主数据识别方法

当今企业，尤其是大型集团型企业，往往拥有数百个独立的应用程序和系统（如ERP、PDM、CRM、MES系统等）。跨组织、跨部门的数据很容易变得支离破碎、重复、以及不能及时更新。

发生这种情况时，如果要回答一些企业关心的基本问题都会变得很痛苦：例如“谁是我们最赚钱的客户？” “什么产品的利润率最高？”，甚至“我们有多少员工”？这些问题都会变得难以回答——至少难以准确的回答。

一般来说，随着数据源的增加，准确、及时的信息需求就会变得迫切。保持数据定义是最新的，一致地管理数据就会越来越难，企业各部门都使用相同的数据更是难上加难。

为了应对这一挑战，企业主数据管理 (MDM)应运而生。

主数据管理的出现是为了提高企业的产品数据、资产数据、客户数据等关键数据资产的一致性以及数据质量。

企业数据的范围很广而且在不断的增加和演变，哪些数据应该作为主数据加以合理的管理？用什么样的原则和方法去识别主数据？本文主要回答以上这些问题。

先说说什么是主数据?

主数据通常是公司的关键资产之一。

有时候收购一家公司的主要目的是为了访问其客户主数据，这在并购场景下并不罕见。

在回答什么是主数据之前，我们可以看看企业中常见的 6 种数据类型：

• 非结构化数据：电子邮件、白皮书、杂志文章、企业内部网门户、产品规格、营销宣传资料等信息。

• 运营数据：围绕业务运营发生的相关数据，例如销售、订购、交付、服务，这些数据通常具有时效性，也经常被其他系统获取用于业务分析。

• 元数据：描述数据的数据。它可以被存储在数据库中或以其他形式存在，例如 XML 文档、数据库中的列描述、日志文件、配置文件等。

• 组织数据：公司组织结构或产品线结构。组织数据有时被认为是超级 MDM 域，因为它对于理解和发现主数据之间的关系至关重要。

• 常量数据：一种特殊类型的主数据，用于对其他数据进行分类或将企业数据与企业之外的信息进行关联。常量数据可以在主数据或运营数据之间共享（例如国家、货币、时区、等）

• 主数据：企业内部的核心数据，描述了围绕其开展业务的对象。它通常很少更改，并且可以包含运营业务所需的参考数据。主数据本质上不是运营性的，也不是某个具体事务性的，但它确实描述了事务。主数据涵盖的业务关键名词通常分为4个领域：客户域、产品域、资产域、员工域。这些领域内的进一步分类称为子领域。

例如，客户域可以进一步细分，因为您的公司可能有普通客户、重要客户。

产品域也可能按行业进一步细分，因为食品行业的产品需求、生命周期和 CRUD(Create\Read\Update\Delete)可能与服装行业产品需求、生命周期和 CRUD 非常不同。

