开会要都能这么高效又融洽，该多好

原创：邢军奴隶社会 2018-08-04

这是奴隶社会的第 1355 篇文章

Photo by Paul Bence on Unsplash.

作者：邢军 Julie Xing，香港科技大学生物学博士；现居美国并任世界五百强企业高管；粉丝众多的高产文字工作者，现为奴隶社会每周二「职场邢动力」特邀专栏作者。本文为专栏第五篇。

上个星期，我在美国西海岸开行业会议。自己主持也参与了大小会议无数。会议的效率和质量参差不齐，高下立见。于是决定在这一期中讲讲职场人都会面临的组织和参与会议。

许多人可能没有意识到，会议室里虽然没有真金白银，开会却是实实在在地在花公司的钱，很多钱。因为开会的过程，是n个人拿出等量的时间来商量事情，推动结论的过程。一个会议如果持续一小时，十人参会的话，那么这个会议所消耗的公司时间成本就是十小时。无论作为组织者还是参与者，如果没有在会议中积极地贡献才智，推动项目进展的话，既是对公司资源的浪费，也是对自己时间和同事时间的不尊重。

先来看看如何成为一个讲效率的会议组织者

以下几条供大家参考：

第一，明确知道自己想通过此会来达到什么目的。

开会的目的通常有三个：一是集体通知，二是推动集体做决定，三是针对重要决定集体请领导批准。

如果是集体通知，则应该慎重考虑是否非得用开会这种形式，可否用电子邮件替代？当然，有时需要通知的是敏感信息，也有时是前几次开会有些分歧意见，经过会后的进一步工作和跟进后，做了一个决定，开个会集体通知大家为什么最终做了这个决定也是有的。

推动集体做决定往往牵涉到跨部门，要就某一件事某一方案达成共识。这需要组织者有周密的思考和细致的准备。本文后半部分会讲具体的操作。

针对重要决定请领导批准则往往是行动小组之前已经初步达成了共识。通过开会，请所有人在场，以便领导做决定的时候如果有问题，相关部门可以即时回答。

第二，精准邀请参会人员。

只邀请相关人员参会是对所有人时间的尊重。“精准”的衡量标准是有贡献，这个人对此会要推动的事情有贡献。这个贡献可以是出主意，可以是提示风险，可以是具体干活。我们不需要打酱油者。通常你会发现，精准邀请与会者的小型会议，因为职责分工清楚，每个人都无法逃遁，无论是执行力度还是后续跟进，都会相对好一些。

第三，细致的会前准备。

在明确了目的，挑选好参会人员之后，请准备好会议日程并至少在二十四小时之前发出去，发日程的这个邮件正好也是个对会议的小提醒。如果是讨论比较复杂的问题而你需要大家带着思考来参会的话，还可以准备一点预读文件作为背景资料。预读文件不宜太长，三页纸以内为佳。我不建议把会议要讲的全部内容作为预读发出去，那样的话会鼓励大家参会时以读过预读件为借口而精力不集中或者完全不参会。如果某一个人对此会要做的的决定至关重要，请提前核实TA的出席，保证你开会达到要达到的目的。

第四，全面的会中掌控。

这个会议是你主持的，会议当中你的表现是你个人靠谱系数的直接体现。可以从以下五点下功夫：

一是掌握好时间。即使为了某某领导而不得不推迟几分钟开始开会，也要想办法砍掉一点次要内容而使会议按时结束。否则，后面有别的会议的同事到点要离开，而你还没讲到最后的结论，大家步调就不一致了。

二是紧贴议题。议题是你定的，讨论过程当中有时会跑题，或出现题目延伸。如果你看到时间被这些延伸内容消耗，就应该立即打住，收回到主题。但有时这些延伸内容是与主议题紧密相关的，但你在立题时没想到，这时应该果断把延伸内容放到待议事宜，会后立即跟进，而不要在会议当中让这个延伸内容扯走你的主线。

