真正的5S整理（2）-整理的方法
复杂的事情简单做，简单的事情仔细做！
整理的方法
①红色标签作战法
◆何谓“红色标签”
下面详细介绍整理的具体方法。首先要知道“红色标签”。
所谓“红色标签”，简单地说就是整理的可视化。工作现场的物品当中，碰到不需要的就在上面贴上红色标签，这是因为红色的标签会非常醒目。光用脑袋去想，工作会毫无进展，所以干脆什么也别想，将暂时不用或印象中没有用过的物品（设备、金属模具、夹具、工具、材料、日常用具……）统统贴上红色标签，这样现场的管理者或员工看见物品就能判断其是否有用。
◆红色标签的优点和使用方法
理想的情况是，不用贴红色标签也能当场果断地丢掉。但是之前章节中也提过，不能随意丢弃公司的资产。而如果当场一个一个认真去思考的话，整理的工作就无法推进。因此作为整理小道具的红色标签意义重大。
实际上贴完红色标签以后的工作更为重要。如果贴了标签后什么也不做就毫无意义。倒不如说反而浪费了贴标签的时间。可能的话把贴了红色标签的物品集中到一起，然后本着基本要丢弃的原则，再分别去确认是否要丢弃。属于固定资产的物品当然必须要履行报废手续。迄今为止未使用过的设备中可能也会下周要用到。这种情况下要尽快进行确认，用过之后要立即丢弃。
②犹豫不决时的处理办法
贴了红色标签能够丢弃的物品，将其不断丢弃就可以了。但其中会有虽然贴了红色标签，但还没有决定是否丢弃的物品，还有虽然没有贴红色标签但让人觉得扔了也无妨的物品。也就是说，会有标准模棱两可或难以做出判断的物品出现。这样的物品该如何处置呢？
①不采取任何行动，放置不管；
②虽没到贴红色标签的地步，暂时贴上黄色标签加以区别；
③将其移至其他场所。
也许还有其他的办法，不过我们来思考一下上面列举的3个提案。①是什么也不做，看上去很简单有时也很奏效，但也存在这样的例子，因为认为总有一天会贴上红色标签，所以一直没有贴就一直搁置着，这不能称之为好的提案。②是源于足球的做法，两张黄牌等于一张红牌，这个规则似乎被广泛接受。但若是贴第二张黄牌的时间与贴第一张黄牌的时间距离较近的话倒也还好（足球比赛每场赛事可以出示黄牌），如果距离时间较长，没有了下次出黄牌的机会，结果和方案①无异。
在此我推荐方案③，困惑的时候，将小物件转移到“临时放置盒”或“临时放置架子”，大物件放到架子上等“临时放置点”。比如以一个月为期限，那些物品在一个月内从未移过位置的话，到时候就可以全部丢弃。一定要将放置点设在视线范围内，否则最终还是无法丢弃的。
③一半一半地丢弃
◆没有勇气丢弃
红色标签也贴上了，确认也做好了，马上就准备要丢弃了；或者已经转移到临时放置处一个月以上，最终还是要丢弃的物品，终于到了丢弃这一步了，但是这项起初就没有勇气去实施的工作肯定会引发很多思想斗争。
◆如果一半一半地丢弃就能做到了
那么我告诉大家丢弃的诀窍，即一半一半地去丢弃。虽说是个很简单的小窍门，但效果却出乎意料的好。即便是对一次性丢弃很抵触的人，如果一半一半地丢弃的话就会容易接受很多。这种做法并不是指把数量精确分为两份，只是一个概念而已。当然一开始就能全部丢弃的人还是全部丢弃为好。那样会更高效，而且也节约了工序。但是如果做不到那样的话，先试着扔一半（或者三分之一）也可以。这样丢弃的话难度会降低，之后的丢弃工作就容易进行下去了，请试着做做看。
家庭也是如此。衣服等物品确定不再使用之后，如果对全部丢弃有抵触感的话，先扔一半也行，这么想的话就能比较心平气和地丢弃了。
④不要堆积，当场丢弃
◆物品堆积多了整理起来就费事
