探讨！现场笔录如何制作？

市场监管半月沙龙 2023-04-02

《现场检查（勘验）笔录》（以下简称《笔录》）是行政执法机关按照法定的执法程序制作的法律文件。《笔录》不仅反映了行政机关的执法活动，而且在行政复议和行政诉讼过程中，是证明具体行政行为合法性的主要依据。

执法实践证明，《笔录》作为执法机关现场执法的第一手证据，如果遵循现场检查的基本要求，有效实施现场检查，可以达到预期效果。

相反，失败的现场检查，造成《笔录》无法和其他证据相互印证，甚至出现严重失误，导致案件事实不清，证据不足，可能导致案件无法成立，甚至导致行政执法部门承担相关法律责任。

因此，正确理解执法文书的适用情形，准确掌握执法文书的制作要点，是规范执法行为，保证办案质量的客观要求。现以文化执法为例，对《笔录》制作作简要阐述。

一、现场检查的基本要求

1.事前抓策划

实施检查之前，办案单位应设定检查方案，明确现场指挥。要让每位办案人员熟悉案情，明确检查目标，进入现场后的任务，谁做检查笔录，谁控制现场，谁负责对当事人进行沟通谈话，谁负责扣留财物等都要进行明确分工。要有应变方案，情况复杂或夜间检查应请公安部门协助或加派执法人员，如两三个人夜查市场，要考虑到安全问题。取缔无证照案件更要注意兵贵神速，迟则生变。需要安排专人维持秩序并负责宣传解释工作，化解当事人或围观人员对抗情绪，防止事态恶化。

2.临场抓配合

执法人员进入现场后，要做到有分工有协作，集中精力，抓紧时间，首先控制现场人、财、物不走失，然后分头检查取证，指挥人员要充分掌握现场情况，灵活调动人员，控制工作进度，尽量做到速战速决。执法人员一旦进入现场实施检查，就应当由专人负责接触当事人，耐心做好工作，尽量消除当事人的抵触情绪，尤其要避免其他别有用心的人煽动不明真相的人围攻执法人员。

3.重点抓证据

由于现场检查中所取得的证据可靠程度高，因此执法人员要重点抓好证据收集。检查时，要通过询问、察看、清理，细心收集和控制现场证据，并善于用已发现的证据再发现新证据及涉案财物，并做好《笔录》，以固定现场违法事实，还要做好涉案财物的扣留封存。当执法人员一到现场，有违法行为的当事人往往惊慌失措，这时是案情突破的节点，必须善于掌握机会，学会心理控制。总之，现场检查是收集证据的重要措施，执法人员必须抓住这一机会把该取得的证据尽量取到手。

二、《笔录》的制作原则

在行政执法实践中，现场检查是日常执法中经常实施的具体行政行为，与此相应，《笔录》也就成了最广泛最经常被使用的证据形式。它对于调取案件证据、实施处罚有着重要的意义，仅此一证据，关系到立案、调查和处罚三个不同的程序阶段，影响着案件的正确查处。因此，《笔录》的制作应严加规范，制作时应把握“合法性、全面性、客观性、准确性”这四个原则要求。

1.合法性

所谓合法性即制作现场检查笔录应当按照法律规定的法定程序进行。《笔录》与案件活动密不可分，最终目的是保证案件能得到正确的处理，保证法律的具体实施。因此，笔录的制作要合法，手续要完备。主要包括以下三方面：

第一，《笔录》主体和对象的合法性。涉嫌违法行为需由行政执法机关管辖，行政执法机关有法定授权，制作笔录的执法人员必须是持有省级政府颁发的行政执法证、有执法资格的人员制作。制作《笔录》时，执法人员不得少于两人，两人要出示执法证件，表明身份；《笔录》的对象必须是完全民事行为能力人，精神病患者或有智障的人都不能作为笔录对象。《行政诉讼法》第94条规定：讯问聋、哑犯罪嫌疑人，应当有通晓聋、哑手势的人参加，并且将这种情况记明笔录，也就是说，除了一般的对象外，遇到某种特殊情况，还应有特殊的笔录对象参加，否则，《笔录》无效。

