案例分享丨一网通办提升校园治理能力
“一网通办”依托一站式办事流程服务平台，为师生提供统一的校园办事服务入口，力求实现校内在线办事服务的优化整合。“一网通办”建设，体现了“十三五”期间高校信息化建设基于服务思维的智慧校园发展转型，也为即将到来的“十四五”联动贯通、融合创新的高校信息化发展新模式奠定了坚实基础。
华南师范大学
华南师范大学从2018年底开始启动“一网通办”的筹建工作，并将师生网上办事大厅建设列为2019年为师生办实事事项之一。
经过两年的探索实践，华南师范大学“一网通办”的基础能力不断强化，服务配套逐步完善，在此基础上，催生出信息化应用融合拓展建设新范式，推动学校信息化向业务融合和创新驱动的新方向发展。
“一网通办”的内涵解析及应用现状
1.“一网通办”与“中台”能力建设
“一网通办”早期应用于政务服务，政府运用互联网和大数据技术，推进网上“一条龙”服务，让信息多跑路、群众少跑腿。
在“一网通办”政务服务全面推广的时代背景下，全国高校积极响应，推进面向师生服务的“一站式”网上办事大厅建设。
在高校信息化和信息系统建设早期，受限于技术水平及思维模式，高校信息系统建设往往管理服务“一把抓”，以部门职能划分切割信息系统和校园办事服务。
各业务系统间的信息化应用、办事线条和业务数据不能共享贯通，师生办事往往需“进多站、满网跑”，用户服务体验效果差。
随着智慧校园时代的到来，以及互联网技术日益广泛和深入的应用，传统高校信息化建设理念将迎来改变，从传统的管理思维、局部思维转变为服务思维、全局思维。
高校开始以学校全局视角，更加注重师生办事流程的全局性、贯通性和标准化，提升后台管理的专注度、针对性和灵活性，从而实现管理与服务基于信息化逻辑上的有效切割。
另外，在对传统信息系统共性功能进行抽取的基础上，高校信息化陆续衍生出具备共性能力的信息化“中台”能力体系，更好支撑上层应用的敏捷化、规模化开发。
从“一网通办”的实质来看，网上办事大厅实际上也是一种业务“中台”，提供跨部门的“一站式”办事流程梳理和标准化服务的共性能力。
“中台”介于前台和后台之间，是业务融合的枢纽与核心，在高校信息化建设的总体架构中发挥着承上启下的关键作用。
图1 华南师范大学“中台”共性能力服务体系
如图1所示，高校校内各类信息系统通过调用“中台”的信息化能力，面向师生提供标准化的、一致性的信息化服务。
“中台”体系本身是多个信息化公共服务能力平台的组合体，信息化能力平台越丰富，上层能够“解锁”的信息化应用和服务空间就越大，也就能够更好地满足师生的多样化需求。
一定程度上，在数字校园建设阶段，“中台”概念就开始萌芽了，数字校园公认的“三大平台”，即统一身份认证、统一信息门户、数据交换与共享平台，完成的就是专用共性能力建设。
到了智慧校园建设阶段，传统的“三大平台”远不能满足师生对信息化服务的实际需求，丰富的“中台”能力体系建设成为未来智慧校园创新融合的关键，而网上办事大厅这个校园办事业务“中台”建设成为当下许多高校“中台”能力建设、信息化服务思维转型的切入点和牵引线。
2.“一网通办”整体应用情况
华南师范大学于2017年实施“两高两化”发展战略，并成立信息化建设管理办公室，挂靠党办校办，与信息化技术部门协同构成信息化团队。
得益于学校信息化战略的推进及信息化统筹协调能力的不断提升，华南师范大学近年来在线上线下融合的教学信息化支撑环境、多校区现代化治理体系、信息化公共服务体系建设等信息化领域重点发力，把“一网通办”作为驱动现代化治理和高质量公共服务的重要抓手。
学校于2018年底启动网上办事大厅建设，组织各职能部门进行技术交流与需求调研，通过跨部门整合与协作，优化相关办事服务的数据与流程。
2019年4月，网上办事大厅正式上线，首批推出41条办事流程。自上线以来，学校持续推进网上办事大厅的不断拓展与完善，把“一网通办”作为信息化的基础能力和基础服务，每年购买一定数量的流程开发和平台优化支持服务。截至2020年底，共收集了153项办事需求，正式上线120条办事流程，已办结事项超过7万项。
“一网通办”很好地适应了学校“一校三区”的办学格局，有效解决了师生跨校区、跨部门办事难、办事慢的问题，尤其在疫情期间，为学校线上办理各项事务提供有力保障，有效减少校内人员非必要的线下流动和聚集。
在工作推进过程中，我们也发现一些可能限制“一网通办”模式进一步发展的问题和挑战，主要有三个方面。
