如何为待办事项区分轻重缓急：专家们的建议
你是否感觉脑子一团浆糊，因为有100件事正在争夺你的注意力？你就是需要集中精力——但集中在哪件事上呢？
你是否感觉脑子一团浆糊，因为有100件事正在争夺你的注意力？你就是需要集中精力——但集中在哪件事上呢？
对于许多焦虑不安的员工，找到一个办法，用正确的顺序做出正确的选择，已成为一种痴迷。
《不堪重负》(Overwhelmed)一书作者布利基德•舒尔特(Brigid Schulte)说，当我们被工作淹没时，我们倾向于进入隧道视觉状态，“限制了你看清全局和做出明智选择的能力”。
“你的认知带宽可能真的只能聚焦于你面前的事情：工作中出现的紧急情况，收件箱里涌出的乱七八糟的邮件，以及日程表上冒出的所有会议。”
专家们会如何建议我们区分轻重缓急？
难以决定优先事项？
工作和家庭生活之间的界线模糊，加剧了超负荷现象。生产率专家、《永远别在早上查邮件》(Never Check E-mail in the Morning)一书的作者朱丽•摩根斯坦(Julie Morgenstern)说，她的客户发现，他们在工作日结束时根本做不完待办事项，结果要在科技的协助下，在家里完成这些事项。
“他们太累了，以至于早上什么都做不了。”她补充说，他们可能会在办公室偷偷做几件私事，以此作为弥补。
摩根斯坦说，家庭和工作之间的这种“界线模糊……非常耗人”，让人们永久处于追赶和反应状态。
扁平结构，以及组织对员工管理工作量的能力缺乏关注，可能会加剧超负荷现象。麦肯锡(McKinsey)的一份报告称，“大型战略举措和特别项目的激增，让人以最痛苦的方式体验到时间无穷尽的神话……结果是举措超负荷：项目被压到日常工作之上”。
此外，《搞定：无压力工作的艺术》(Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity)的作者戴维•艾伦(David Allen)说，很多人对自己的角色感到困惑。当人们对于角色或战略意识模糊时，很容易迷失在分心的杂草中。他将其描述为“机会的压力”，指出，如果你“身上着火了，你不会对决定自己的优先事项犹豫不决”。
《极度专注：如何工作更少而成就更高》(Hyperfocus: How to Work Less to Achieve More)的作者克里斯•贝利(Chris Bailey)说，人们更喜欢做事，而不是思考为什么要做它。“忙碌让我们感觉重要。”事实上，他说，无论你在组织等级或工作中的位置如何，没几件任务是“重要的”。
针对急诊医生工作量的研究发现，“在工作量增加的情况下，个人会选择完成比较轻松的任务，以管理自己的工作量”。研究者将此定义为任务完成偏见。在短期内（一个医院班次），看更多病人让医生看起来更具成效。然而他们更有可能推迟比较艰巨的工作。工作量不那么严苛的医生，更有可能接手比较复杂的病例。
北卡罗来纳大学(University of North Carolina)凯南-弗拉格勒商学院(Kenan-Flagler Business School)的运营副教授布拉德利•斯塔茨(Bradley Staats)表示，重要的是要找到员工组织各自工作的规律。“可能在某个时候，先做较轻松的任务确实更好，因为我们确实需要休息，这将给我们必要的提振，让我们之后投入更艰巨的工作。”
在另一项研究中，他发现放射科医师以不利于生产率的方式重新安排自己的任务顺序。“广义地说，我们经常在无意识的情况下，对自己如何完成工作做出次优的选择。除了看一看任务的复杂性和数量外，系统（包括IT工具）可能提供有用的建议。”
区分轻重缓急，而不要拖延
对完美优先顺序工具的无情追求，本身可能成为一种拖延手段。例如，流行的艾森豪威尔矩阵(Eisenhower Matrix)（由美国前总统德怀特•艾森豪威尔(Dwight Eisenhower)创建、并在斯蒂芬•科维(Stephen Cove)的《高效能人士的七个习惯》(The 7 Habits of Highly Effective People)中得到引用)，是将任务划分为四个象限——做、计划、委派和移除。
“生产率的特点在于，每个人的天性各有不同，”贝利说。“有些人是首席执行官，有些人是行政助理。我不认为有适用于所有人的方法。”
无情确定轻重缓急
当你无法看清楚时，停下来想一想，澄清你的目标，每个喜欢写清单的人都知道，写下任务有助于驱散“应付不过来”的迷雾。研究表明，制定一个计划，以便稍后回来完成任务，有助于防止大脑对其念念不忘。
正如该研究的作者所说，“潜意识会知道如何，以及何时，采取行动，因此在某种意义上，未完成任务的不确定性得到了解决”。
摩根斯坦会让客户确定他们职业生涯中的一个目标——也许是晋升或成为一名优秀的团队成员。然后他们会列出有助于他们实现这一目标的活动。
她说，这是“接地”之举，让你有一个排列优先顺序的方法：这项活动能否让我达到目标？——如果不能，就不要做。
她解释了该如何处理你的初衷脱轨的情况。“有人要求你做一些不能帮助你向目标进军的事情，但你又不想当一个混蛋。你就得问问自己，‘如果我对此点头，那么我该对什么说不？’”
她建议你做些解释，你之所以拒绝是因为有其他优先事项。“如果你确实有时间，就说‘你碰巧在一个难得的时刻来找我，我很乐意现在帮助你'。这就设定了一些期望值，即你在正常情况下不能，也不会，答应未来那些随随便便提出的请求。”
她承认，多数人的工作主要是反应型的，例如销售或救护人员。往往发生的情况是，“你不能用自己的事情来填满你的一天，并希望没有人来打扰你”。
她建议尝试研究一下，在一周的工作时间里，有多少是你可以控制、并专注于你的优先事项的时间。
她说，电子邮件和工作场所协作工具（如Slack）应该分批间歇性查看。“不要持续处理。每七分钟查看一次是完全效率低下的。”
老式窍门
其他人对于优先事项有不同的战略对策。神经科学家、《大脑超载时代的思考学》(The Organized Mind)一书的作者丹尼尔•列维廷(Daniel Levitin)采用了一种老式的方法。他随身携带3英寸×5英寸的索引卡，并在卡片上记录有关正在进行的项目和代办事项的想法。
在他上床之前，他会把它们按优先顺序排列，然后当他醒来后再次做出调整。“这戏剧性提高了我的专注，减少了我在工作时的思绪徘徊。”5至10张卡是最优状态。如果还有更多，他会把它们放在“稍后”或“暂时搁置”的卡堆中。
贝利则遵循“三件事法则”。每一天开始时，他会问自己，在今天结束的时候他想完成哪三件事。他每天、每周、每年都这么做。不过他也指出，多数人每天需要完成三件以上的事才能保住工作。
《生活管理的艺术：如何做得更少，做得更好，并且更多享受生活》(The Art of Life Admin: How To Do Less, Do It Better, and Live More)一书的作者伊丽莎白•埃门斯(Elizabeth Emens)每周都会检查自己的优先事项，将它们按不同角色来分类（家长、个人、作家、教师、学者），然后再决定哪些需要优先处理。
她还建议与其他人讨论任务，并琢磨出优先事项。他们可以促使你负责——尽管如果你的成就没有对方那么多，你可能会感到沮丧。
图片来源：Getty Images
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