事无巨细！律所行政小姐姐的“真实”一天 | 京师文化
规模化，在成为律所新的发展趋势的同时，也对律所的组织协调能力提出了极大考验。如何在推进规模化发展的同时，保证向律师提供周到体贴的服务？
京师给出了一个答案——打造一支“海底捞”式的行政服务团队。
此文特通过一位行政小姐姐独白式的工作记录，以第一视角展现其一天的工作流程。这普通的一天，也正是京师上海国际总部50人行政团队每一天的工作缩影。
六月的风携来了盛夏独有的闷热感，八点未到，略有些炙热的阳光已穿透京师上海国际总部的落地窗，在地上散落一片明媚。而窗外，被阳光映照着更显鲜艳的“京师律师”四个大字旁，仍如往常一样，人头攒动、车流不息，昭示着新一天的开始。
我叫李志娟，英语专业毕业，一心想从事法律英语相关工作，国际化发展的京师成了我的最佳选择。现在，我已是京师上海国际总部一名普普通通的行政人员。
在这里，除了工作，还常常让人品到一丝生活的甜味。
8:01
AM
昨天大家精心组织的那场律师生日会上，律师与行政人员联动“嗨皮”，可还有一些收尾工作需要处理，我特意提前赶到律所。
作为律所的“门面担当”，形象当然是第一位的啦~
离上班还有半小时的时间，我得赶紧补个妆，眉毛、口红……再理一理衣服，OK~这样元气满满的我才能给律师和访客留下完美“初印象”。
8:10
AM
来猜一猜我上班做的第一件事会是什么呢？
没错，就是开电视。不要小瞧这个不起眼的环节，宣传片的播放可是律所每日宣传的第一个通道，前台的电视，服务台旁的屏幕，一个也不能漏。
整理完昨天未及时归位的桌椅，看着律所又恢复了原有的井然有序，我的心里又增添了一分对新一天的期待。行政团队的小伙伴们也已经陆续就位，准备开始一天的工作。
9:07
AM
“陈律师您好，请问有什么可以帮您？”
这位陈红振律师转入所内已有一段时间，但由于经常出差办案，对律所环境、办事流程还不是十分熟悉，像这样的新入职律师和待转入律师还有很多，帮助每一位律师快速融入京师大家庭，是我们行政团队的“主场”。
作为新律师与人资小伙伴之间的“传声筒”，我要第一时间打电话通知人资部门的同事前来接待陈律师。
她叫杨云菲，是一名人资专员。
嘘，悄悄告诉你，我们这位行政小姐姐可是京师的“导航仪”哦~ 外至京师的设计格局，内入京师的律所文化，她都能一一详尽介绍，定能带领各位律师“饱览”京师上海。
9:53
AM
耳听为虚，眼见为实。在向律师详细介绍了京师的格局与文化之后，杨云菲带领其开启了一轮细致的“实地参观”模式。
需要印制新名片怎么办？
需要盖章该去找谁？
需要预定会议室怎么办？
OA系统该找谁？
初来京师，律师们有不少想了解的问题。但这些问题可难不倒我们这位美丽又聪慧的小姐姐，文品部、盖章部、会务部门、风控部、财务部等多部门的精细分工与相互联结，能立刻为律师处理相应的问题。
10:20
AM
小伙伴正忙着带领律师参观律所，而我又回到岗位上接待每一位到访人员。
一分钟以前，刘建忠律师的一位客户刚刚到达律所前台大厅，引导他前往我们的圆桌洽谈区落座等待之后，我还要及时通知刘律师，编辑完手中这条微信，确认来访信息已经送达律师，才算是完成接待访客的第一步。
我们周到的服务还体现在每一个细微之处。
对于每一位访客，我们都会第一时间送上茶水，在圆形洽谈区旁，还有单独的茶室可供选择。“三分茶叶七分泡”， 古朴典雅的茶具配上我们精心冲泡的茶水，会让每一位律师在与客户交谈的同时品味茶韵所在，不失乐趣。
11:15
AM
陈律师已经在人资同事的带领下认真了解一番律所的文化，以及相关的办事流程，对我们行政人员的精细分工也有了基本的了解。
在他离开之前，我还有一份“京师大礼包”要送给他。
这是京师为每一位新入职的律师精心准备的一套办公用品，从笔记本到文件夹、档案袋，还有一个专属于“京师人”的印记——一枚京师的所徽，一应俱全，能够让律师在初入京师之时便感受到藏于点滴之处的关怀。
1:05
PM
一点刚过，趁着一个半小时的午休时间小憩了片刻之后，我又要忙着开始准备下午的工作啦~
下午两点，在五楼大会议室会有一场面向所内外律师的讲座举行，在影视部与网络部的小伙伴忙着测试直播、音响等设备的同时，我需要提前完成会场的布置工作。
从几十人到百余人，一场场大大小小、不同规模的活动，都需要重新排列桌椅，再将纸笔一一摆放到位。虽然这些工作常常被人忽视，但通过每一次的用心布置，为与会嘉宾们带来最舒适的聆听体验，能让我渐渐感受到付出的意义。
2:54
PM
忘了告诉大家，落地上海这个国际化都市，定位为国际总部，京师上海常常会引得一些外国的客户慕名而来，比如我眼前这位来自俄罗斯的访客。不要以为国籍不同就能给我带来工作上的阻碍，引导外国来宾的任务完全难不倒英语专业出身的我。
3:30
PM
京师上海的执业律师已正式突破百人，替所内律师收发快递、邮件成了我每日工作的一大内容。本来以为收发快递是个不太具有技术含量的工作，直到我看见了那份多达31页的京师上海快递管理工作手册。
为了向律师提供更完善的服务，让律师能够及时领取自己的快递与信件，我们设了一个专门的快递室——C019，为其免费代领、寄存快递。
当快递派送至律所后，我需要核对收件人信息，查询律所通讯录，对本所人员或寄件地址为京师上海的快递进行签收，再将它们第一时间一一记录在快递领取登记表中。为了让律师及时处理手中的案件，在收到邮件之后，我还需要立即对普通件与法院件进行区分与标注。
在接收快递的过程中，我发现将日期、签收人、快递状态、收件人、收件人手机号码、快递单号、快递公司等包裹信息清晰记录在册，的确大大缩减了律师领取快递时的查询时间。
除了重视收发快件，通知收件人领取快递也是一件“细致活儿”。我们专设了快递室专用微信，以专用微信号代替私人微信通知，在细节之处上也紧跟京师的“专业化”。如果收件人未回复确认代领信息，我将在三小时后再次通知，确保信息能够及时传达至律所内的每一位收件人。
每周五17：00之前，我要将纸质版登记表交接原件给档案室，留存时间一年。除了纸质版登记表，我还会在每天下班之前进行电子存档，同时将当日快件通知记录截图保存至当日留痕文件夹内，截图照片标注日期、经手人、收件人姓名，抄送档案室，以防快递丢失，确保律所快递的收发工作及时、准确、高效。
6:05
PM
一天的时间在忙碌的工作中悄然流逝，转眼就到了下班的时间。
离开工位的我可不是准备下班，而是总结一下我这一天下来的工作内容。每天下午六点之后，行政团队都会组织一次例会，对各自当日的工作进行总结与反思，并提前布置好第二天的工作内容，几个月的时间，我的小本本上已经记下了满满的计划与总结内容。
前台的灯一盏一盏的熄灭，为我今天的工作正式画上了一个句点。
换下工装，看着路边的闪烁霓虹和那夜晚在城市一角安静下来的京师律师大厦，我在疲惫之外又感到一丝期待。
明天，又是新的一天。
编辑：乐心怡
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