「二级档案」明年工作稳了！2024全年公益慈善版集成工作计划表
作者 | PMD L2专业级认证学员 施楠
简介 | 深圳市慈善事业联合会 副秘书长
年终已至
公益慈善组织管理者
尤其是新晋升或新入职的管理层伙伴
如何在新的一年“抢占先机”
将项目全年度的工作安排妥当？
让整体管理思维有所欠缺的团队
也能快速跟进执行？
根据项目管理的科学性，我重新制作了计划在明年项目整体使用的综合性表格，希望先从一个表格慢慢培养团队的项目管理思维。
机构在每年制定次年工作计划时一般使用文字报告制式，并将每个月机构整体要做的项目进行罗列。带来的困扰有：
文字制式工作计划报告没有展现出项目的执行过程，更多的是结果层，导致一个项目“何时开始，何时完全结束，项目与项目的时间周期是否有大量重合导致人员难以负荷”的情况并没有体现。
财务的预决算执行以及传播工作等非项目执行工作没有和业务的推进相结合，跨部门协作工作推进难度较大。
从团队的角度，大家对全年的整体工作时间节点不清，对个人被分配的工作不明晰，也很难提前做准备（计划），如补充能力项、资料收集等工作。
在此背景下，我结合在PMD学习到的甘特图、预决算、风险识别与应对、评估与改进项等方面知识及工具，重新制作了全年的工作计划表。
值得一提的是，机构有使用腾讯文档（一款共享文档应用）协同工作的习惯，可以全部成员共同协作完成表格的补充与更新。
因为机构的工作习惯是在一个表格中尽可能展示全部信息，所以在本次实践作业中没有做分项的表格， 具体表格内容分析如下：
在表格中将大项目拆分成小项目，明确每一个子项目的项目预算与决算，这一部分需要财务人员的配合，同时项目负责人知悉预算的使用情况。
明确子项目的负责人，由各同事担任子项目负责人，首先明确各自的负责板块，汇报对象为大项目负责人。
将子项目拆分到各项活动或项目指标，再进行活动的负责人安排，汇报对象为子项目负责人。对于活动中产生的决策及进展反馈，需向哪些领导进行请示加以明确。
将传播工作加入到项目活动的序列，传播同事需关注此项，以提前安排传播节点，提前获取相关信息尽早准备。
明确项目活动参与方，避免有需要同步的信息出现遗漏（如两个活动同期邀请同一位老师出席，同步信息后需协调调整）。
针对项目活动可能潜在的风险点进行罗列，并匹配相应的应对措施。
按照时间节点安排，同步活动的完成情况，将进展及时更新在表格中。
加入“自我评估”部分主要是为了记录在小活动或子项目在复盘会上大家的反馈。一是同步工作进度，二是记录在内部执行过程中做得好的方面及待改善的点。
改进项更多是为了给予次年的项目或日常工作的疏忽完善改正的空间，这也是问题日志中的解决方法。
后面是时间安排的甘特图，帮助大家合理预估时间，记录延期、赶工的进度。
整个表格需要每一位协同的同事及时记录，回溯学习，较为完整地保留项目在执行过程中积累的隐性“知识财产”。
这个表格有具体的落点，但也对机构的治理和项目管理人员提出了更高的要求：
需要全员参与，特别是跨部门的同事不在自己所负责的组织架构中的协同能力。这一点需要机构从治理的层面提高项目管理的全盘意识，考验各位同事的协同能力。
及时记录，随时更新信息的要求高。各位同事需及时记录自己负责跟进的信息，项目负责人要承担起监督与指导的责任。团队在记录后也要养成“查阅、沟通、复盘”的习惯。
管理人员需确保团队对于颗粒度及名词的理解是否一致。
在这个计划表格中，信息成为了极其重要的元素，这包括了内部的沟通信息与外部的沟通结果。更重要的是，它使项目全部流程中的隐性知识更好地沉淀下来，避免出现“上一位同事离职，但交接资料信息松散、零星，导致新同事无法及时跟进”的情况。
希望新的一年，团队能够在这个表格的引导下更科学、有效、高效地推进工作。
导师点评：
因地制宜使用管理工具是PMD L2（国际公益项目管理专业级认证）的重要实践之一。
在该学习报告中看到一份优化过的执行计划表“慈善事业配套项目一览表”，该表融合了部分的RACI（责任分工）信息，也加入了风险管理因素，是一种很好的工具延伸应用及优化尝试。我们在实际工作中，可以根据需要，甚至可以综合考虑多个工具的融合使用，这也是一种非常常见的优化方式。
但需要注意的是，当我们把多重因素都融入到一个工具表中时，可能会出现表格过于庞大以致不便于查阅，或者只能看到细节而无法看到整体框架和思维的问题，这时，我们可以采用不同层面的计划表，如摘要甘特图和详细甘特图两种不同的表来实现不同的目的，或者可以将一个框架性的摘要甘特图，再分为不同板块，再细化，分成不同板块的详细甘特图的方式。
编辑：PMD发展·网络冲浪明星选手
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关于汉达PMD发展 广州市汉达社会工作服务中心（简称汉达）于2012年注册成立，是致力于为公益人提供支持的能力建设机构。广州市AAAA级社会组织、百强社会工作服务机构，具备广东省政府购买服务职能转移资格。 汉达业务涵盖专业项目评估、社会组织及项目管理咨询、行业能力建设（发展领域项目管理培训及认证考试PMD、各类项目管理知识培训、社会组织战略规划）、项目服务研究（行业发展研究、政府政策研究）四个板块。核心服务覆盖范围在广东省各地，近年来通过研究成果及线上服务逐步覆盖全国，至今已服务覆盖近千个社会服务项目，万余名公益服务从业人员。曾出版《用项目管理释放社工的力量——一本给社工的项目管理工具书》，并印发《关于高效项目管理实践80问》、《财务的力量——关于非营利社会组织财务管理的108问》等书。 2020年11月，汉达正式成为PM4NGOs课程训练的合作伙伴，引入PMD(国际公益项目管理)的系统培训和认证考试。以PMD发展为平台，开展国内地区Project DPro（又称PMD Pro，发展领域项目管理专业）培训和认证考试。PMD发展使命：致力于推广全面、专业的公益项目管理体系，促进本土化应用与发展，实现公益效能最大化。PMD发展理念：让项目管理有据可循 让公益成效明晰可见