内控连载05：从两个案例看银行承兑汇票内部控制
从一起票据挪用案例看承兑汇票内部控制
案例一：银行承兑汇票挪用案
2005年4月，某上市公司一个小会计“蚂蚁搬家”式的卷款潜逃的消息传得沸沸扬扬，其后该公司发布的公告证实了此前的传闻，公告称：“在今年4月末员工业务交接过程中，本公司发现营销部财务科一员工存在资金挪用的重大嫌疑，公司立即配合地方司法机关就此事件展开立案侦查并缉拿嫌犯。”据媒体报道，该公司营销部会计钟某（化名）累计挪用公司资金超过5000多万元，且长达六年未被发现，虽然钟某目前已被逮捕归案，但他给公司造成的巨大损失绝大部分已无法挽回。
该公司营销部每年的资金往来在数10亿元以上，客户付款有不少采用银行承兑汇票方式。公司营销部人员收到客户银行承兑汇票后，在登记簿上登记收到的银行承兑汇票号码、金额等，然后转交给会计并由会计在登记簿上签字，以明确双方的票据交接。会计收到票据后在ERP系统里登记，更新客户往来账。票据实物存放于公司开在主办银行的保管箱，会计将收到的银行承兑汇票放入信封，并在信封上写明票据详细情况，将信封加盖印鉴封装起来。银行工作人员每天上门收取封存的信封并登记签收。公司在使用收到的承兑汇票对外付款时，则从银行保管箱取回承兑汇票，加盖印鉴背书转让给其他单位或委托银行收款。到月底，银行提供代保管的银行承兑汇票清单给公司进行核对。
钟某就是在营销部负责收取货款和审核销货提单的会计，在这一岗位工作时间久了，他从中窥探到了一些漏洞。分析钟某的作案手法，主要是挪用收到的银行承兑汇票，具体可分两种：
第一种手法是滚动挪用公司的银行承兑汇票，通过皮包公司办理质押贷款，汇票快到期时则挪用新的汇票将其替换出来。由于开户银行是提供保管箱业务，每次将银行承兑汇票放在信封交给银行，银行工作人员并不核对信封里的汇票数量和金额，而是只以会计在密封后的信封上填写数字为准，钟某利用这一漏洞，将有的承兑汇票暗地里截留下来，但在交给银行的信封上却记录了该笔汇票，银行毫不知情，以为汇票如数装在信封里。截留下来的汇票钟某拿出来通过皮包公司办理质押贷款，由于公司资金周转量很大，账上始终有一大笔存量的银行承兑汇票，钟某得以持续地占用公司的银行承兑汇票而不被发现。而公司无论是对账还是审计，都只是将公司账面数与银行提供的代保管汇票数核对，钟某挪用公司汇票的行为就一直没有被发现。
第二种手法是将直接盗用银行承兑汇票，将被背书人空白的银行承兑汇票据占为己有。由于很多银行承兑汇票是由客户背书转让给XY化纤公司，但客户在背书时经常都并不填写被背书人名称，钟某便将这类汇票拿到自己在外与人合伙开设的皮包公司入账，与此同时，钟某在XY化纤公司财务账上则做退票处理，在ERP系统入账后进行冲销。钟某的主管领导曾经发现ERP系统有大量汇票退回现象，并向钟某询问原因，钟某解释说是客户汇票不符合要求，所以退回去了。遗憾的是，领导轻信了钟某的解释，对这种异常退票现象没有深究下去，未能及早发现钟某舞弊行为。
按理说，如果公司能严格对帐的话，钟某冲减客户往来账的行为应该是能被发现的，但XY化纤公司与客户对帐时，对期末账面余额为借方的应收账款会主动核对，而对期末余额为贷方的预收账款，认为反正客户不欠自己的钱，并不去与客户核对往来账。作为一家大型企业，XY化纤公司账面一直有大量的预收账款，钟某便利用公司制度的不完善，从中混水摸鱼，并得以长期掩盖自己舞弊行为而不被发现。
案例一之评析和思考：完善银行承兑汇票内部控制
分析本案例可以看出，钟某舞弊之所以得逞，很大程度是利用了公司银行承兑汇票内部控制制度的缺陷。
第一，加强银行承兑背书管理，背书要素及时、完整填写。在实务中，由于害怕被背书人名称填写有误导致退票，汇票背书转让时不填写被背书人名称现象非常普遍，这种情况下，经手承兑汇票的人不需公司本身印鉴，随便找个皮包公司就可以将汇票挪用套现，且在公司账上不会留下任何痕迹。此外，被背书人名称未填的承兑汇票在遗失时很容易被人冒用。因此，汇票背书转让时不填写被背书人名称，对汇票转让方和接收方都会带来巨大风险，公司无论是转让还是接收汇票都应当及时将背书要素填写齐全。