将物品堆积多了再去丢弃是件麻烦的事情。因为判断是否需要是很麻烦的。无论是在公司还是在家里，每天都会收到大量的文件、书信和广告单等。在个人电脑和手机如此高的普及率之下，纸的用量还在增加确实让人吃惊。书信或广告单中也夹杂了账单、发票或者重要通知等不可以丢弃的文件，因此也不能随便乱扔。而将这些物品堆积一周后，会丧失将有用文件和无用文件分开来的斗志。但还是必须从堆积如山的文件资料中找到催缴单等无论如何都需要的文件，真是既费时又费力。
◆不厌其烦地丢弃就会轻松许多
这里我要推荐的是，当场看到当场丢弃的方法。这不仅用于文件类物品，电子邮件也同样适用。特别是每天收到大量邮件的人，此方法特别有效。具体做法是，首先垃圾邮件不必阅读直接放入垃圾箱。不需要做处理的邮件可以粗略读过后，放入预先设定的文件夹。当时就能判断没有用的邮件应立即放入垃圾箱。剩下的邮件就是重要的或者需要回复的邮件。能简单回复的邮件当场就回复，然后放进垃圾邮件箱。回复过的邮件会被保存到回信文件夹，有需要的话看那里就可以了。经常清空自己的收件箱会非常清爽，而且重要的邮件也能一目了然。
⑤反复进行
◆整理做一次就可以了吗
整理是5S的第一步，但经常被人误解为，整理只要做一次即可。也就是说，整理工作结束后，进入到下一步的清扫或整顿阶段的话，就可以将整理一事忘掉，往往存在这样的误解。
所谓整理就是丢弃的意思。当然并非任何物品都可以进行丢弃，这里指的是丢弃不用的物品。整理一次，即使当时丢弃了不需要的物品，随着时间的流逝肯定还会再出现不用的物品的。现在用得到的物品，半年后或一年后也不一定能保证还有用；产品的更新换代会产生不用的零部件或夹具；因价值工程学而产生的不用的零件；票据等物品如果超过了法定时效也都会成为无用之物。
◆整理需要经常进行
据说便利店里销售有3 000种商品，1年后剩下的商品只有3成。卖不掉的商品每天都在消失。如果卖不掉的商品就那么一直保存着会怎么样呢？商品种类会不断增加，只有30坪（一坪约合3.3平方米——译者注）大小的狭小空间肯定会放不下的。而且对顾客来说，想找自己想要的商品也会很困难。还有，张贴的宣传标语也容易被人遗忘。宣传标语也有时效性。见过这样的事例，某家店内还张贴着好几年前安全周或品质月的活动标语，要特别注意避免这样的事情。
整理的要点
①管理者是关键
◆为什么丢不掉
整理即丢弃。丢弃行为本身是非常简单的。但是要走到丢弃这个步骤需要经过复杂的过程，所以会有一旦想进行整理也无法实施，什么也丢弃不了的情况。
先以家庭为例进行思考。自己购买的物品、或是靠自己的判断可以丢弃的物品占大多数。衣服、文具、书籍、杂货等物品可以轻而易举地丢弃吗？衣橱或壁柜里塞的物品能简单地丢掉吗？擅长整理的人可能会立即回答“可以”。但是大多数人都会很为难吧。即便是自己的物品都无法轻而易举地丢弃，更不要说公司的物品了。
◆关键在于管理者
整理的要点是勇气和判断。私人物品无法丢弃是因为想着说不上还会用得到，所以无法做出丢弃的判断。公司的物品就更难做出判断了。那么判断应由谁来做呢？是管理层。如果管理者鼓起勇气决定不断丢弃无用之物的话，工作环境的整理就会加速推进。丢弃的优点很多。反之堆积的缺点则数不胜数。现在就立刻下定决心吧。
②丢掉过去
◆信息也有时效性
无论在家还是公司，您不觉得书籍、杂志或文件会很快堆积如山吗？想着好不容易花钱买的东西，不留着的话会可惜了，说不上什么时候还用得到所以想留着，诸如此类的理由或许不少，所以很难将其丢弃。那么请冷静地考虑一下。读过一次的书或杂志，再读一次的情况有多少？除去与工作相关的工具书，让人读第二次的书或杂志基本没有。
假设有时会去重复读旧书或旧杂志，那也等于又回到了过去。时代在不停地变化，整理也需要“丢掉过去”这种勇气。现在旧书通过网购也能轻松到手。而且书的纸张循环再利用事业也在蓬勃发展。除了工作上需要的书或者无论如何也丢弃不了的书，其他我都建议您全部丢弃。如此一来，剩下的书的价值就会变得更高。
