实务原创丨一线服务兼顾行政工作，如何做好工作时间分配?
我刚刚升为中心主任，目前有一点担心，既要做一线服务，又要兼顾行政工作，应该如何做好工作时间的分配呢？
非常理解你的担忧。中心主任除了一线服务外，还要统筹整个中心的工作，担子一下子重了，时间自然很紧张，所以做好时间管理非常重要。要做好时间管理，必须避免以下几种情况。
第一，工作缺乏计划。有些同工过分强调“知难行易”，认为没有必要在行动之前多做思考，有时候不做计划也能获得实效，而且有时计划没有变化快，所以对计划丧失信心。这样极易导致做事情目标不明确，没有轻重缓急的顺序，最终花了很多时间也没做成什么事。
第二，组织工作不当。有些中心主任在分配工作时，工作职责权限不清、工作内容重复；有些主任因为各种担心或考虑，事必躬亲、亲力亲为；有些主任与同工沟通不良，没有进行及时、必要的反馈，等等。这些情况都会导致时间的浪费。
第三，控制时间能力不足。拖延症似乎很普遍，实质上，拖延症是一种自我调节失败。要善于处理被打扰。研究表明，工作中80%的打扰是没有意义的，而被打扰后重拾原来的思想平均需要3—5分钟。
除了上述情况需要避免和改进，我还想跟你分享几个常用的时间管理方法。
一是四象限法则。这个方法能够让你分清工作的轻重缓急。该方法把工作按照重要和紧急两个程度进行划分，可以分为四个“象限”——既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急又不重要。针对这四个象限的特性，进行对应处理，就是关于时间管理的“四象限法则”。第一象限是紧急而重要的事情，这类事情具有时间的紧迫性和影响的重要性，无法回避也不能拖延，必须优先解决。第二象限的事件不具有时间上的紧迫性，但它具有重大的影响，应该用心去做好。第三象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情，很多人认识上有误区，认为紧急的事情都是重要的，这些事件往往会占据很多时间。第四象限事件大多是些琐碎的杂事，既不紧迫又不重要，这类事件能避则避。
二是“完成每件事”（Getting Things Done ，GTD）。这个方法主要用于日常工作安排。GTD的主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来，这样头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，从而把精力集中在正在完成的事情上。这是一种消灭压力的高效工作方法，可以分成收集、整理、组织、行动与回顾五个步骤。第一步收集，将你能够想到的所有未尽事宜统统列出来，关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作。第二步整理，是指把这些事情按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾类；对于可行动的内容，再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成，如果不行则对下一步行动进行组织。第三步组织，将需要完成的工作进一步细化，比如按照地点分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，当你到这些地点后就能一目了然地知道应该做哪些工作。第四步执行，按照上述工作清单开始行动。第五步回顾，一般需要每周进行回顾与检查，确认工作是否顺利完成。
三是番茄工作法。这个方法主要用于需要专心完成某件具体的事情。具体做法：第一，每天开始的时候规划当天要完成的几项任务，将任务逐项写在列表里。第二，设定你的番茄钟（定时器、软件、闹钟等），时间是25分钟。第三，开始完成第一项任务，直到番茄钟响铃或提醒。第四，停止工作，并在列表里该项任务后画个×。第五，休息几分钟。第六，开始下一个番茄钟，继续该任务。一直循环下去，直到完成该任务，在列表里划掉。第七，每4个番茄钟后，休息25分钟。通过这样的方式，你会发现能够高效率地完成一个任务，特别适合写方案等工作。
（答疑者：广东省东莞市鹏星社会工作服务社执行总监、督导 袁美芝）
来源：《中国社会工作》，转载请注明来源
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责编：夏学娟
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