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节后上班要做的第一件事是整理你的办公室

warfalcon 2022-11-02





今天分享的书籍是《怦然心动的工作整理魔法》作者(日)近藤麻理惠,(美)斯科特·索南沙因著;




这本书质量一般,但非常适合现在阅读,等节后上班要做的第一件事是整理你的办公室,让新一年中有个好的开始。




直播时间:2月5日晚上8点


主题:职场上不怕被淘汰的人,做对了哪些事?


直播地址:视频号 读书方法  ,另一个视频号: 生活黑客 做为备用。






整理办公空间




我们先来看一看,整理有形的办公空间具体有哪些步骤。在后续章节中,我们将具体探讨整理无形物品的步骤。


无论你是在办公桌前工作,还是拥有自己的小隔间或办公室,麻理惠整理术的基本步骤都是一样的。


首先,只整理你独立负责的空间。这是整理的基本法则。也就是说,请从你自己的办公桌开始。哪怕公共空间(例如储藏间、休息室或会议室)没有你希望的那么整洁,也请暂时忽略它们。


如果你在家里工作,请将工作用品与个人物品分开整理。例如,如果你的一些书籍和文件与工作有关,另一些与工作无关,请暂时只找出与工作有关的物品,集中精力整理它们。等你准备好整理家居的时候,再处理个人物品。


如果你有自己的工作间或工作室,道理也是一样的。不过,如果你拥有的物品特别多,整理起来可能需要花更多时间。例如,如果你的办公空间有一座大型车库那么大,你的橱柜和架子上堆满了工具和零件,或者你手头有大量产品或艺术品,请给自己多留出一点时间(例如两个月)。


在麻理惠整理术中,整理的先后顺序至关重要。在家里,我通常建议从衣服开始整理,然后按照书籍、文件、杂项、纪念品的顺序层层推进。我之所以建议按照这个顺序做整理,是因为从最简单的类别开始,逐渐推进到最困难的类别,有助于我们培养选择能力——选择该保留什么、丢弃什么,并决定将每样东西放在哪里。整理办公空间的时候,只需要忽略“衣服”这一类,按照书籍、文件、杂项、纪念品的顺序进行就好。


基本原则是一次只整理一类物品。首先,取出每个类别或子类别中的所有物品,将它们集中堆放在一起。例如,如果你在整理“杂项”中的子类别“笔”,请从抽屉和笔筒里取出所有的笔,把它们放在桌面上。接下来,选择你要保留的笔。通过这个过程,你可以了解在每个类别中自己拥有多少东西。而且,这样也便于对照比较,决定哪些该留下,哪些该丢弃。这也会使下一步“按类别收纳”变得更轻松。



应该保留的三个类别物品:


无论你理想的工作状态是什么样的,最终目标都一样——能够快乐地工作。因此,在做整理的时候,最重要的是选择能让你快乐的东西,并珍惜你保留下来的物品。


有三类物品是应该保留的。第一类是能让你怦然心动的物品,例如你最喜欢的笔、样式可爱的记事本,或是亲人的照片。


第二类是能帮助你完成工作的功能性用品,也就是你经常用到的东西,例如订书钉或打包用的宽胶带。它们不一定能让你怦然心动,但能让你的日常工作更轻松。只要拥有它们,你就能放松下来,专心工作。


第三类是未来能让你开心的物品。例如,收据并不令人兴奋,但它有个明显的优点——可以拿它报销。你也许并不喜欢在项目完成后做文书工作,但它们也许会对你未来的职业生涯有所助益。此外,如果“由于为人可靠受到重视”是你想实现的梦想,这也能在未来带给你欢乐。


因此,请牢记以上三个类别:一是能直接让你怦然心动的物品,二是能带来方便的功能性用品,三是能在未来带给你欢乐的事物。这就是在办公空间里保留物品的标准。





如何收纳文件,永不打回原形


办公室整理最常遇到的情况是:哪怕收拾整理完毕,文件也会很快堆积如山,不可避免地将你打回原形。请不用担心,只要你遵循以下三个收纳原则,就永远不会重返混乱状态。


原则1:将文件细致分类。


首先,将你的纸质文件清晰归类,例如演示文档、项目提案、报告和发票。或者,你也可以按照日期、项目,或客户、病人、学生的姓名分类。例如,我的一位客户就将文件分为“设计创意”“管理构想”“英语学习”和“需要保留并记住的文档”这几类。你可以选择最适合自己的分类体系。


