财务与会计系列文章（三）| 财务运营系统：以电子档案系统为例
本文节选于《财务与会计》2018年第九期
2015年12月，财政部、国家档案局发布最新的《会计档案管理办法》，其中明确了企业不仅可以通过计算机等电子设备形成、传输和存储会计档案，而且可以利用计算机、网络通信等现代信息技术手段管理会计档案。这一重大修订，对于全球化企业来说，意义重大。
图1 《会计档案管理办法》节选
A企业的会计档案遍布世界各个角落，在对会计档案进行管理的过程中，也曾面临着一系列问题。首先，A企业每年产生会计档案超200万份，统一邮寄至财务共享服务中心所在地进行归档和保管，邮寄费用高昂；其次，在过去的一段时间内，会计档案依靠台账进行管理，外部检查单位、内部员工调阅凭证时，工作量巨大；第三，会计档案数量多，占地面积大，凭证的打印、匹配等管理成本节节攀高；最后，纸质档案保管可能会面临丢失毁损风险，同时人工记录的台账准确性和及时性也不尽人意，给档案管理工作带来了更大的困扰。
为了进一步提升档案管理水平，A企业倡导绿色环保的管理理念，在原始凭证的生成及存储形式、档案管理流程、制度规范、电子档案系统等方面全面实践。
1．通过管理创新减少原始凭证。2009年，A企业建立了商旅服务中心，为几万名员工提供预订机票和酒店全流程服务，员工商旅出行不用再面对繁杂的手续和繁琐的票据整理。2011年，A企业与银行合作，为员工定制企业版的公务卡。员工因公费用垫支可以使用公务卡，消费数据直连企业网上报账系统。报销时，员工勾选因公消费明细即可生成电子报销单，方便员工，且费用数据真实。海外子公司的会计档案，总部统一管理电子档案，原始凭证在当地保管。
2．档案流转规范化。A企业的档案管理规范采用三统一的原则（即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一），档案管理规范主要包括员工提单规范、影像扫描规范、档案整理规范和档案借阅规范等。
（1）员工提单规范：员工在网上报账系统提单后，打印带有票据条形码的单据封面，粘贴纸质发票、装订并投递到票据箱，票据条形码可以对票据物理位置进行实时跟踪。规范原始票据的提交，是电子会计档案管理的第一步。
（2）影像扫描规范：票据员扫描条形码接收票据，扫描纸质票据，完成影像上传，为财务审核及后续审计等档案调阅工作提供影像支持，是会计档案无纸化的关键环节。
（3）档案整理规范：网上报账系统与会计核算系统连接，自动完成账务处理，生成会计凭证。电子档案系统可将会计凭证与票据影像进行匹配，形成一份完整的电子凭证，系统按照凭证号进行排序，并根据凭证份数，实现电子档案的自动分册，人工完成纸质档案的分册与入柜保管，纸质档案的入柜信息均被记录在系统中。
（4）档案借阅规范：申请人在电子档案系统提交借阅申请，经业务领导和财务领导审批后，由档案中心负责调阅影像。
除以上规范外，A企业制定了档案交接规范、会计档案存放规范、会计档案销毁规范等，共同构成了档案管理规范。
3．电子流与实物流无缝对接。在档案管理流程中，A企业基于安全性、实用性和开放性原则，将会计核算产生各类档案的实物转化为电子影像，实现了档案电子流和实物流的分离。
4．岗位分工精细化。A企业根据档案流程，对档案中心进行了专业化分工。扫描岗负责接收、核对实物单据，并完成票据影像扫描上传；归档岗负责将待归档的单据，在电子档案系统和实物档案中进行归档处理；档案岗负责档案装订与上架；调阅岗根据内外部单位档案调阅的需要进行会计档案的调阅与跟踪。
在全球财务共享服务平台的建设过程中，A企业为其国内外子公司的核算、档案管理搭建了统一的信息系统平台，财务所有的信息均通过信息系统来采集和传递，实现了数据一点录入，信息全程共享。网上报账环节的影像管理系统与档案管理环节的电子档案系统共同构成了A企业的档案管理系统体系。
影像管理系统解决了票据实物流转、原始凭证调阅、离岸处理、业务处理分工和效率的问题，为全球档案共享服务的实施提供了强有力的支撑。通过影像管理系统的实施，原始票据可直接在各地进行扫描，电子影像文件上传至影像管理系统，在国内的共享服务中心可随时调阅影像文件。电子档案系统与影像管理系统、网上报账系统、会计核算系统接口，将企业自制的电子文件同内、外部原始凭证的影像文件进行匹配，形成完整的电子档案数据。电子档案系统的功能框架如图2所示。
图2 电子档案系统功能架构
A企业电子档案管理系统的实施便于对集团会计档案进行有效的管理监控，确保每本档案均有电子影像文件，一定程度上实现了会计档案调阅的电子化，提高了信息传递的效率。同时也完善了档案影像和实物的精细化管理，使得企业的档案管理更高效、低成本、环保，提高了企业档案管理水平。
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