高质量的沟通从第一分钟开始

今天分享的书籍是《开启高质量沟通的第1分钟》作者：［英］克里斯·芬宁

2022年第78本书

谈话的第一分钟决定了谈话对象的参与度、理解程度和下一步行动。如果谈话没有清晰明了的开场白，谈话对象可能感到疑惑不解，觉得自己是在浪费时间，而我们也无法取得想要的结果。

全书共分为4个部分。Part1，用15秒设计沟通框架：沟通框架 = 背景 + 意图 + 关键信息；Part2，用45秒完成概述：GPS 概述法 = 目标→问题→解决方案；Part3，第壹分钟需要问到的两个问题，确保对方做好了接收信息的准备；Part4，在不同场景下如何运用沟通框架与 GPS 概述法，比如电子邮件、面试、汇报等。

直播时间：9月13日周三晚上8点

主题：《创造》在正确的方向上持续努力

直播地址：视频号 读书方法  ，另一个视频号： 生活黑客 做为备用。

设计沟通框架

很明显，很多工作中的沟通一开场就存在以下问题：

• 未能提供背景信息。谈话对象并不清楚谈话的主题是什么。

• 沟通的目的不明晰。谈话对象不清楚为何会被告知这些信息。

• 切入主题的速度太慢。说话者分享了大量的信息、花费了过长的时间后才切入关键内容。

• 两个或两个以上的主题混杂在一起。说话者想要讨论两个或两个以上的主题，却没有清楚表述出这些主题究竟是什么。

如果能用三句简短的话语作为对话的开场白，以上问题就能避免。在工作中沟通时，要想有个清楚明了的开场白，以下内容必不可少：

• 背景：我们希望讨论的主题。世界上可供讨论的主题千千万，而我们现在打算讨论的是这一个。

• 意图：你希望对方在接收到你的信息后怎么做。

• 关键信息：你即将表述的所有内容中最重要的部分（内容提要）。

不管讨论的主题是什么，不管谁在说话，也不管谁在听，这些要素都是一样的。这三要素必须依照正确的顺序加以使用，以构成沟通框架：

沟通框架=背景+意图+关键信息

在阐述细节前给出沟通框架，是让谈话对象做好信息接收准备最简捷有效的方法。沟通框架能让谈话对象从一开始就清楚本次谈话的目的。清楚明晰的沟通框架可以确保对方在短短几句话后就抓住交谈的核心思想。

沟通框架应该不超过三句话，而且要在15秒钟内完成表述。

针对主题设计沟通框架的方式有很多种，比如：

“您好，我们正在进行LT-10项目的测试工作，现在遇到了麻烦，无法按时完成测试，希望得到您的帮助。”

“LT-10项目的测试工作将出现延误，我们觉得应该提前告知您。”

这两个句子都清楚地给出了项目的名称。第一个句子中提到希望得到帮助，点明了对话的意图。第二个句子中，谈话的意图是传达消息。两个句子都强调了关键信息是无法按时完成工作，不过第二个句子说得更加简明扼要。

这些话听起来略显唐突，但重点并非要在15秒内呈现所有的信息，而是要让对方明白你想谈论什么，这样他们就不用在交谈的前几分钟里去猜测对话的内容。如果我们能在每场对话之初，用几句开场白说清对话的背景、意图和关键信息，沟通就能更加清晰明了。

不管是通过邮件、面对面谈话，都可以按 沟通框架，把三要素设计进去，让你的表达清晰容易理解。

背景

在阐述相关细节前，我们必须先提供部分背景资料，以便让谈话对象有一个明确的方向，这样双方才能站在同一起点上。

这样做其实很简单，我们只要用一句简单的、基于背景的话来作为开场白：

• 表明项目名称或问题名称。

• 表明你将讨论的流程、系统或工具。

• 说明你正在合作的客户的名字。

• 表明你希望探讨的任务或目标。

这个清单可以一直列下去。关键在于快速阐明背景，这样谈话对象才能明白你将讨论什么话题或领域。

没有这些背景资料，对方就跟不上你的思路。他们会努力猜想讨论的主题，并因此而分心。在沟通时，一开场就清楚阐明背景能令对方将注意力集中在你希望探讨的主题上，也能帮助他们过滤掉头脑中其他无关紧要的事。

