开会时不知道如何表现,这样做就可以
今天分享的书籍是《聪明人的开会技巧》作者:萨拉·库珀
对于职场人士来说开会是一种必不可少的事情,这本书分享100条开会技巧和方法以及其他策略性的技能,从中整理了有可能用得上的技巧。
在会议中表现得更加优秀的 8 条建议
1、画一个维恩图
你可以从座位上站起来,在白板上画一个维恩图,这是让你显得专业的好办法。即便你画的维恩图不是很精确,这也没关系。在你将马克笔放下之后,你的同事多半会因为你的图而受到启发,快速进入讨论环节,为你的维恩图进行补充和修正。此时,你就可以因为会议快速且有效地完成而小小庆祝一下了,因为你今天不会加班了。
2、将百分比说成分数形式
如果有人说“大约百分之二十五的用户都会点击这个按键”时,你要迅速补充一句“也就是大约四分之一”,接着在笔记本上记录下来。在场的每个人都会点头认同,因为“四分之一”要比“百分之二十五”更直观,可以快速在脑中形成概念。同时,你也给他们留下了深刻的印象。
3、鼓励每个人都“后退一步看”
在大多数会议上,都会出现除了你之外,每个人都在插话的情况。这样会让会议越开越长,你可以在这个时候说:“嘿,大家都听着,我们能后退一步来看这个问题吗?”在场的每个人都会感激你,因为你的话结束了混乱的局面。接着,你可以迅速提出一个问题:“我们到底是要解决什么问题呢?”大功告成!在接下来的一个小时里,你已经掌控全场。
4、不断地点头,同时做笔记
在参加会议时,记得始终带一个笔记本。你坚持不用电子设备记录的做法,会给人留下认真稳重的印象。在做记录的时候,你只需记录下关键词或者关键句子。你在一边记录的时候,要一边点头。如果某人问你是否在做记录,你要迅速地回答说,这些都是你个人的一些记录,表示其他人也应该将会议的一些内容记录下来。
5、复述工程师说的最后一句话,但复述时语速要很慢很慢
你要在心里对会议室里的工程师进行打量,记住他的名字。在会议的大部分时间里,他都会保持安静。但当他开始讲话,他所说的每一句话都似乎来自某个不可知的世界。当他说完那些你根本不懂的话之后,你可以迅速地说:“让我复述一下你刚才说的话。”接着,你要一字不落地重复他最后说的那句话,但要用很慢很慢的语速去说。此时,会议室的每个人都会看着你,因为他们也听不懂,你的复述正好可以让他们消化一下。
6、无论讨论什么问题,都可以问:“这有助于拓展业务规模吗?”
无论你们在会议上讨论什么问题,了解你们所讨论的问题是否有助于拓展业务规模都是很重要的。谁也不知道这个问题到底意味着什么,但这个包罗万象的问题一般都会让工程师们抓狂。
7、在会议室里来回踱步
当你在参加一个类似头脑风暴的会议时,你可以尝试着从座位上站起来,来回踱步。这样做需要你具有很大的勇气,但是相信我,比你一直坐在座位上效果好多了。在会议室里来回踱步,你可以走到墙角,背靠着墙,或者翻翻书架上的书,看看窗外的广告牌,等等。换个角度会激发出你的新想法,一直坐在位子上,盯着手中的会议材料,只会让你昏昏欲睡。
8、要求陈述人回放之前那一张幻灯片
“打扰一下,你可以回放之前那一张幻灯片吗?”虽然这是任何陈述人都不愿意听到的一句话,但为了确保内容的准确,无论你坐在哪个位置都可以提出这个问题。这样做会体现出你的专注,因为其他人显然没有注意到你可能注意到的细节。但是如果这是一场误会,也没关系。你只需要静静地盯着那张幻灯片看几秒钟,然后说:“好了,让我们继续看吧。”
白板策略:画21个简单明了的图表
1.你可以在白板上画一个圆圈,然后在圆圈里面写下“愿景”一词。提醒在场的每个人,我们所做的每件事都必须围绕着这个愿景去进行。
2.在白板上画一个三角形,然后画一个箭头指向这个三角形。然后,你问在场的人:“我们是否真的专注于正确的事情呢?”