最重要的是,永远不要毫无理由地保留任何一张纸。现在,是时候对文件进行分类,让你的工作变轻松了。请确保将每份文件细致分类。


原则2:将文件直立收纳。


你认识那种总是嘟囔着“那份文件跑哪儿去了”的人吗?通常来说,这是因为他们把文件通通堆在桌子上。堆叠文件有两大缺陷。


首先,你会搞不清自己有多少文件,所以不会注意到文件随着时间的推移不断累积,最终导致桌面凌乱不堪。其次,你会忘记压在底下的文件,为了寻找它们而浪费时间。


为了提高工作效率,请采用直立归档法收纳文件。将每一类文件放进单独的文件夹,收纳在文件柜或架子上的立式文件匣里。这种收纳方式让纸质文件的数量一目了然,而且看起来清爽又整洁。


原则3:设置待办文件筐。


设置一个待办文件筐,只放当天需要处理的文件。同样,我建议你使用立式文件匣,以便对需要处理的文件数量一目了然。如果你愿意的话,也可以使用托盘式文件匣,将所有文件平放。不过,请不要忘了压在底下的文件。处理完待办文件后,请将不需要保留的文件通通粉碎。


就像整理其他东西一样,整理文件也能让管理它们变得异常简单,因为你会对每类文件的数量和位置了如指掌。整理好文件并确定每类文件要放在哪里之后,请检查一下你的办公空间,判断最多能留出多少空间收纳文件。超出这个存储量后,文件就会堆积如山。这个时候,你就需要重新检查文件内容,看看哪些文件已经不需要保留,然后与它们挥手作别。这样定期检查,就能使文件始终整齐有序。





将杂项进一步细分



你只需要按照自己的步调,冷静地处理杂项,就能迅速了解自己拥有哪些类型的物品。在典型的办公空间里,常见的子类别包括:


·办公用品(笔、剪刀、订书机、胶带等)


·电子用品(数码设备、小电器、电源线等)


·专业相关杂项(产品小样、美术用具、耗材、零件等)


·个人护理用品(化妆品、药品、营养保健品等)


·食品(茶叶、零食等)


首先,将属于同一小类的物品集中起来,逐一拿在手中查看。如果你的抽屉里塞满了东西,导致很难看清里面有什么,请将抽屉完全抽出,把里面的东西倒在桌面或地板上。这么一来,你在对物品进一步细分时,就能从中挑出自己希望保留的东西。



办公桌收纳




选出能让自己怦然心动的物品后,就该把它们收纳起来了。收纳有三个基本原则。


原则1:给每件物品指定位置,分门别类进行收纳。


人们在整理完毕后很容易被“打回原形”,是因为他们不确定每件东西该放在哪里。


原则2:巧用盒子,直立收纳。


办公桌的收纳空间非常有限,因此需要最大限度地把它利用起来。盒子就很适合用来做这件事。你可以用不同尺寸的盒子将抽屉分隔开,将同一类物品收纳在大小形状合适的盒子里。



原则3:通常来说,桌面请勿存放物品。


你的桌面是工作台,而不是储物柜,所以首要原则是“桌面请勿存放物品”。在抽屉和架子上为每个类别或每件物品选定一个位置。尽可能只在桌面上保留你手头项目所需的物品。当你开始收纳整理的时候,请牢记桌面干干净净的样子。能做到这一点的人,最后桌面上通常只会剩下笔记本电脑和一件装饰品(或盆栽植物)。




精心呵护办公空间


看到地板上有一张废纸,大多数人可能会跨过去,继续往前走。你是不是也是这样?你有没有哪次走进办公室茶水间,看见有脏盘子,却压根儿没理会?你有没有哪次走进会议室,发现前一名使用者没把白板擦干净?这本身没什么大不了,但却是缺乏照料的表现。