每个域细分的粒度本质上是由其中不同实体的属性之间的差异大小决定的。

到底哪些是主数据？

虽然识别主数据并不难，但并非所有符合主数据定义的数据都必须如此管理

从数量的角度来看，主数据通常只是所有数据的小部分，但它是一些最复杂的数据，也是最有价值的维护和管理数据。

那么，应该将哪些数据作为主数据进行管理？

在决定是否应将特定信息元素视为主数据时，建议综合考虑以下这些标准：

1、数据的行为

通过本数据与其他数据交互的行为，来决定本数据是否是主数据。

在业务运营系统中，主数据几乎总是与运营数据有关。

客户购买产品，供应商出售零件，合作伙伴将一箱材料运送到某个地点，员工与其经理有层次关系，经理通过经理（另一名员工）向上报告。

主数据和运营数据之间的关系可以从根本上被视为一种名词/动词关系。

运营数据就是动词，例如销售、交付、购买、退货，而主数据就是名词，例如产品、客户、材料等。

2、数据的生命周期

主数据都是可以通过创建、读取、更新、删除的方式来描述，此生命周期称为 CRUD 周期。

但是对于不同公司而言，主数据的CRUD的方式是不同的。

例如：如何创建客户取决于公司的业务规则、行业细分和系统功能。

一家公司可能有多个客户创建的渠道，如通过网站、通过客户代表或通过门店。

另一家公司可能只允许呼叫中心创建客户。

下表说明了四个常见主数据领域的不同 CRUD 周期。

	客户	产品	资产	员工
Create	客户访问公司网站发帐户创建	新品上市	通过必要的批准程序之后通过打开采购获得	HR 雇佣了一名新员工，参加培训、选择福利、确定资产分配并开始执行任务
Read	基于访问者的权限提供信息视图	产品目录读取	定期报告、计算折旧、核验实物	办公室访问、审查、保险索赔、移民
Update	更新客户的地址、折扣、电话号码、偏好、信用账户等	更新包装、原材料等	转移、维护、事故报告	等级提升、加薪、转职
Delete	死亡、破产、清算、拒绝触达等	已取消、已更换、不再可用	过时的、出售的、毁坏的、被盗的、报废的	劳动关系终止 员工死亡

3、数据的基数

随着基数的减少，一个信息元素被视为主数据的可能性也会降低，即使这是一个普遍被认为应该是主数据的领域，比如客户——

如果一家公司只有3个客户，那么该公司很可能不会考虑这些客户信息视为主数据——至少在使用 MDM 解决方案时不会考虑，这是因为使用主数据基础架构管理这些客户没有任何好处。

相比之下，拥有数万名客户的公司会将客户视为一个重要的主数据领域，因为管理好如此庞大的信息带来的好处显而易见；反之，客户信息混乱带来的坏处也是显而易见。

客户对公司的价值是相同的，因为公司都依赖客户开展业务。但是，一个不需要客户主数据解决方案，另一个则需要。

基数不会改变信息元素的分类。但是，随着信息元素的基数增加，为之配套管理方案的重要性也随之增加。

4、数据的稳定性

主数据的稳定性往往高于运营类数据。随着它变得更加不稳定，它通常被认为更具运营性。

例如，有些人可能会认为“合同”是主数据元素，也有人可能会认为这是一笔运营数据。

根据合同的有效期，它可以采用任何一种方式。

运动员经纪机构可能会考虑他们的合同是主数据。在这种情况下，每份合同都不同于另一个，并且通常具有超过一年的寿命，运动员往往在任何特定时间都有一份以上的合同：一份与他们的团队签订，另一份与公司签订产品代言合同。随着每份合同的要素重新谈判或运动员被交易，该机构将需要随着时间的推移管理所有这些合同。

其他合同——例如汽车清洗合同或房屋粉刷合同——更像是一笔交易。它们是一次性的、短期的协议，用于提供支付服务，通常会在数小时内完成并失效。

5、数据的复杂度

简单的数据，即使它们是有价值的实体，也很少难以管理，所以也很少被视为主数据元素。通常，这些资产被简单地收集和统计。

例如，银行可能不会跟踪它存储的每根金条的信息，而只会记录它们的数量。每根金条价值可观，基数高，寿命长，但复杂度低。

6、数据的可复用性

主数据管理的主要驱动力之一就是复用。

例如，在简单情况下，CRM 系统将管理有关客户的所有信息，并且不需要与其他系统共享有关客户的任何信息。然而，在当今复杂的环境中，客户信息需要在多个系统之间共享。这就是麻烦开始的地方。

由于多种原因，主数据并不总是可以被访问的，人们将主数据存储在不同的位置，例如电子表格或者各系统的数据库。

数据质量下降和衰减也阻止了主数据在整个企业中被多处使用。

但是，如果一个主数据实体在多个系统中重复使用，那么肯定需要对其进行管理。

7、数据的价值

数据元素对公司越有价值，它就越有可能被视为主数据元素。

如上方法是识别信息元素是否需要纳入主数据进行管理的常用标准。希望能够对读者有所帮助。

PS：企业主数据识别出来之后，应该如何管理？以及谁应该参与主数据管理？欢迎点击文末左下角阅读原文，获取更多主数据内容。

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