每天最重要的4小时——日常时间与精力管理

前段时间我搬回了北京。从一个城市搬到另一个城市，毫无疑问，意味着生活的一次重新调整。不过，我很喜欢这样的变化，因为它能给我一种清零的感觉，让我从零开始，重新设计自己的生活。

过去这几个月我陆陆续续读了几本有关效能的新书，有了一些新的灵感，也更新了自己的效能和时间管理理念。趁着这次生活调整，我把这些灵感和理念全都融入到了自己的新生活中。这种全新理念给我生活带来的最大改变就是，我大幅减少了工作时间，给自己的生活增添了很多闲暇乐趣，然而这并没有影响我的工作成效，反而让我在工作的时候变得更高效和投入了。

所谓的时间管理其实就是要回答这样一个问题：我们该如何安排自己的每日时间？如果把时间看作每个人人生的原始资本的话，那么如何分配这些原始资本，在很大程度上将决定我们未来的收益和人生状态。不过，很多人没有意识到的是，“如何安排时间”实际上由三个子问题组成，分别是：“做什么”，“什么时候做”，以及“怎样做”。我相信大部分人在做时间管理的时候根本没有仔细思考过这些问题，仅仅是跟着感觉随意安排。实际上，这些问题背后都有一些客观原则，只有理解了这些客观原则，我们才能在“如何安排时间”这个问题上做出最合理的选择。

这篇文章，我将从这三个方面来分享时间管理背后的客观原则，以及我现在的日常时间管理策略：

最重要的事情只有一件

在时间管理的这三个问题中，最关键问题的毫无疑问是“做什么”，因为它直接决定了我们工作的成效，也就是我们是否能得到想要的结果，实现最初设定的目标。这个选择背后最重要的客观原则就是大家所熟知的“二八原则”。

“二八原则”可以说是一个公认的、被长期验证有效的普遍原则。不过，它的重点不在于二八比例，而是要告诉我们行为和结果之间是存在着不对等的现象的，也就是说，同等程度的付出和努力得到的结果不一定相同。我们常听人说，一分耕耘一分收获，努力了就会有回报。然而在真实的世界里，一分耕耘并不一定会得到一分收获，有时候会更多，有时候却会更少，最后的结果取决于我们把时间和努力用在什么事情上。因此，想让自己的时间被最大化的利用，我们就得找到那些对结果会产生至关影响的事情，然后把精力集中在这些事情上，并且停止做那些无关紧要的事情。这个道理并不难理解，真正难的是付诸实践，也就找出那20%，然后专注。

关于如何把“二八原则”用在工作中，加里·凯勒根据自己的亲身经验给出了一条非常实用的建议，那就是“重要的事情只有一件”。加里·凯勒（Gary Keller）是世界上最大地产公司之一“凯勒威廉姆斯房地产公司”的董事长。他的公司曾一度陷入经营困境，为了让公司走出危机，他做了很多努力，最终的结果还是一团糟。这个时候，他的导师给了他一个建议，他告诉加里·凯勒，他此时只需要做一件事情就能扭转公司的处境，那就是标记出14个关键人，然后指派给真正能胜任的人。尽管心存怀疑，但加里·凯勒还是决定照做。于是他辞去CEO职位，专注于寻找这14个关键人。这个决策被证明是正确的——不到三年时间，他的公司便实现了持续盈利，而且以非常快的速度成长。

但是一段时间之后，加里·凯勒又发现了新的问题，这14个关键人虽然能够完成他们承诺的大部分工作，但是有时候最重要的工作却没有完成。这导致他们的工作陷入困境。于是，他尝试让他们简化并专注最重要的工作，从“本周需要做几项工作”变成“本周最重要的三项工作”，再到“本周最重要的两项工作”，但依然不见起色。绝望之下，他打算试一试“只做一项工作”这个方法。于是，他问这些人：“本周最重要的一件工作是什么？只有完成这项工作，其他工作都会变得简单或者不重要了。”结果，这14个关键人的业绩直线上升。