清楚表明沟通的意图

在谈话中，如果说话者在20秒之内还没说清楚自己的意图，大脑就会停止处理对方此前最开始说的内容，转而处理最近这20秒之内接收到的信息。

用一句话表明沟通意图

大多数与工作相关的沟通意图可以被分为五类，每一类都可以用一句话加以归纳。表1-1列出了这五类意图，并举例说明如何用一句简单的话语来表述。

五类沟通意图

这五类意图看上去似乎很少，但我们在工作中的沟通内容基本上都可以被囊括其中。

直击关键

在阐明背景并清楚表明意图之后，我们就该表述关键信息了。

关键信息是归纳谈话对象必须知晓的、最为重要内容的那句话。关键信息不必总结要沟通主题的每个细节，但必须是其中最重要的中心思想。

在开口说话或撰写电子邮件之前，请先想想自己可以分享哪些细节，然后想象一下如果谈话对象提出“那又怎么样”时该怎么回应。

这个问题的答案，通常就是对沟通主题中最重要、最具影响力部分的概括和描述。

“那又怎么样”并不一定意味着要去解释究竟发生了什么，有时候这代表对方希望我们说明事情的后果。通常而言，后果或影响要比事情本身更为重要。在这种情况下，事情所带来的影响就是谈话的关键信息。

阐明背景＋表明意图＋直击关键

让我们先来看几个示例。

示例1：

• 背景：我正在争取×××公司这个客户。

• 意图：我有好消息要告诉你。

• 关键信息：我们刚刚签下了这个新客户。

示例2：

• 背景：我刚看完你的报告。

• 意图：请你解释几个问题。

• 关键信息：我想了解对时间表所做的调整。

示例3：

• 背景：我看了新的IT政策。

• 意图：我需要你开展相应的工作。

• 关键信息：我们的防火墙不再符合要求。

示例4：

• 背景：我想奖励自己的团队。

• 意图：有些事你应该知道……

• 关键信息：我将使用所有的奖金预算。

示例5：

• 背景：我正在实施×××项目。

• 意图：有些事你应该知道……

• 关键信息：我们错过了截止期限，但客户表示没关系。

示例6：

• 背景：厨房水槽漏水。

• 意图：我需要你的帮助。

• 关键信息：能帮忙找一个水管工吗？

这些示例中，三句话加起来也就二三十个字，不用15秒钟就可以说完。每个示例都包括了明晰的背景、明确的意图，以及足以回答“那又怎么样”的关键信息。

GPS 概述法

知道应该简明扼要和知道如何做到简明扼要是两回事，而GPS概述法就是能将这两者连接在一起的桥梁。

你可以通过GPS概述法为各种工作谈话准备概述，以避免过快地搬出所有具体细节、时不时偏题，或是因纠结于过去而忽视解决方案等最为常见的沟通问题。

GPS概述法能帮助你：

• 以几句易于理解的话传递任何信息。

• 按照逻辑顺序引导谈话对象领会信息中的关键点。

• 以积极的、具有前瞻性和可操作性的解决方案作为结尾。

第一分钟必须问到的两个问题

要确保谈话对象能积极地响应我们的谈话，就必须明确告知对方谈话所需时间，并确认当下是否可以继续谈话。

为了不影响他人的日常安排、破坏他人对我们的印象，请确保做到以下几点：

• 就自己真实的时间需求提出请求。

• 开门见山，采用沟通框架设计技巧和GPS概述法。

• 不要想当然地认为谈话对象有能力帮助我们解决问题，请向他们确认。

• 给谈话对象选择是继续还是结束谈话的机会。

不同场景下如何应用

同面对面谈话一样，在不同场景中我们同样可以使用沟通框架、GPS概述法和确认谈话能否继续等方法。先提供简明扼要的信息，随后向信息接收方确认其是否有能力和时间做出回应，这对于良好的沟通至关重要。

在运用时需要注意：

• 即使必须在电子邮件中传达一定量的信息，也要做到简明扼要。

• 设计会议邀请函的框架时，应使用小标题阐明背景、意图、会议目的和会议预期成果。如果会议有议程，也请确保每个主题的框架都经过精心设计。

• 最新情况汇报应该把重点放在解决问题和实现目标的具体行动和下一步工作上。

• 应对突然提问所提供的信息都应积极向上，重点是在力争更好的结果。

• 不管是称赞和夸奖，还是就负面情况进行沟通，我们都必须直入主题。

• 在面试中运用这些技巧时，最主要的变化就是所有的内容都必须采用过去式，其他的要素都不变。

直播时间：9月13日周三晚上8点

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