会展新说 | 线下复展加速期亟须优化服务内容
长期以来，会展活动是企业拓展客户、开展商务交流的主要载体之一，也被称为对外开放的“助推器”和外贸发展的风向标。4月27日，商务部公布数据显示，一季度境内专业展馆举办的展览活动共计540场，同比增长3.3倍；展览总面积1031.1万平方米，同比增长2.3倍。中国贸促会4月24日发布的《中国展览经济发展报告2022》预测，2023年中国展览业发展将呈现五大趋势，即线下展览全面复苏、展览题材更加丰富、展览方式创新多元、出国办展迎来新机遇、开放合作进一步加深。为积极发挥展会的经济拉动和商贸流通作用，近日，国务院办公厅印发的《关于推动外贸稳规模优结构的意见》也就优化重点展会供采对接，推动国内线下展会全面恢复等内容提出指导意见。
近期，全国各大展会复展进入密集期，国家级展会纷纷迎来火爆开场，133届广交会首日迎来37万人次到场，消博会、上海车展等大型展会人头攒动，门庭若市。一时间，会展活动成为各方关注的焦点，走过三年的低迷期，线下展会终于进入复展加速期，但欣慰之余，展会配套的硬件和软件的一些问题也同步展现，哪些环节需要及时优化服务？又有哪些还需放慢脚步细做功？
在笔者看来，首先应加快优化服务。根据《中国展览经济发展报告2022》显示，“同城多馆”现象成为各城市展馆建设的特点，2022年中国展馆市场中有2个以上展馆实际投入运营的城市数量达到31个，占比37%。但是部分城市尤其是地级市、县级市仍然存在老旧展馆和临时展馆的条件差，周边几乎没有配套设施等现象，一些专业展会设在地方的县、市举办，具有较高影响力，但因当地展馆设施不足，临时将客运站改为展览场地，户外搭建大棚等方式，停车场、餐饮配套、会议室等配套设施更是奢望，如果遇上恶劣天气更让企业叫苦不迭。城市规划展馆应结合当地展会刚需，将地级市、县级市优质展会也作为规划范围。
同时，线上系统便利性还需提高。在过去三年的“停摆”中，各大展会主办方开始投入并使用线上系统，除了上文中笔者提到的系统间数据无法打通（报名系统、线上展会系统、展务系统等）的问题外，新的问题扑面而来，由于鼓励与会者全部使用线上系统进行提交审核，但由于大型展会服务器承载量的问题，令企业叫苦不迭，审批材料提交一半系统崩溃，退出后无法再次进入等问题时有发生，这对于大型展会主办方来说，线上系统的硬件配套是亟须改进的重要环节。
此外，办理证件流程须及时调整。2023年初，新冠疫情被列为“乙类乙管”，预示着社会生活秩序逐渐回归。但在第一季度，笔者走访大小10余场展会，观察到部分展会观众预登记系统仍保留疫情前标准，大量人员因为身份证信息提交等问题滞留在办证窗口，造成大量拥堵，让观众心中不免疑惑，此时还需填写大量隐私信息到底是为了什么？部分展会主办方应及时调整观众证件填写内容，增强用户体验感，兼顾信息收集和便利性。
其次是放慢脚步细做功。一是采购商质量和规模管理仍需加强优化。当前部分展会纷纷迎来“人从众”，据官方数据显示，4月举办的大型展会中，消博会展期共计超过32万人次，上海车展90.6万人次，广交会第一期126万人次。但热闹之余，部分参展商表示具有真实采购需求的观众不如往年，不免有些许遗憾。大量普通百姓以“看热闹”的心态进入专业展会，表面人气旺但是并非参展商实际需求，下一步应在做好规模组织的基础上，优化采购质量，做好精准配对服务，必要时可将参观日按照专业采购商和普通观众开放日进行区分。
二是展会主办作好应急预案准备。展会作为线下短时间人员集聚载体，第一季度大量行业大展开展，部分展会应对人员爆满的应急准备工作没有做好，餐饮设施、雨棚、摆渡车、安保等软硬件服务内容应根据展前报名人员情况及同类展会情况做好应急预案。与此同时，“上海车展冰激凌事件”也为各大展会主办方提出新要求，面对突发公共事件，展会主办方也应做好引导预案，加强展商培训管理等内容。
三是集中各方力量，优化服务细节。展会具有拉动经济的杠杆作用，对于展会举办城市各方带来恢复经济的新机遇，但同时也带来新挑战。交通拥堵、酒店涨价、食品安全等问题都为各方提出新的要求，此时展览人也可参考“淄博”政府服务管理模式，一个烧烤串撬动一座城，让“政通人和，百废待兴”在新时代有所体现。
第一季度展会的“人从众”与过去三年的人流限制和大展扎堆开展分不开，业界需理性看待展会红利期，是机遇更是挑战，唯有不忘初心，保持学习心态，及时优化服务，做好自身活动差异化亮点才是基业长青的硬道理。
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来源：中国贸易报
作者：高竞佳 系中国机电产品进出口商会高级项目经理
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