3.在白板上画出一个形状怪异的桶,然后你将这称为漏斗。你接着说:“我们需要决定一条能够获取最佳客户的最优途径。”
4.你先在白板上画一条横线,接着画一条贯穿横线的垂直线,然后在里面加入一些字母或是标志。接着,你问在场的人:“我们是否实现了所有的目标。”
5.你在白板上画几个箱子形状的图形,然后用线将这些箱子连接起来。较大的箱子放在顶部,代表着重要的人物,而在底部的较小的箱子则代表着不重要的人物。接着,你可以发问:“我们想要建立怎样的管理架构呢?”当你说完这句话的时候,你在别人心中肯定是代表着大箱子的重要人物。
6.你在白板上画一条线,在线的一端写上“现在”,在另一端写上“启动”,然后,在线的中间画出几个破折号,代表着你们的里程碑目标。这会让在场的人都认为,你知道这个项目计划是如何运作的。
7.你在白板上写下“后端”与“前端”这些字眼,然后用一个向下的箭头将其连接起来。接着,你说:“我们需要将后端与前端连接起来。”你会给别人留下非常专业的印象。
8.你在白板上画出一个类似比萨的形状,然后在图形里面写下一个问号。接着,你说:“每个项目都是由不同的部分组成的,我们需要发现哪些部分是分量较重的,哪些部分是分量较轻的。”
9.你在白板上画出一条X线与Y线,然后画出一条类似曲棍球棒线的线条。接着,你在这条棒线的弯头处画一个小圆圈,然后你对着众人发问:“我们该怎样做才能实现这种曲棍球棒线式的增长?怎样才能实现更好的业绩?”
10.你只需要在白板上写下诸如“策略”“目标”或是“行动计划”等粗体字,然后在这些词语下面画两条线。接着,你可以回到座位上。你的团队成员肯定会认为你此时是极为认真的。
11.你可以在白板上画几个人物线条画,然后说我们需要谈论我们的顾客。接着,你用笔画一个圆圈圈住一个线条人物,接着说:“这是露西,露西是一位母亲。露西会有什么需求呢?谁在乎她需求什么。我们在意的是我们需要什么。这是一个思维陷阱。真正重要的是,露西想要什么?”
12.你可以在白板上画几个圆圈,随机写下几个词语,比如“金钱”“数据”或是“热狗”等。接着,你画一些线将其连接起来。然后,你问在场的人,他们是否也能像你这样将一些点连接起来。
13.你可以在白板上画一条线,然后在线的两端各画一个箭头。你可以走到线的一端,说出一个词语,接着走到线的另一端,说出与刚才那个词意思相反的词语。接着,你询问团队成员,你们应该处在哪个位置?
14.你可以在白板上画一个箱子形状,再从箱子内画一个指向外面的箭头,接着说我们不能习惯于箱子内的固定思维。
15.你可以在白板上画一朵云,然后对大家说:“让我们谈论一下蓝天吧”。或者这样问:“你们对这朵云有什么看法?”无论是哪一种说法,都会让你看上去是具有创造性思维的人。
16.你可以在白板上写出“路线图”的字眼,然后画一个长方形围住这些字。接着,你可以这样问同事:“你们的路线图是什么?”这会让你显得更加关心你们要共同实现的目标。
17.你可以在白板上画两条竖线,分别写下A、B、C等字母。接着,你可以问团队成员,将你们的讨论变成一种思维流。然后,你可以回到座位上坐下来,让其他人去思考。
18.你可以在白板上写下“点子”一词,然后用弯弯曲曲的线条将这个词语包围住。这会表明你真的想聆听其他人的想法,而这些弯弯曲曲的线条则表明你的思维是多么缜密。
19.你可以在白板上画一条线,在一端标明A,在另一端标明B。然后,你可以发问:“我们该怎么做才能从A点到达B点呢?”你的同事会感谢你简化找寻解决方法的做法。
20.你可以在白板上写下1、2、3这几个数字,然后用箭头将其连接起来。接着,你可以发问,我们该采取什么样的步骤,以及这些步骤具体是怎样的。然后,你可以将其他同事说出的想法写在白板上。
21.你可以在白板上画一个三角形,在三角形每个角的位置上写一个问号。接着,你可以说:“每一个重要的策略都有三个强大的基石作为支撑。”然后继续发问:“我们的基石又是什么呢?”
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