三是多问大家意见。会议中，总有人相对活跃，有人相对沉默。少言的人或是性格使然，或因表达问题，但这并不代表他们没有好的想法以及强的执行力。所以作为主持会议者，主动在会上问这些人的意见，鼓励他们发言，使所有人的声音都被听到，同时，现在越来越多的会议是电话打入的，经常问问电话上的同事的意见也是很有必要的。这样做让所有人都有参与感，也避免了参会人员会后说你没给他们发言机会的微词。

四是责权利时间落实到人。对于达成的共识，要对每一个行动计划确定一个负责人，并定下完成日期。这样责任明晰，便于跟进。

五是用明确的思路指导会议的进程，比方说在会议开始重申一下会议目的，让在会海中赶场奔忙的同志把思路转到你的会议中来；在会议结束时就达成的共识及跟进条款分享，这样避免会后扯皮，

第五，及时的会后跟进。

会后应在几小时内发出不超过一页纸的会议记录，并问大家意见，如果没有异议就意味着大家同意按照共识去执行。对到了时间没有按时交任务的小伙伴，需要一对一去跟进，敦促后续行动。如果是一个重要里程碑式的项目或者是后续进度完全依赖当前进展的项目，不要等到最后期限，而要分阶段分步骤地去跟进，确保不会出现掉链子的情况。还有一点很重要就是及时鼓励。一个项目顺利完成后，给参与人员一封表扬电邮并抄送他们的领导是重要的会后跟进步骤。人都是需要鼓励的，人家帮你干了活，及时给予认可和褒奖，会使下次的合作更加愉快。

当然，愉快的会议都是相似的，不愉快的会议各有各的苦衷或者冲突。关于如何处理达不成共识的情况，会以应付职场冲突的话题，单独成文，敬请期待。

再来看看如何使自己变成有贡献的参会人

首先你要意识到，多数时候，若你被要求参会，说明组织者认为你对此项目有用，说明你有价值，你要做的是把自己的价值最大化。你做的贡献多了，自然会出彩。你在会中会后的表现，也是积累个人品牌的好机会。以下是几个建议：

第一，不打无准备之战。

请提前看会议议题，做点功课，看看自己在此项目的系统工程中起的是什么作用，扮演的是什么角色。如果是个重要项目，可以和组织者提前见面，问问具体需要你做什么，这样你有备而来，带着思考进入会场，会让你的发言更加有份量。

第二，会上积极发表意见，并拒绝外界干扰。

提前做的功课会让你在阐述自己观点时更加有理有据，在为会议项目做贡献的同时也赢得了表现自己的机会。发表不同意见在开会时是常见的，其核心是对事不对人，同时提意见时确保提的是建设性的意见。也就是说，你若想枪毙掉别人的建议，麻烦你给另外一个或者几个建议，只否定别人观点不贡献新点子的人是懒汉。

有些时候，我们会看到很恼人的一幕，就是参会人在会议当中手机不放静音，来了电话就接，或者在不停地看手机电脑，因为没集中精力参会，也很难有效参与讨论或给出好建议。这样让组织者很没面子，让其他参会同事觉得不被尊重。我们不做这种会议“不良公民”。

第三，会后积极做份内之事。

如果你被指定了任务，就请去履行承诺，保质保量按时完成自己的部分。如果你负责的部分是承上启下或与项目其他环节紧密相关的，请在赛事过半时给个进度报告，项目结束时给个通报。这样，会议组织者会对你感激不尽，因为你以行动证明，你不仅自己靠谱，同时也无言地帮助敦促负责项目其他环节的同事加紧赶进度。这种积极主动的态度和按时交活的表现，从一个侧面反映了你的领导力，下一个机会没准就在拐角处。积累久了，你会成为大家都愿意合作的人。

职场邢动力的上一篇讲的是《职场中说“不”的学问》。其中一条提到保护自己时间的诀窍之一是对无效会议说不。愿每一位朋友都擅长组织高效会议并以积极参会人的身份帮助提高会议效率，不成为同事说“不”的靶子。你也许发现，时间久了，组会参会，都会给你的个人品牌添上一笔，品牌好的人组织的会大家都愿意参加，也因为精于贡献而被邀参加重要会议，日复一日，你的个人影响力也会不同凡响。

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作者：职场中说“不”的学问

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