不要给自己施加过多的压力,将自己视为公司的“保姆”。你不是!相反,请问问自己:我可以做哪些小事来呵护办公空间?其实可以很简单,就像偶尔清理厨房里的碗碟一样。



为办公空间增添更多欢乐




“不要把它想成是做整理。告诉自己,你是在做室内设计。”


你也可以在自己的办公空间里做一些能带来欢乐的小事。下面是一些例子:


·确定一个主色调,使桌面上所有物品的色彩和谐统一。


·选择你喜欢的电影或故事,以此为主题装饰你的办公空间。


·在网上找一些漂亮的照片,装饰你的办公桌。


·在办公桌上摆放小型盆栽植物。


·摆放能勾起快乐回忆的照片。


·增添一些闪闪发亮的东西,例如水晶或玻璃镇纸。


·在办公桌上摆放散发香味的小物品,给你的办公空间增添特殊气息。


·将精美的蜡烛放在桌上做装饰。


·选择最心爱的杯垫放置饮品。


·根据季节变化,更改台式电脑的屏幕壁纸。


你是怎么做的?你有没有想出什么点子,为自己的办公空间增添欢乐?尽情发挥想象力,增加一些“添乐”物品吧。




整理工作的方式




受卓巳和他这种人的影响,我每次发现任务堆积如山,工作量令人不堪重负,感觉工作效率下降时,就会抽时间跟他一起进行自我反思。我们夫妇俩会通过以下三个步骤整理工作。


第一步:掌握现状。


我们会拿出一本大大的素描簿,把本子横过来,在页面顶端画一条横线。然后,我们将这条线十二等分,标上一到十二月,写下我们本年度已经确定的日程安排。例如,“三月:纽约讲座”“五月:电视节目拍摄”“八月:图书出版”。在下面的空白处,我们会记下自己想做但还没确定时间的项目。这使我们能够纵览当前和未来的所有项目。


第二步:确定项目的优先级别和所需时间。


下一步是确定各个项目的轻重缓急。为了做到这一点,我们会问自己一些问题,例如:它能令人怦然心动吗?它能在未来带来欢乐吗?它是无论能否带来欢乐都必须做的事吗?


为了判断它能否带来美好未来,我们会考虑,它是否有助于我们实现目标和企业理念——“整理全世界”。


确定项目的优先级别之后,我们会考虑要为每个项目投入多少时间,然后写在素描簿的时间表上。我们的基本原则是:将大部分精力投入能让自己怦然心动、带来美好未来的工作,只花最少的精力去完成不得不做的任务。


所有项目都写进素描簿后,我们会仔细检查一番。如果我们发现出版工作占用了太多时间,或是需要采取措施提升品牌知名度,就会相应调整为每个项目和任务分配的时间。


第三步:将项目分解为一项项任务。


上述两个步骤使我们能够纵览每个项目的优先级别和所需时间。第三步是将每个项目分解成一项项更为详细的任务,写进我们的谷歌日历或日程簿。做完这些后,我们会对日程表进行最后一次检查。如果我们认为某项任务的优先级别不该那么高,就会相应调整计划,要么是取消这项任务,要么是将它移至另一个时间段。通过这种方式,我们会创建出一份只包含最有意义、最值得做的任务的日程安排。


我们整理工作的基本方法不但可以用于制订“年度计划”,还可以用于制订“三年计划”,或是用于细致审核单个项目。开始用这种方式整理工作后,我意识到了日常任务的意义。这有助于提升我的工作动力,也提高了我的专注程度。通过和卓巳一起整理工作,我意识到,在了解每项任务(无论大小)的意义并完成任务后,自己的快乐程度和工作动力都大有提升。



总结:




做整理是实现心动职业愿景的第一步,也是最有效的一步。我们希望你能试一试这本书里提供的建议,先整理有形的杂物,接下来整理时间、人脉、决策等等。先整理好办公空间,然后专心做你喜爱的事吧。心动的工作会带来心动的生活!




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