从那以后，加里·凯勒便把“只做一件事情”定为他最核心的管理策略，他还专门为此写了一本书The ONE Thing: The Surprisingly Simple Truth Behind Extraordinary Results（中文版叫做《最重要的事，只有一件》，这本书曾持续稳居亚马逊总榜第一，被评为“2015年最佳读物”）在加里·凯勒看来，无论工作还是生活，想要取得最好的结果，就要尽量缩小目标。专注于当下那一件最重要的事，就能够获得成功高效的生活。“聚焦目标”意味着我们要摆脱所有可以做但不是必须做的事，专注于应该做的事，这样我们的目标和行动之间就有了更紧密的联系。从这个角度来说，我们的工作时段应该被分为两个区域——最为关键之事，与其他各种琐事，然后将关键之事做到极致，让其他一切顺其自然。

那么，如何才能找到那件最重要的事情呢？加里·凯勒说关键在于提问，提问应该包括两个方面：大局和焦点。所谓大局指的就是方向，或者说顶层目标和实现它的策略。在大局方面，我们需要问自己：“我要做的那件最重要的事情是什么？” ，这个问题能够引导我们思考自己的发展和努力方向，避免盲目努力。所谓焦点，指的就是具体的手段和任务，与之相关的问题则是：“我现在要做的那件最重要的事是什么？”。这个问题能够帮我们将目光从抽象的目标转向具体的每日行动上。虽然说这些问题能够有助于我们开始思考，但这实际上是一个持续思考和试错的过程，因此，我们需要在行动过程中不断问自己这些问题，并且及时进行调整。我们在这些问题上思考的时间越多，对于这件最重要的事情的把握和判断能力就会越强。

不得不说，加里·凯勒这本书给了我很大启发。我去年一整年工作非常拼命，每天工作时间差不多接近10小时，而且几乎没有周末。这让我感到有些身心疲惫，幸福感也有所下降。读了这本书之后，我开始问自己：“那件最重要的事情是什么？” 事实上，关于未来，我心里已经有了比较明确的发展方向，只是在现阶段我还有一些基础性的工作需要完成——通过系统思考和写作完成最重要的积累，以建立我的核心竞争力。如果说最重要的事情只有一件，那么对于当下的我来说，最重要的事情就是完成专栏的写作。这是我目前可以做的，能够给我未来带来最大收益的一件事情。

明确了这件最重要的事情之后，我便把其他所有事情都归类为“不重要的事情”，每天就只专注做这件最重要的事情。当然，我并没有把所有时间都花在这件事情上，而是只拿出4-5小时的时间来专注工作。这样的结果就是，我多出来了很多可以花在生活乐趣上的闲暇时光。这样的改变极大地提高了我的幸福感——我有足够时间来发展自己的兴趣爱好和享受生活，而我的工作成效丝毫没有受到影响。

创造最佳的大脑状态

解决了“做什么”这个问题之后，我们下一个需要解决的问题就是“什么时候做”。如果说“二八原则”是“做什么”这个决定背后所要遵循的客观规律，那么“什么时候做”需要遵循的客观规律又是什么呢？毫无疑问，应该是大脑的生理规律。我们需要明白，人脑并不是电脑，不是我们想让它高效工作，它就能进入高效工作状态。人脑有着自己的生理规律，这种生理规律决定了大脑的能量状态。只有在心理能量处于巅峰状态的时候，我们的工作效率才是最高的。所以，“什么时候做”这个问题最简单的答案就是，把最重要的工作安排在大脑最佳状态的时候。

怎样才能确保最重要的工作和大脑最佳状态实现完美匹配呢？为此，我们需要了解一下睡眠的价值，什么样的任务容易让大脑疲惫不堪，以及身体和饮食如何影响大脑的状态。懂得这些道理之后，我们就知道要如何为每天最重要的工作创造出最佳的大脑状态。

