又居家办公了,要签合同怎么办?
本篇文章暨 CSDN《中国 101 计划》系列数字化转型场景之一。 《中国 101 计划——探索企业数字化发展新生态》为 CSDN 联合《新程序员》、GitCode.net 开源代码仓共同策划推出的系列活动,寻访一百零一个数字化转型场景,聚合呈现并开通评选通道,助力企业数字化生态体系建设。
场景解读
合同贯穿于企业经营管理的全过程,从人事、行政,到市场、销售,每一个环节涉及各种不同类型的合同——销售合同、采购合同、投资合同、人事合同,等等。
在以往的传统办公模式下,合同的建立、审核、签署、留存等处理流程分别存在着或多或少的局限——
合同类型多,在管理上如何规范? 合同文本过多,如何才能有效、高效地进行审阅? 与外部的磋商,合同的签署如何更加安全高效? 涉及用印时,怎样保证合同流转效率? 到了合同开票收款节点,是否能够提醒,规范操作? 如何确认对方用的不是“萝卜章”? 如何保证最终签署的档案不能丢失、被篡改,能够第一时间找到? 居家办公期间,涉及合同签署和用印怎么办?
面对如此多的细节问题,企业怎样才能更好地把握各环节流程,达到高效可控的合同管理?
数字化赋能
统一合同,所有的合同类型都集中管理
统一印控,实现印章电子化、集中化的授权使用
起草审批、签署用印、归档、变更、查询统计全过程电子化
合同从起草审批,再到签署、归档,整个过程听起来容易。那么在合同签署归档后,如果出现变化怎么办呢?
比如由于采购产品质量造成的合同暂停,或者项目延期造成合同交期变更,这些变更大多数会直接在业务端发生,并没有反馈到合同状态中,相关人员、财务部门很可能还按照原合同执行。现在,全程电子化的合同管理流程,可以帮助我们将合同变更信息及时传递给相关部门,形成流程更新的闭环。
履约一体化,实现财务、业务对接,实现合同签署与履约执行的全周期管理
同各个系统进行对接,可以实现整体化的全周期管理。
比如和财务系统对接,通过开票、支付等申请,实现对合同发票及收付款的管理;比如在对接项目时,还可以通过合同的执行情况来反馈项目任务信息;再比如对采购业务进行监管,从采购计划,到采购需求,再到采购合同签署、采购订单付款,精准把控每一个节点,管理合同履约情况。
统一数据,所有合同数据可视化展现
在数据可视化下,我们希望对各种合同类型、合同状态出具可视化报表,并实现可穿透。更进一步说,在对接业务、财务系统后,可以直观展示出合同相关的业务数据、财务数据,并且可以通过数据中心快速配置,构建出复杂报表,这就省去了搭建数据分析系统的人力、物力、财力。
智能化辨真伪,风险预警、防控
综上所述,在现代企业数字化合同管理中,电子化印章可以融入身份认证、电子签名,让印章可以随时随地使用,管理起来更可控;全程电子化,从合同起草审批,到签署用印、归档、变更、查询、统计,整个过程电子化,更高效便捷;履约一体化,对接财务、业务,实现合同应收应付及履约管理,真正实现全周期化管理。
如今,数字化办公已经走进各行各业,这不仅推动了企业电子化、智能化的转型,更多的是利用数字化思维来进行系统化、体系化、结构化思考,这样的转变,才能推动组织结构、人均效能的升级,促进各组织间的协同管理。
由此可见,数字化开启了人类社会的第四次工业革命,产业全面数字化已是必然趋势。为此,CSDN 联合多家企业,全新推出《企业数字化之路》系列专栏,着眼于认知、管理、运营经营、决策等数字化转型场景,赋能产业变革、降本增效。
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