesor Mses同样不要跟名字，例如：Mses. Farb, Lionel, and Gray

● 男女一起的话弄清楚称呼就行，例如：Dr. and Mrs. Harold Wright、Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright、Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn

No.4

简洁专业的邮件内容

开场白简洁带过，证明你是专业而老练的外贸人，可以迅速拉近与客户的距离。不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的，过多的寒喧实在是多余。建议一般情况下最好不用过多强调，客户在那里发布过求购信息，客户自己知道，多说多余。

同时，不可长篇大论的介绍，或者用过多篇幅来夸自己。毕竟我们的第一封邮件就是本着寻求合作而去的，相关深入的交流还需要进一步进行，在开始的时候就不吝惜大量辞藻来渲染自己的优点和优势。比起冗余的介绍，在邮件中给客户一种很自信、很专业的印象，才是关键。

另一方面，除了商业或技术层面的内容展现，也要记住，让邮件得具备足够的可读性和吸引力。

小贴士：

引起客户兴趣的小技巧：

● 使用一些放大的字体，排版易于浏览。

● 除非你的客户很喜欢，否则千万别用一些晦涩难懂的术语，越地道越好。

● 分享公司最近新产品的文章及优惠信息。

● 分享一些与业务相关的小视频。

● 分享近期收到的其他客户对于产品的积极评论等。

No.5

真诚直接的产品介绍

简洁开头后，进入正文，即报价，因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已。立即进入报价，证明你是专业、有诚意、实实在在想做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是注重效率的欧美客户更是如此。

有人说，客户询盘中规格说的不全，无法报价，事实上，没有哪个客户会在询盘中一次就把要求说完的，你可估摸着试探性报，报错了没关系，这只是证明你是专业的、多年做该行的。

如所报的规格与客户所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求的。

No.6

精彩有效的故事讲述

讲故事不仅仅能吸引客户，它更能激起对方对贵公司的兴趣，并激励他们回复邮件，因为他们想要知道更多的“后续”。

一位名为Jack的销售曾经用简短的故事构建信息，跟客户来回发了5封邮件，最终打动了客户，成功拿下了30万美金的订单。

给客户讲故事的过程中需要让对方了解更多关于您公司和产品的信息，而不是你本人。尝试在邮件中加入一到两句话的微型故事，以便让客户更好的记住你。

小贴士：

故事与提问结合，也可以加强与客户的互动感，以下举一个小例子：

“As a B2B marketer, I am sure you understand that higher cost per acquisition will cripple your company’s revenue.

We have helped many companies like x, y, and z to reduce their CAC by 50% with our analytics solution.

Is this a priority issue that you want to resolve?”

这样就通过一个简单的故事与问题，帮助你展示了自身的实力，并与你的潜在客户开始了对话。

No.7

严谨的语言措辞

在邮件的表达上要注意措辞，禁止出现一些语法表达上的低级错误，会让客户觉得你这个人很不专业。在构建整个邮件内容的时候，要注意说话的语气，让客户感觉到我们对他的尊重和重视，也为了他们做了很多提前的努力工作，从而赢得客户的好感。

以上这些提高邮件回复率的方法我们可以借鉴一下，但也不要生搬硬套，毕竟有些时候要视具体情况而作出灵活调整，努力提升客户对邮件的回复率。

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