第二，《笔录》内容的合法性。《笔录》应当详细客观记录与涉嫌违法行为相关的现场情况，执法人员采取的调查取证措施及过程，认定事实的证据，涉案人员说明的情况及理由，必要时绘制现场勘验示意图；采取行政强制措施的，还应当注明理由、依据以及告知当事人依法享有的权利、救济途径等。根据《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》第57条规定：“下列证据材料不能作为定案依据：（一）严重违反法定程序收集的证据材料；（二）以偷拍、偷录、窃听等手段获取侵害他人合法权益的证据材料”，所以对抽样取证、先行登记保存或查封扣押的物品，《笔录》中应当载明被采取措施物品的处理依据、获取途径、种类、数量等，严格按照法定程序收集。对现场录音录像和拍照的情况，要公开进行，在《笔录》中应有所记录，保证获取手段的公开性。

第三，《笔录》手续的合法性。《笔录》属于当场一次完成的文字，一经制作完成并经有关人员核对签字后，即具有法律效力或法律意义，任何人不得随意改动，不允许作任何事后的修改和重作。少量的必要的更正、修改必须在当场进行，而且要符合规定的手续要求。例如，在《笔录》记录完成后，执法人员必须签名，当事人或者负责人查阅笔录，可以提出意见，执法人员同意后，可以对《笔录》加以修改。根据《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》第71条规定，修改后的《笔录》，当事人要签字盖章，予以认可。执法人员不同意，应该将要求修正的意见和不同意修正的理由写明附卷。经当事人阅看后的笔录，当事人应签名或盖章。当事人还应在《笔录》上逐页签名或按指印。对同一案件有多个现场，同一现场进行多次现场检查的，每次每个现场都要制作《笔录》。

2.全面性

所谓全面性原则，就是要求真实地记录检查的全过程。可以采取“先静后动，先上后下，先外后内，由大到小，由粗到细”的方法，先简要描述大环境、方位地点，再收缩到具体需要重点检查的位置。还应当注意《笔录》记载的顺序应当与现场勘验的实际顺序一致，以避免记载出现紊乱、重复或遗漏，对与具体案情关联不大的内容，可以简写，而对于与案情关联紧密的物品、工具、人员情况、物品规格数量的确定过程，都应详细记录。在制作时要注意以下四点：

第一，记录执法人员检查勘验的方法和手段。包括记录检查过程中的拍照、录像、收集、提取其他证据、邀请见证人等情况。如网吧未按规定核对、登记上网消费者的有效身份证件案，对网吧上网人员数量的确认，是在场所内逐个清点，还是查看《上网登记本》，还是查看网吧计费收费系统来获取上网人员数目。要对上网人员数的来源，做出说明。

第二，记录当事人的活动状况。如记录当事人在检查过程中是否在场，是否正在违法经营，是否按要求提供有关合法证明等。现行行政执法检查比较普遍使用的是现场摄影或录像取证方法，作为固定直观真实的证据，也为案件判断定性提供有力的佐证。拍摄人员拍摄图像证据是针对性取证，要胸有主题，围绕证据链拍摄，内容要与案情紧扣关联。例如，取缔无证大棚演出，录像拍照镜头一般应包括锁定大篷车演出场所；有体现当事人宣传演出内容和演出票价的场景；有体现当事人售票、观众买票观看演出的场景，并注意当事人卖票、收钱关键动作的抓取，镜头构图要涵括当事人身体全貌；有锁定违法行为或物品的近照、特写和执法人员向现场当事人出示执法证件、当场送达的文书特写及交付场景等。

第三，记录执法人员对涉案物品和相关证据采取的相关措施。如记录执法人员在现场检查过程中依据现场情况做出的抽样取证、先行登记保存、查封扣押等措施及相关物品数量的清点过程。例如，擅自从事经营性互联网文化活动案，对网站实际经营的物理地址进行检查时，要对网站后台管理程序、网站源代码、广告代码、付费充值系统等电子证据进行封存，对当事人的电子证据存储介质进行先行登记保存，在原始存储介质无法封存、不便移动时，可以用硬盘拷贝进行整体复制，对电子证据收集、提取过程及使用工具，都在《笔录》中详细记录。保证电子证据的收集、提取过程可以重现，保证电子证据的完整性。