第一，有关机构、岗位、人员的变化与审批权限的及时匹配问题。学校机构、岗位、人员等信息频繁变更，如何及时为网上办事的各流程节点提供准确的岗位、人员数据？
第二，有关办事流程审批的合规性和权威性问题。校园办事审批大多涉及签名与盖章，如何提升流程运行的安全性和权威性，以及网上办事流程对于校园办事业务的覆盖度和适应性？
第三，有关校级办事平台的统一性问题。怎么界定网上办事大厅与协同办公系统（OA）各自的定位和关系，两者能否合并为一个办事服务平台？
“一网通办”的能力提升与服务优化
针对“一网通办”在推行过程中面临的问题与挑战，学校从信息化建设的总体架构出发，明确“一网通办”的关键在于加强能力建设、优化基础支撑，通过建设和完善具备共性能力的各类“中台”能力，促进更多办事服务的汇聚与融合，提升办事服务的用户体验和适配能力。
1.自主研发组织架构基础平台
为了及时为网上办事的各流程节点提供准确的岗位、人员数据，华南师范大学自主研发了组织架构基础平台。在多年的数据治理基础上，组织架构平台对分散在各行政管理部门及二级学院的数据进行整合，将机构、岗位、人员三要素有机融合在一起，从而厘清不同类型的机构及机构之间的关系、及时更新岗位及对应的职务人员信息、给各类人员打上工作职责“标签”，为网上办事大厅、合同管理系统等上层应用提供权限指导。
组织架构平台主要有五大核心功能：
一是校内机构的动态维护。将机构分为党委、教学科研与行政单位、常设议事机构三大模块，系统展示了各机构之间的复杂关系，当机构发生变更时，能及时进行信息的自动调整和更新；
二是岗位人员的动态维护。以学校的“红头文件”作为岗位、人员变更的主要依据，通过文件的“智能解析”+“人工确认”，实现岗位的自动更新，并以API、数据同步等多方式向上层应用传递数据；
三是学校公文管理。校发公文是最权威和核心的信息来源，为机构调整及人员岗位变更提供公文依据，目前主要对两类校发公文进行管理与智能解析，分别是常设议事机构类公文和岗位任免类公文；
四是校领导分工管理。建立了校领导与二级单位之间的分管、联系关系，能根据校领导分工管理指导在线业务审批；
五是通讯录。根据权限公开岗位职责、办公电话等信息，方便师生办事，整合人事数据，将二级机构全体教职工信息纳入管理，扩展办事流程等上层应用的灵活性。
2.构建电子签章服务平台
签名盖章是校园部分办事流程必不可少的环节，也是确保流程审批合规性和权威性的主要手段。线下办事，一般采用纸质文档走审批流程，各流程节点需要相关人员进行手工签名或盖章。
当办事流程“无纸化”线上办理时，具有在线电子签名与盖章的手段，且确保电子签章的安全性、权威性和可追溯，是学校构建电子签章服务平台的意义所在。
电子签章是手工签章的一种图形化表现形式，由签名秘钥和数字证书进行身份鉴证及授权，从而确保电子文档的完整性、真实性和不可抵赖性。
数字证书是标识身份信息的一串数字，相当于一个“网络身份证”，由CA认证中心（CA，Certificate Authority，即证书颁发机构）负责受理和签发。CA中心相当于现实中的公安局，能够确保电子认证的权威性和公正性。
学校的电子签章服务平台基于CA数字证书，为网上流程审批提供可靠的电子签章，能有效提升文档签署效率、降低文档签署成本，提升文档管理水平和业务办理体验。
电子签章平台包括系统调用接入管理、组织架构接入管理、印章管理、归档管理等功能模块，其中印章管理包含了印章的创建、发放、授权，撤销，变更等一系列过程，规范用印流程。
2020年11月，学校校长办公会议通过了在线上办事服务中推行电子印章的决定，全面启动电子印章系统试运行工作，并初步制定《华南师范大学电子印章使用管理办法（试行）》。
3.提升“网办”技术支撑能力
OA系统是学校处理对公办事服务的办公协作平台，其功能包括收发文、信息发布、会议管理等，同时也基于工作流配置了请示报告、法律事务、刻印用印、信息系统备案等10多条业务流程。
与“网办”强调“服务”相比，OA系统更关注的是“办公”，因此OA的办事流程相对灵活，可实现多个人、多个部门的会签、传阅等，并且支持文档协同编辑留痕。
为了统一校级办事平台，避免用户办事在“网办”与OA之间“两头跑”，学校对网上办事大厅系统功能进行改进，提升其技术支撑能力，推动“网办”系统与OA系统的整合与完善。
