原创案例 | 团队、项目管理双“管”齐下，修炼标准化内功

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背景与挑战

L机构成立于2016年，是一家面向社区、学校和企业的公益组织，围绕可持续发展教育（Education for Sustainable Development，后简称ESD）议题开展了一系列体验互动式的活动，致力于提升青少年在ESD领域的专业知识及核心素养，推广绿色生活方式和可持续消费理念。在过去6年间，L机构成功开发多个研究及研学特色项目，已沉淀多种较为成熟的项目模式。

在完成首次战略及品牌升级后，L机构进入快速发展期，团队规模扩张，项目数量增长。与此同时，L机构发现，目前的项目管理方式及团队协作能力无法匹配发展速度，在项目质量及目标落地方面逐渐暴露问题。因而机构找到ABC，希望能帮助他们识别问题本质，并建立一套标准化的项目管理制度，在项目层面达成“全流程质量把控、团队人员权责分明、提升项目可复制性”的目标，将项目管理能力发展为机构的重要能力支撑点。

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选择与应对

ABC咨询团队认为，项目管理涉及的环节较多，需要调动大量人力物力，还需要平衡多方利益。因此，建立标准化流程和把控执行过程尤为重要。

咨询团队通过第一阶段的现状分析，总结明确了L机构的三大痛点——未明确项目关键节点、缺乏标准化评估与风险控制、缺乏完善的人员管理机制。基于这些痛点问题，ABC在第二阶段为L机构设计了更科学的项目管理流程，协助L机构加强项目管理能力。下面我们来看咨询具体如何开展：

 第一阶段：现状分析 

1）内部分析：梳理项目管理流程现状，诊断痛点

ABC咨询团队将L机构现有项目分为成熟项目及新型项目，然后根据影响力和收入增长潜力进行优先级排序，决定将影响力和收入增长潜力最大、流程急需优化及标准化的Q项目定为本次改进的重点。接下来，通过桌面研究及L机构团队的访谈调研，ABC对Q项目现有管理流程进行了分段诊断，将项目全流程拆解为启动、规划、执行、收尾以及监控5个阶段，深入分析各阶段现有问题及造成的影响。

以“项目执行”阶段为例，ABC将其划分为人员组建、人员培训、项目执行三个流程，分别审视具体的活动、文档资料和决策过程，识别出志愿者选拔及培训体系薄弱、PD精力分散于多个项目、缺乏项目变更机制等瓶颈问题。

图1 L机构执行阶段现流程梳理及问题识别

经过逐个流程拆解、问题诊断、问题汇总后，对所有细分问题进行归类，ABC总结出可通过流程优化改进的三类痛点：项目未明确关键节点、缺乏标准化评估与风险控制、缺乏完善的人员管理机制。并根据紧急性、重要性、优化难易度等维度评估问题解决的优先级，提供改进建议。

例如针对上述项目执行阶段中出现的“志愿者选拔及培训体系薄弱、PD精力分散于多个项目、缺乏项目变更机制等”问题，其中缺乏志愿者选拔机制的优先级为9，PD精力分散解决优先级为7，项目缺乏变更机制优先级为3，需要优先解决缺乏志愿者选拔机制的问题。

图2 问题汇总及优先级建议

2）外部分析：借鉴外部成功因素解决痛点

接下来，项目组选取了多家在青少年可持续发展教育及项目管理方面有优势的代表机构进行对标，总结其在项目启动、规划、执行、收尾、监控及风险管理方面的经验，为L机构改善现状提供借鉴。例如针对项目执行阶段出现的“项目人员职能分工不明确，难以保证交付质量，缺乏完善的人员管理机制”这一痛点，参考对标机构使用RACI模型明确组织人员角色的方法，项目组提供了“将项目流程标准化，运用RACI模型明确项目人员角色划分及相关责任”的建议。

图3 RACI模型关于项目人员角色

及对应责任的介绍

 第二阶段：搭建标准化项目管理流程 

ABC咨询团队基于内外部分析结果，开始着手优化设计项目流程，制定标准项目管理流程及相关管理文件。针对Q项目管理流程（Flow Chart），一方面，在原流程（图2）基础上新增活动及监控节点，标明相关关系；另一方面，标识各环节的人员分工，显著提升了流程的可操作性，使责任更清晰；同时注明了各环节所需的表单模板等文件。以项目执行阶段为例，在志愿者招募环节增加了“发布志愿者招募信息”活动，项目PM和HR共同负责该环节工作，以志愿者招募渠道表作为工作文书，使志愿者招募更有章法；同时在初试和复试环节增加了“志愿者能力评估表”，细化了志愿者评估标准、更客观记录志愿者表现，选人更加有据可依。

图4 L机构执行阶段改善后流程图

此外，针对全流程的监控环节，ABC为L机构搭建了风险控制矩阵图（Risk Control Matrix），描述可能的风险、告知控制举措，并明确团队中各角色对风险控制的职责，提升机构识别及预警风险的能力。

最后，为了降低改善后流程的执行难度，ABC咨询团队还设计了各子流程下需使用的表单模板，涵盖启动、规划、执行（人员管理及项目管理）、收尾各个环节，具体文件包括立项评估表、风险控制表、志愿者信息管理库、脱敏标准、文档管理库等。以立项评估表为例，ABC咨询团队在L机构原有的评估表中新增项目背景及需求分析描述项，引入易判断可量化的指标来指导项目效果的评估，同时加入项目预算、预期风险等栏目，将可行性和风险评估提前至立项阶段。

图5 立项表新增的项目背景、

需求分析及指标和可行性指引

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 效果与回顾

在为期三个月的项目中，ABC咨询团队利用自身在项目管理方面的知识储备，将方法论与同类领先机构的实践相结合，同时基于对现状的深入剖析，为L机构设计了全新项目管理流程方案。同时，在L机构后续实施过程中，ABC咨询团队在与主要负责人商榷落地可行性之后，以工作坊形式，面向L机构全职员工开展项目管理培训，宣讲项目流程优化结果及表单使用方式，并通过答疑形式对试运营过程中产生的疑问进行解答并提供咨询建议，陪伴L机构完成团队的项目流程适应过程。ABC相信，科学的流程管理会助力L机构有序开展更多高质量的活动，实现自身的管理瓶颈突破，进一步推动可持续发展教育领域的发展。

 版权声明 

本文为原创内容，由ABC美好社会咨询社志愿者邓涵文撰写。感谢项目组成员郑雁丹的分享及公益研究院院长汪婷、ABC美好社会咨询社志愿者王靖泽、徐子惠等给予的意见和帮助。

如需转载或授权发布，请与ABC公益研究院（[e-mail]）或ABC官方微信公众号（ABC美好社会咨询社）联系。

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作者 |  ABC公益研究院 邓涵文

编辑 |  总部BPR团队