第四，《笔录》涉及的时间、地点及当事人。检查的起止时间应精确到分钟。地点要具体、明确，应填写县区、乡镇、村（居）委会、街道（村民小组）、门牌号。对没有门牌或地点情况复杂的要选择好参照物，方向、距离要准确无误，必要时还可以绘图说明。对物品放置的地点、位置、数量和摆放方法都应准确记录。当事人有经营许可证、营业执照（以下简称“证照”），当事人又在现场的，要以证照上的名字作为现场检查笔录的被检查人，个体工商户、农村承包经营户、个人合伙视为自然人；违法当事人有证照，但现场检查时当事人不在现场的，也要以证照上的名字作为《笔录》中的被检查人，但在《笔录》上签字时，要让现场负责人签字盖章；违法当事人既有证照，又在经营现场，但拒绝在《笔录》上签字，对于这种情况，执法人员要在《笔录》上注明“当事人拒绝签字”，由两名以上执法人员签名，并注明原因。如有必要，应让证人签字证明，或者请公证人员到场作证；违法当事人属于无证照经营，在核实当事人身份证后，以身份证上的名字作为《笔录》中的被检查人。

3.客观性

所谓客观性原则就是要真实反映被检查的人、物、场所的客观存在性。切忌主观推测、主观臆断，使用“非法”“违法”“擅自”等定性词语。《笔录》的内容必须客观真实，不加主观评论，要真实地反映执法活动的实际情况。它必须全面、完整、准确、及时地记录执法活动的全过程，它应当在各种执法活动的当时、当场，以文字形式加以定格。在制作时要注意三点：

（1）没有亲眼看到的不能记；（2）分析判断的不能记；（3）推测可能的不能记。也就是说只能记录那些你在现场看到的和实际做的事情，而其他依据现场材料所做出的结论、推断等都是不可以写在《笔录》中的。应该用纪实、叙述的写作手法来记录检查的情况。

4.准确性

所谓准确性就是要准确地反映现场检查的时间、地点、位置和违法情况。《笔录》属于实用文书范畴，在书写的形式和效果等方面的要求更为严格。主要应注意以下五点：

（1）《笔录》的书写要严谨、清楚，力求工整，可以采取书写或者打印方式填写。书写执法文书，应当使用黑色或者蓝黑色钢笔、签字笔、毛笔，并保持字体工整、字迹清楚、页面整洁。使用打印方式填写时，应当删除格式文书中的下划线以及说明部分。不要使用“草书”，不能有太多的修改。辅佐性项目的填写要齐全，不能有空缺。

（2）语言必须实用、准确、庄重、严肃。除编号、数量、日期、时间等内容使用阿拉伯数字外，应当使用规范汉字，尽量避免口语、方言和文学语言，比如，《互联网上网服务营业场所管理条例》第二十一条规定“互联网上网服务营业场所经营单位不得接纳未成年人进入营业场所”。关于“未成年人”，在一些笔录中就出现有“中学生”“小孩”“未成年”等不规范称呼。

（3）语言要完整。《笔录》中出现的各种名称，如法律名称、单位名称、当事人名称、物品名称，不得随意省略和使用代号。如果实在是全称太长，叙述起来不方便，就在第一次出现全称的后面注明，这样就比较清楚一些。

（4）执法文书中“案由”一项应当填写“执法行为的性质”。“执法行为的性质”应当严格使用所涉及法律、法规或者规章中相关条款的具体表述。调查终结前，在“执法行为的性质”的表述前应当加“涉嫌”二字。

（5）记录内容与实际情况相符。例如，在查处经营非法出版物案件中，现场查处非法出版物的数量、进货（销货）凭证、进货（销货）单价、原始账册的有关数据都要记录清楚。物品数量的记录要与《证据先行登记保存物品清单》的数量相吻合，做到现场记录、证据先行登记保存物品清单与物品“三线合一”。