◆丢掉过去，迎接新挑战
公司也是如此。不仅是书，资料或文件也是越堆越多。特别是现在电脑的内存增加，丢弃资料这样的行为越来越少。结果就是很难找到需要的信息，反而降低了工作效率。
对于经历过成功的人来说丢掉过去是件很难做到的事。但是因成功招致灾难的事例，看看泡沫经济崩溃后的日本就一目了然了。让我们丢掉过去，开始新的挑战吧！
③不设禁忌和例外
◆不找不想丢弃的借口
一进行整理就会有各种无法丢弃的借口或障碍。因为这是客户存放在这里的；因为这是公司创始人的纪念品；因为这是我公司的荣誉产品；因为这是公司经营困难时期排除万难购买的设备等种种借口都会冒出来。如此一来能丢弃的物品就没有了。珍惜物品并不是指将它们一直保存着。保存不需要的物品，相应地就无法珍惜必要的物品了。
在整理的环节中不能设置禁忌或例外。“不能丢弃的借口”其实就是“不想丢弃的借口”。不断丢弃无用之物是需要勇气的，同时这对整理来说也是不可或缺的。
◆基本上没有不能丢弃之物
法律规定的保管期限之内的资料、现在生产用的生产资料（设备、模具、夹具、零部件）当然不能丢弃。但是不能丢弃的物品绝对占少数。即便是客户寄存的物品，可能本人都已经忘记寄存这件事。如果觉得还能用却扔掉的做法太可惜，将其转送给需要的公司即可。这样既不需要花处理费，也能让别的公司继续使用，丢弃的罪恶感也就减轻不少。不断丢弃无用之物后剩下的就是本公司具有核心力的物品了，好好珍惜它们就可以了。首先从在自家丢弃物品开始做起吧。
▲避免产生无用之物的努力至关重要
丢弃无用之物也就是说，如果没有无用之物就不用丢弃了。那么为什么会产生无用之物呢？
目前用不到的物品，也可以将其分为如下几类。
1.起初是需要的，但随着时间的推移已经用不到的物品
●出现故障无法修理的设备；
●因产品的更新换代而闲置的金属零件；
●因设计变更等而闲置的零部件材料等。
2.最初需要，现在也需要，但由于购买太多，够几年使用的库存量
●因为大量购买价格便宜，明知不需要却购买的部件；
●按照原生产计划购入的，但销售计划却大幅下调，结果多余出来的零部件材料。
3.最初就不需要错误购买的物品
●所谓的冲动购物（比如以为会用到而购买，最终却用不到的电脑软件等）。
4.稍作努力就可以丢弃的物品，结果却因放任不管而产生的无用之物
●因礼品包装而产生的报纸、塑料袋、硬纸盒等。
当然还有很多没有列举，上述的几类物品在事前或事后稍加努力的话就可以避免产生。努力避免无用之物的产生也是整理环节中非常重要的。
专栏 大家一起快乐地清扫
室颜产业株式会社是生产吹风成形设备的中坚企业。5S在该公司得到彻底实行，多台成形机井然有序地排列，工厂内外十分整洁。每月进行定期清扫自不用说，该公司还将每月第一个周六的半天定为“5S日”，全体职员一同学习和实践5S。因为是三班倒作业，所以平时不可能将机器关掉进行大规模的打扫，所以每月一次的清扫日就非常重要。包括社长在内的全体员工一起快乐地进行清扫的情景非常令人感动，设备和办公楼总是闪亮如新。下面简单介绍一下该公司5S的特征。
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作者介绍：
越前行夫，越前改善实践舍代表。
木村5S实践舍顾问。早期从山武辞职后，创办了”越前实践舍“，目前对大约30家公司（中小企业、中坚企业、上市企业）进行5S、IE改善以及JIT生产的指导工作。
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