重视睡眠，确保足够睡眠时间

想要为每天最重要的工作创造出最佳的大脑状态，我们首先要做的一件事情就是要确保自己有足够的睡眠，而且最好可以在正确的时间入睡（晚上10点到凌晨2点是睡眠的“黄金时间”），因为睡眠质量直接决定了我们第二天的精神状态。

睡眠之所以如此重要，是因为大脑在白天工作时会产生大量代谢废物和毒素，这些废物和毒素是需要排除的。废物排出其实是在为生长发育腾出空间，因此丢弃并回收死亡细胞，排出毒素，送出废物，对大脑功能起着关键作用。这和身体的新陈代谢是同样道理：我们的身体每天也会产生很多代谢废物和毒素，只有把这些废物和毒素排除了，身体才能保持健康状态。

事实上，大脑拥有一套类似于身体淋巴系统的特殊废物处理系统，只不过它的主要工作时间是在晚上。研究者们发现在睡眠中，脑部类淋巴系统比清醒状态中活跃10倍。所以，我们的大脑需要通过睡眠来进行代谢和恢复。如果睡得不好，脑部类淋巴系统就会失效，大脑功能就会受到影响。有研究人员认为，老年性痴呆的根本原因之一，就是大脑无法排出有害废物。可见充足睡眠对保持大脑健康的重要性。

了解什么样的任务会让大脑疲劳

虽然说充足的睡眠会让我们在一天开始时拥有一个非常好的精神状态，但是别忘了大脑是很容易疲劳的。为了让大脑在进行最重要的工作时拥有最佳的状态，我们可以考虑采用这两个策略：第一，把最重要的工作任务安排在早上；第二，在进行最重要的工作前，尽量避免那些会让大脑产生疲劳感的任务。

那么，哪些任务会大量消耗我们的心理能量，让大脑产生疲劳感呢？简单来说，就是那些会用到大脑执行功能的任务。所谓的“执行功能（Executive Function）”指的是大脑所拥有的各种控制和决定方向的功能。大脑的这个功能相当于公司里的执行官，指挥并纠正着下属们的行为。就大脑而言，这个部分指挥的是我们的思想、情感和行动。

大脑的执行功能包括做出决定（今天上班穿什么）、做计划（今天要完成哪些任务），必要的时候，还要短暂地记住一些想法。此外，执行功能还包括抑制一些行为、感受或想法，比如抑制负面或则懒惰情绪，让自己开始工作，或是在那些会分散你注意力的情况下继续专注做当下的工作。这实际上就是我们常说的“自控”，自控本质是大脑的一种执行功能。

大脑在使用执行功能的时候会消耗心理能量，产生疲劳感。举个例子，很多人不喜欢做决定和做选择，就是因为这是一件需要耗费脑力和意志力的事情。当我们有太多选择要考虑的时候，大脑就会产生疲劳感。即使是做一些典型的、日常的、不重要的决定，也会让人在接下来的自控性任务中缺乏动力。这种消耗心理能量的状态会让人们想办法拖延或避免做出选择。一般来说，如果你在做完某项任务之后觉得很累，很有可能就是它让你消耗了大量的心理能量。

关于如何安排自己的日常工作，我们需要记住这一条重要原则，那就是在进行那些需要自己百分百投入的工作之前，我们一定要尽可能地避免做那些会消耗心理能量的事，也就是要避免做选择、决策和计划，以及需要用到自控力的事情。最好的建议就是，我们可以在前天晚上就决定好第二天要穿的衣服，制定好第二天的计划，如果遇到一些需要短暂记忆的事情，就赶紧写下来，不要占用大脑执行功能，然后把哪些不重要，但却需要消耗自控力的事情放在完成了当天最重要的工作之后再去做。

饮食和运动对大脑状态的影响

另外，大脑的精神状态还会直接受到日常饮食的影响。关于这一点，我们都应该有体会：每次吃了大量碳水化合物之后，人就会变得很困，打不起精神，而当我们感到特别饿的时候，集中精力就会变成一件非常困难的事情。