第二，加强银行承兑汇票实物控制。舞弊一般可分为两种类型：资产侵占和舞弊性财务报告。反映到财务报表上，这两种类型舞弊绝大多数都是高估资产或低估负债。因此，无论是企业管理人员还是审计师，都要着重关注资产高估和负债低估的风险。为此，企业对有形的实物资产（例如现金、有价证券和存货等）要定期和不定期盘点程序来核实资产的存在性和完整性；对不具实物形态的资产（如银行存款、应收账款等）和负债则定期通过询问、函证和对帐等方式验证查实。银行承兑汇票应视同现金和有价证券一样，严加管理，并进行定期和不定期实物盘点。对于承兑汇票的流转，要有完善的记录来反映流转轨迹，尤其对不合格汇票的退票，要进行登记并说明原因，并有两个或以上的人参与。此外，应建立与往来单位严格的对账制度，这样可以及时发现银行承兑汇票未入账、错误入账现象，防止可能产生的风险。
上市公司“假票据门”
案例二：红宝丽陷7000万“假票据门”
2013年7月11日，南京红宝丽股份有限公司发布“关于销售收到假票据的公告”：公司销售业务接收银行承兑汇票，在回收货款过程中，发现一份银行承兑汇票是假票。2013年7月9日，公司为防范风险，对该票据及其他银行承兑汇票进行了鉴别，发现还有其他假票据，合计金额6896万元。
公司称，该事项可能会对2013年半年报业绩产生一定影响，但具体数据仍无法确定。红宝丽今年一季度营收为4.85亿元，6896万元票据占其营收的14%。
公告中显示，经初步核查发现，涉及的假票据由公司某业务员提供。7月10日，公司已向警方申请立案。同时也已启动核查程序，核查假票据涉及的业务及往来情况，以确定存在损失可能性。
红宝丽董秘王玉生事后表示，“确确实实发生了这么大的业务额，但收到的汇票是假的。”此事项仍在核查之中，核查结果会尽量在半年报中披露。
实际上，红宝丽对银行承兑汇票的管理是有所规定的。根据红宝丽的《企业内部财务管理制度》规定：第一，收到购货单位交来的银行承兑汇票后，市 场部应认真审核，及时填制银行承兑汇票签收单，经往来核算岗位确认后移交银行，不能及时移交的交财务部销售管理岗位保管，并建立暂保管台账；第二，财务部与市场部共同认定可采用银行承兑汇票结算的客户名单；第三，建立银行承兑汇票结算手续制度，收到票据认真审核并通过开户银行及时查询。
以上可以看出，红宝丽对银行承兑汇票管理是有明确规定的，虽然公司称“涉及的假票据都是由公司某业务员提供”，但如此大额且不止一张的票据，说明其内控管理存在疏漏。
案例二评析和思考：内控执行要建立多道防线并落到实处
银行承兑汇票是目前商业活动中较为常见的一种结算方式。发生业务往来的双方在签订合同，确认结算方式后，一般购货方会通过邮寄的方式直接将汇票寄送至供货公司的财务部，或者由供货公司的业务员代表公司去客户处取汇票。
从案例中可以看到，红宝丽公司在《企业内部财务管理制度》中，对承兑汇票的验收和查验是有明确制度规定的，但是却发生如此巨额的虚假承兑汇票，该公司内控执行的有效性，不免让人生疑。同时，从公告来看，有几处关键性信息，一是假票并不止一张，而是很多张；二是，所有假票据都是某一个业务员提供，可见并非偶发事件。
针对本案承兑汇票暴露出问题，建议公司收取承兑汇票时，避免由销售业务人员经手收款，如确需销售业务人员收款，应经过公司授权同意，并加强与对方财务联系，经常对账，避免业务员从中挪用、替换或伪造票据。
其次，收取承兑汇票时，财务人员或业务人员也应对票据的真实性进行初步的查验，企业可定期组织财务人员或业务人员的培训，以帮助其能够初步辨别承兑汇票的真实性。财务收到承兑，应送交银行真实性和有效性，以保证资金的安全。
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