一是引入Office文本编辑控件，解决在线文档协同编辑留痕等技术问题，逐步实现OA系统审批会签业务向“网办”的迁移；
二是根据办事需求，通过组织架构基础平台准确灵活地推送机构、人员、岗位等数据，提升网上办事流程的灵活性和柔性；
三是对于OA系统常用的“文件号”等关键字段，在“网办”系统中新增一个数据支持中心，方便用户查找数据、填写字段。目前，学校已经完成了OA系统中约80%的办事流程迁移，初步实现校内各项业务统一平台办理。
“一网通办”的融合拓展与应用案例
“一网通办”基础能力的强化，不仅推动办事服务在校园信息化环境和各类应用中的“无缝嵌入”，提升用户办事的便捷性和高效性，而且还促使智慧校园应用建设模式和技术路径发生变革，催生基于共性能力的信息化应用融合拓展新建设范式。下面介绍华南师范大学的两个应用融合拓展案例。
1.信息系统建设模式发生转变
业务的申请与审批是校园各类信息系统最为常见、使用最为频繁的功能。一般情况下，各职能部门在业务系统建设过程中，会根据业务办理需求，配置相关业务或服务的申请和审批流程。
“一网通办”的深入推进改变了学校信息系统内置审批模块的传统模式。目前新建的或升级的校园信息系统都把与申请和审批相关的办事流程放在网上办事大厅进行统一处理，例如合同管理系统、采购与招投标信息系统、人力资源管理系统等。
以合同管理系统为例，合同管理系统主要用于增强对全校合同的管控，助力业务合规，提升业务办理效率。用户在合同清稿后，可直接在网上办事大厅提交合同审批单据，审批通过，则返回合同管理系统，进入合同签署环节；如若驳回，经办人可在合同管理系统查看驳回原因，修改后可再次发起审批。
因此，合同管理系统以合同业务为“牵引点”，以网上办事大厅作为办事“连接点”，实现对全校各类合同的一体化管理和全生命周期管理，完善学校内控体系建设。
2.数据治理与服务更具柔性
数据治理是当前高校信息化应用建设、内涵建设的基础性工作，也是一块难啃的“硬骨头”。许多高校在完成了数据标准建设、数据整合与清洗、数据共享与交换等一系列艰难的工作之后，将数据统一存储在校园数据中心，并在此基础上推进师生“一张表”工程建设。
师生“一张表”能供教师和学生查阅和使用个人的人事、教学、财务、科研等信息，在一定程度上解决职称评审、专业评估等工作中面临的“数据多头填报”问题。然而，当发现数据缺失、数据错误等问题时，只能通过电话、QQ等方式联系数据源头单位进行修正和更新，数据纠错缺乏规范、有效的渠道，容易出现混乱及错误。
“一网通办”共性能力的强化为确保数据的准确性和及时性提供有力支撑，让数据治理与服务更具柔性。数据治理服务直接面向师生个人，分为确源和纠错两个阶段。
图2 师生个人数据中心数据确源与纠错流程
如图2所示，在确源阶段，由信息办对师生“一张表”中的数据字段进行“一数一源”操作，确定各字段的数据源头单位，并发布“一数一源”结果；在纠错阶段，由师生本人对“一张表”中的数据字段进行核对与纠错，并在网上办事大厅统一进行数据纠错的申请和审批，当审批通过后，在组织架构基础平台支撑下，由职能部门信息化联络员联系业务管理人员从信息系统源头更新数据，并将结果同步到校园数据中心和师生“一张表”。
在确源和纠错过程中，从源头确保数据的准确性和一致性，数据单向流动，形成数据更新闭环；在组织架构平台支持下，通过“一网通办”由数据源头维护人员处理数据纠错修正服务，以用户需求驱动数据循环更新，处理更具柔性。
“一网通办”模式为高校促进校园治理现代化、校园服务标准化提供了一个切实可行的演进路线与实现方案。我们要清晰地看到，“一网通办”本质上体现的是当前高校信息化建设中的“中台”能力体系建设思维。
“一网通办”要可持续解决高校工作中的难点、痛点问题，其本身也需要不断提升基础支撑能力，需要不断有其他业务“中台”能力进行协同和补充。
在即将到来的“十四五”发展阶段，随着各种信息化能力平台在高校的落地扎根，高校信息化基础能力一定会更加完善、丰富和智能，为应用服务的融合创新赋予能力、创造空间，高校信息化也必将迎来百花齐放、欣欣向荣的新时代。
作者：郑凯1、彭雪涛2、刘晋2、刘丽清1（作者单位1为华南师范大学网络中心；2为华南师范大学信息化建设管理办公室）
责编：朴艺娜
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