做一个可行性强的时间计划
排队的时间中翻看一本《把碎片化时间用起来》,虽然是去年出的时间管理书籍,但估计成书的时间最少是十年前,书中有超过一半的内容都过时了,只有很少的一部分内容有点用处。这部分内容都跟做计划的有关。
正文
01
经常能遇到有人问我:为什么我做的计划总是执行不了,到底是什么原因?
一般来说,做一个可行性强点的计划,需要准确把握以下两项:
1.所拥有的时间
2.应该完成的任务
这两个方面看起来很简单,但在实际中通常会造成误判。
比如:很多人认为自己所拥有的时间是按天来计算,但实际上,一天中真正归你自由支配的时间,是按小时来算。
一天的时间虽然是24小时,但去除睡眠、吃饭、洗漱、交通等固定不变的时间之后,你会发现所剩下的时间可能连三分之一都到不了,然后还总会遇到一些意外事件来占用你的剩余时间,所以普通人对自己所拥有的时间,并没有一个比较清晰的概念。
而第二点,自己应该做的事情,也通常会花上比你想象中更多的时间,比如:运动30分钟。 但你不可能直接进行运动状态,比如要去健身房,就需要准备衣服和相关的东西。运动前后还要热身,要是再加上来回的交通时间,你会发现在运动的过程虽然是30分钟,但通常会多花额外的30分钟。
平时所说的8小时工作,并不等于8小时全部都用在真正的工作中,类似开会、沟通、写各种文档、一些乱七八糟的事情都会占用不少的时间。
那怎么能对这两项做出更精确的判断呢?
通过时间统计法来记录和量化时间,比如通过 时间块 这类记录时间的APP,每15分钟或30分钟记录时间的具体花销,然后定期做统计。
只需要一个月左右的时间,你就能对时间做出更精确的判断,知道自己一天具体拥有多少可以自由支配的时间。以及各种常规任务,完成每一项需要多长时间。
02
计划执行的五个建议
原则1:不中断原则
在推进工作方面很重要的一点就是不中断地完成一系列工作。
很多工作一旦中断,再重新开始就需要花费很多的时间和精力。例如,教师在授课的时候如果没能把讲义一次性讲完,那么下一次授课就必须从对上一次讲义的“温习”开始,因为学生忘记了上次讲义的内容。
如果是事务性的工作,重新开始时的准备工作是相当辛苦的。我们必须重新拿出相关资料,有时某些资料可能会丢失。或者在写作时,一旦在状态比较好的时候被打断,可能花上很长时间才能恢复状态。
类似想法、创意也会因为中断而被遗忘,因为在规划工作时,尽量遵循“不中断原则”。
原则2:当下主义
这个原则适用于很多的事务性工作。例如,出差报告和会议的议事录如果不马上记下来,就会被遗忘。此外,如果对应该提交的文件搁置不管,文件可能会找不到,而寻找文件又会花费很多的时间;如果不及时回信,来信就有可能遗失,而寻找来信会很费工夫。如果能够马上处理,就能够节约这些时间。有时候我们可能会想着“稍后再做”某项工作,结果后来就把那项工作忘记了。
但是,我们不可能每次都在发生的当下完全处理掉所有的工作,因为正在进行的工作中可能会产生“中断综合征”。因此,针对现有的工作,要先采取一些应急措施。尽量使用APP来随时记录这类的杂事并加上提醒。
原则3:行动比完美更重要
大家都知道时间管理中应该优先做“重要的事情”。但即使我们知道哪件事比较重要,也不可能只做那一件事,随时会遇到一些紧急任务,需要你立刻去执行。
前段时间老师给孩子留了个任务,要求每天背单词。初期的时候,孩子通常都是每天回家先写作业,等作业写完再背单词,但问题在于,现在孩子的作业越来越来多,写到10、11点是常事,经常都是写完作业之后,根本没时间背单词了。一段时间之后,背单词的任务总是很难完成,被老师说了几回。
我知道了,就跟孩子说,在你每天回家写作业之前,先背上10分钟单词,不管背到什么程度,每天都要背,10分钟就可以。然后再写作业,哪怕不能全部完成老师的要求,但每天都能有所进展。坚持一段时间之后,早上再加10分钟,这样一天就有20分钟背单词的时间了。
我还遇到过一个在职研究生,在写毕业论文时遇到麻烦,总是想把论文写的完美无缺,在收集资料的时间上花的越来越长,看着时间的临近,压力越来越大,我教了他一个方法。除非特别事情,每天尽量在11点左右睡觉,然后早起半小时,用来写论文。而且在写论文的时候,目标就是先写出来,不要考虑好坏、错字和排版,想到什么就写什么。先写出一版,然后再进行修改。用这种方法只花了一个月,论文的进度就快多了。
大家在上学时都知道的考试技能,答题时不一味地专注于某个问题,验算多遍。一旦有了初步的答案,就立马转移到下一个问题。如果之后还有富余的时间,再回到前面的问题,进行验算。
对于一般的工作和任务,采用与之相同的做法就可以。
千万记住,对于很多人在工作的过程中,最难的部分就是“开始”。
原则4:给自己定期休息的时间
当你在进行难度比较大的任务时,有时会遇到花了很大的精力和努力但暂时都没有太大的进展。一旦你遇到这种情况,最好就是暂时休息或者切换下其它的任务,给自己的大脑留出休息的时间。
第一,即使从这个工作中抽身,也会在潜意识里继续思考,如此,工作就会自动地取得一定的进展。这可谓是通过让工作“休息”,使其发酵。这样做有时会让我们产生意想不到的想法。如果是创造性的工作,这个过程会相当重要。
第二,如果一直做一件事,就可能误入死胡同却不自知。暂且让工作告一段落,之后再返回来做,就能用他人的眼光来客观地看待自己做过的工作。但要注意的是,很容易产生“拖延症”,就没有然后了。
第三,某些现在难以获得的资料在将来有可能获得,这样工作就有可能变得轻松。
现在还会不定期给自己安排旅游的计划,在旅游过程的过程也是一种放松和休息,等旅游回来之后,通常项目就会比较进展下去。
原则5:先做不确定的事
如果工作的重要程度相同,那么就要先处理所需时间不确定的工作。
在做计划的早期,多用“如果...就...” 来列出有可能遇到的意外事情,并提前做出安排和应对。
例如:坚持健身:
如果有人约我晚上吃饭,就立刻回绝,然后去健身房锻炼。
如果参加公司饭局,回绝不了,就尽量多点一些热量低的食物,多吃蔬菜。
100天行动读者反馈
@L、o
坚持不发脾气88天啦!!
@平 和 Am
突然发现,今天也是我给学生出暑假字词第24天了。从放假至今每天10个,第二天发布答案和新的10个。
新出的对抗拖延课程:我是如何战胜拖延症的?
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