三、《笔录》制作注意事项

《笔录》是对违法现场情况的客观描述，是文化部门实施行政处罚的重要证据，具有较强的证明效力。其用语要客观，记录应全面。但在实际办案中，部分执法人员对其重要性认识不足，记录马虎，造成现场检查笔录质量不高，甚至出现严重失误。

1.记录的词语主观性较强

有些执法人员未能把握住《笔录》的纪实性、客观性和准确性的要求，制作的现场检查笔录包含的主观性因素太多，主要表现在以下几个方面：

（1）对物品数量不能作出精确描述。使用“大约”“大概”“估计有”等模糊词语，或“多”“余”“左右”等不定词语。这是制作现场检查笔录的一大禁忌。

（2）现场进行主观认定。先入为主，使用“违法”“非法”“擅自”等词语，或者像制作处罚文书一样，直接在《笔录》中记录处罚结果，这都是不对的。在行政处罚决定书下达之前，都应该是涉嫌违法。

（3）以《笔录》代替询问笔录。有的《笔录》以“据当事人口述”的形式将当事人购进、售出物品的数量、价格等内容记录下来，这类《笔录》看起来更像询问笔录。

2.记录的内容不全面

有的执法人员不能全面记录检查的内容、方法、结果和相关人员的行为等情况，所记录的内容不全面，主要表现在以下几个方面：

（1）只记录实施现场检查的结果而未记录检查活动的过程。如未记录检查过程中的拍照、录像，收集、提取其他证据，邀请其他人员到场等情况。其实，只有对这些情况一并记录，才能相互印证，形成证据链。

（2）只记录执法人员的检查行为而未记录当事人的活动状况。如检查过程中现场人员是否正在违法经营，当事人是否按要求提供票据、账册以配合检查等。只有对这些情况做好记录，才能体现出《笔录》作为一种动态笔录的性质。

（3）只记录实施检查的内容而未记录采取相关措施的情况。如未记录在检查过程中，依据现场情况而作出的先行登记保存等措施。按要求，采取相关措施也是《笔录》应记载的内容。

（4）只记录涉案物品的数量而未记录其数据来源和获取途径。如果未记录在检查过程中确定物品数量的依据、方法(清点、盘点、查账等)和过程，那么记录的数据是否真实、合理，就值得怀疑。

（5）只记录当事人未签名的事实而未注明其不签名的原因。实践中，许多执法人员往往忽视对当事人未签名原因的记载，这样的笔录不符合《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》第15条“当事人拒绝签名或不能签名的，应当注明原因”的规定，必须予以纠正。

3.填写的辅佐性项目不完整

有的执法人员对《笔录》中辅佐性项目填写不完整，甚至漏填，主要表现在以下几个方面：

（1）检查时间填写不精确。有的只填写现场检查的日期，而不填写起止时间；有的虽然填写了时间，却未能精确到分钟。

（2）检查地点填写不清楚。只写到街道或村组，而未写清门牌号，或通过选择参照物的方式确定具体地点。

（3）当事人身份填写太简单。不少《笔录》只填写当事人的姓名，不填写其年龄、性别、身份证号码、住址等其他基本情况。

（4）执法证号码填写不齐全。有的只填写记录人员的姓名，而漏填执法人员的执法证号码。

（5）当事人签字不完整。只有当事人的签名，没有当事人“上述共×页检查（勘验）笔录内容我已看过，记录属实”签字确认。

（6）执法人员签名不严谨。查办案件“不得少于两人”是法定程序规定，这一规定落实到文书中的表现形式就是执法人员的签名。一个人代签两名，笔迹显示为一人所为，不能佐证查案人员为两人以上。在司法庭审中，原告很容易抓住这一点要求法庭撤销以此作出的具体行政行为。查办案件中执法人员签名确实是很小的问题，但这种细小问题却是执法程序中不容忽视的大问题。

来源 | 交通综合执法之家

审核 | 于成龙张丽娟

编辑 | 赵静

中国工商出版社新媒体和数字出版部制作出品

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