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汇集中国律所管理者的智慧

2016年7月15日-17日 • 苏州

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作者：落落无言

在“互联网+”的背景下，以技术及工具推动效率提升成为了各个行业关注的话题。对于每天面对大量文件的律师行业，多平台顺畅同步的无纸化办公更是众人一直追求的目标，多人分工协作的便捷性，在专业化发展的今天也显得越发重要。

面对众多的软件资源，我们团队进行了数月的工具比选，尝试过数十种不同级别、不同侧重的平台及APP。篇幅所限，比选中的优劣对比及感受此处不再赘述，详见《法律人如何选择最适合自己的工具》《四款思维导图软件大比拼》（戳标题直达），本文仅介绍团队的比选成果，即初步形成的协作方案，以期交流分享。

一、平台分工

多重对比后，团队现阶段选择了笔记软件+钉钉+团队邮箱作为基础交流平台，具体分工如下：

1.为知笔记（标准版）

作用：正在进行时的工作项的文档传递、修改、交流；团队知识库管理。

具体操作：标准版中可以设置10个不同权限的群组，我们按照重要性及操作的频繁程度，现阶段设置了如下5组。

其中，“01 通知白板”是团队成员交流的总平台，其中包含“每日必看”文件夹，是全体团队成员日常工作的统一入口（第三部分详述）；“05 团队知识库”群组，专人编辑整理，其余成员权限为只读；其余群组，按照具体工作内容进行分类，有各自的文件上传、分类规则，成员权限均为可编辑，设置细节在第二部分以“02诉讼文档”来举例说明。

2.钉钉

作用：作为即时通讯平台。

具体操作：手机端为主，用于团队日常交流。充分利用“DING一下”及“已读未读”功能，保证沟通的及时反馈，且由于代替了群组众多的微信平台，使得工作环境更加纯净与集中。

3.团队专用邮箱

作用：新建“ ”邮箱，统一对外联络入口。

具体操作：团队对外工作逐渐过渡到此邮箱，避免各自成员的邮箱风格不统一，保持对外形象一致性。且由于多人均可操作，最大限度避免了由于工作繁忙而邮件反馈不及时的可能，同时也起到团队内外互相监督的作用。

二、“02诉讼文档”文件结构设置及命名规则

本部分以“02 诉讼文档”为例，对文件夹设置及操作流程进行介绍。

1.原则及流程

（1）团队收案后，指定专人负责，第一时间建立第一、二级文件夹；

（2）所有文件资料均需及时汇总于相应的文件夹中，注意符合命名规则；

（3）在每个子文件夹中，对于定稿文件及时通过命名方式注明；

（4）案件开庭前，可根据需要，设置“提交法院的诉讼文件夹”，方便直接拷贝和查找。

2.第一级文件夹

统一为“案号 当事人名称 案由”（所有括号用半角格式，当事人名称用简称），示例如下：

3.第二级文件夹

由于不同案件资料繁简程度不一，且文件夹设置过细，会增加阅读、查找及分类的难度，本级文件夹仅分为四部分，如下图。各部分具体文件包括：

（1）“01委托手续”

双方当事人主体资料，流程与提醒文件，程序文件（委托代理合同、委托书、所函等）;

（2）“02过程参考材料”

法律/案例检索、法律评析、事实梳理、专门知识、风险评估报告/诉讼策略分析、资源支持、模拟法庭；

（3）“03证据资料”

当事人提交的证据资料、经办律师收集的证据资料、对方当事人提交的证据资料、法院收集的证据资料、证据方案；

（4）“04诉讼文书”

起诉状、答辩状、证据清单、举证意见、质证意见、庭审笔录、代理词等，包含过程版本和提交法院的版本。

4.第三级文件夹

（1）参考资料部分，需编写要点汇总文件，后附被引用的文章/案例全文，并在文中高亮标注重点（如文件多需编号），示例如下：

文件夹内部示例如下：

（2）诉讼文书按照《法律文件命名规则》进行，示例如下：

过程文件：2016.03.28 民事起诉状-**(代) 诉 **公司委托合同纠纷 Y修改

定稿文件：民事起诉状-**(代) 诉 **公司委托合同纠纷

（3）编号规则

文件夹和文件名如果使用序号编号，在序号后面空一格，如：

00 证据目录

01 房屋委托合同

三、“每日必看！”使用规则

“每日必看！”是“01 通知白板”文件夹中置顶的子文件夹（如下图），是团队内部多次沟通调整后目前采用的统一交流入口。具体操作如下：

1.以日期命名，在该文件夹下，每日新建一条，且仅限一条笔记，团队成员均可编辑。

2.所有的当日待审待阅文件，例如每日团队内的工作安排，需要其他成员阅读、修改的文件，需要沟通的事项等，此处是唯一入口，均在此处设置链接（笔记软件有很方便的内部链接功能）。

3.本条笔记内容为任务类及通知类，需尽量简短；具体问题分析请至对应的文件中。

4.沟通方面，当日的重点关注内容可加红加粗或用不同颜色显示，此条笔记要求原则上默认所有成员当日已读（笔记软件有自带更新提醒功能，成员也需每日至少两次主动刷新查看）；对于紧急事项，在笔记中编辑后，请在钉钉中进行沟通；再未回复，直接电话沟通。

四、工作感受

现在，团队成员每天工作的第一件事，就是点开笔记软件中的“每日必看”文件，查看领导的工作安排，以及其他同事的工作协调；每天工作结束后，仍在该文件中进行“已完”、“未完”和完成程度的描述。不断磨合中，此种交流方式突破了面对面交流的局限，使得随时随地办公成为可能。

所有的文件，外部文件全部扫描上传至笔记软件对应文件夹中，内部文件的起草、修改和最终定稿也都在笔记软件中进行，统一入口之后，再加上严格执行文件夹和文档名称的管理规则，极大的避免了工作中传阅文件的繁琐。

团队协作的过程，上手阶段必然需要几多磨合，甚至由于适应新规则而造成不适，但如果目标清晰的坚持一段时间，会在不知不觉中养成新的习惯，体会到效率的提升。

本文为团队磨合了数月之后的初步协作模式，协作规则在实践操作中也需要不断地微调及修正，在此分享，以期与中小型团队有所交流借鉴。

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