在饮食方面，我们最需要关注的就是血糖水平的变化，因为对提高认知表现和维持稳定的情绪而言，保持稳定的血糖水平极其重要。稳定的血糖水平对思考能力，特别是工作记忆，有积极的影响。保持血糖水平稳定的关键在于控制碳水化合物的摄取，所以，我们一定要避免在早饭和午饭的时候摄入大量碳水化合物，尤其是那些升糖指数很高的碳水化合物。

一顿健康的饮食应该是一些含有蛋白质、含糖指数低的碳水化合物和健康脂肪的食物，而且在摄入碳水化合物之前最好能够吃一些沙拉，这样能够减缓血糖升高的速度。另外，我们还可以备一些坚果和水果之类的健康零食，在脑力不足的时候及时补充能量，避免出现血糖过低的情况。此外，还需要保持每天喝足够多的水，因为研究表明，即使是那些健康的年轻人，只要体内2%的水分流失，就会对注意力和短期记忆力造成损伤。

除了饮食之外，运动对我们的精神状态也有着很大影响。适量的运动能够帮助我们在几分钟甚至几小时内集中注意力，令思路更清晰、情绪更积极。运动就像是个“重启”键，它非常可靠，并且效果显著，而且起效快，能够立刻提升你的精神表现。如果我们发现自己此时精神不佳，没有办法集中注意力，或者思路受阻，这个时候就可以考虑通过适当强度的运动来唤醒你的身体。这样会让我们在接下来的时间注意力更集中，精神更敏锐，效率也更高。另外，在工作的时候要避免坐太久，时不时起身走动走动也会让我们的大脑更活跃。

我的日常时间管理策略

回到北京后，我重新安排了一下自己的生活。我的每一天基本可以分为三个阶段：早上7点到10点，上午10点到下午5点，下午5点到晚上10点。

Morning Routine

早上7点到10点是我的Morning routine时间。我的Morning routine包括：洗漱、早饭、古诗词和英文早读、改训练营作业等等。

每天最重要的4小时

上午10点到下午5点是我的工作时间，除去中间1个半小时的午饭和休息时间，我每天的工作时间也就差不多4个多小时。不过这是一段非常高效的时间，我会在这段时间拒绝一切打扰，直到完成今天那件“最重要的事情”。一般来说，5点之后，我就不工作了（除了改训练营作业和处理一些必要的工作琐事）。这样的安排使得我每天工作时都特别高效和投入，因为我知道只要完成了任务，我就可以休息了。

快乐的闲暇时光

下午5点到睡前都是我最快乐的闲暇时光：通常，我会花些时间练习尤克里里弹唱，然后出门沿着家附近的护城河散散步。晚饭后，我会和家人视频聊天，收拾和整理房间。睡前，我会读读书，听听Podcast, 有时也会看看电影，娱乐节目之类的。此外，我给自己每周安排了两天半休息日，去上芭蕾课和声乐课，然后和好朋友聚聚。

当然，每个人的客观情况都不一样，想要的人生也不一样。但是不管怎样，背后的原则是不变的，那就是一定要清楚那最重要的20%是什么，把最重要的工作安排在大脑状态最好的时候，并选择与任务相匹配的最佳工作模式。只要明白了这些问题背后所遵循的客观原则和规律，我们就能更好地安排自己的时间。

不过千万不要忘记一点，时间管理其实只不过是一种手段，它的意义在于帮助我们创造自己想要的生活。我现在逐渐意识到，平衡的生活对于幸福感来说很重要，这种平衡是现在和未来之间平衡。如果为了未来而长期牺牲现在，忽视当下的满足感，我们的幸福感就会大打折扣。通过这次调整，我让自己拥有了一个更加平衡的生活——既兼顾了自己的事业发展，又没有失去当下生活的乐趣。这样的生活才是我想要的。

** 这篇文章属于《自我卓越的十二堂课》补充专栏“专题3 | 行动和效能”中的一篇文章。完整版比较长，所以这里只包含了前两部分内容。如果想阅读完整内容，可以点击左下角“阅读原文”，免费试读整篇文章。

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