32条职场好习惯，我保证你想打印出来！

作者丨曹将

大家好，今天小星探邀请到了曹将老师，让他来和我们分享一些职场加分好习惯。

本期是「职场好习惯」的第一期，我们将分享 32 条关于「文档使用」的职场好习惯。

虽然每一条看起来都很琐碎，但是请相信，日积月累，它们会塑造我们的性格和风格，让我们成为更靠谱的人。

     曹将，10 万册畅销书《PPT炼成记》作者；公众号「曹将」主理人，职场领域优质内容创作者。

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1. 做表格时，加上序号，他人能马上看到对应字段的数量。

2. 发送给他人的 Excel 表，最好已经设置好打印区域，利他利己。

3. 提供给他人的 Excel 表，如果行数太多，记得冻结标题行。如果预感对方要打印，那可以设置好打印区域。

4. 发给他人 Excel 表时，在最后注明有几个 sheets ，有助于对方查阅，不会遗漏。

5. 打印 Excel 时，如果超过一页，标题记得重复打印；Word 里的表格也是。

6. Word 一定要加页码，这样如果别人有修改意见，也方便说「第几页的第几段要修改」。

7. Word 篇幅如果太大，可以考虑加上一个目录。如果你有余力，还可以加上一段摘要，说明清楚基于什么背景、解决什么问题、大概步骤有哪些。

8. 给 Word 加页码时，最好采用 X/X 格式，方便对方判断阅读时长。

9. 务必校稿。很多人不会因为你做得多好夸你，但会因为有错别字觉得你不认真。最好是找一个没有参与这份材料的朋友校稿，因为你自己已经太过熟悉，很容易忽略细节。

10. 务必排版。排版不一定说是美得出众，但至少保证它的「正式感」。比如 Word 里首行缩进，标题字号与正文字号不同。即使是内部文件，也建议排版，它传递的信息是「你的认真靠谱」。

11. 通过社交软件发送 Word 或 PPT 时，也同步发一个 PDF 版。一方面方便阅读，因为文件一般更小；另一方面也不容易乱码，对方直接打开后即可看到成品。

12. 提供给他人的文件，不要取名字「修改稿」「新建文件」「111」，至少要把主题加上，例如「2021年半年总结」。

13. 发送给他人的材料里，删除掉对他人无用的信息。比如你之前做的备注，比如之前用来分析数据的数据透视表。把它当做一个交付物，每个信息都对他人有用。

14. 如果发给他人的是修改后的版本，最好注明修改了哪几处，这样对方也可以重点看这些内容。

15. 引用外部数据时，一定要加上数据来源。这既保证了数据的严谨性，也方便日后更新数据。

16. 打印出来的文稿，可在重要页面处贴上便利贴，再交给他人，这样对方也知道哪里是重点。

17. 给 PPT 配图时，能用高清的就不要随便找一个画质恶劣的，马赛克的感觉真的好差。

18. 平时积累一些好用的图片、免费字体，在需要制作 PPT 时可以更快完成。推荐一个搜高清大图的网站：unsplash.com。

19. 做汇报类的 PPT 时，最好有个摘要，说明清楚核心观点。一般来说，不要寄希望于他人去总结，别人没时间。

20. 重要的 PPT 演示前，一定要提前到现场测试。有的地方可能不支持你的电脑，而官方用的电脑可能没有你的字体、不能播放你用的视频，甚至不能放映你的 PPT。这样你可以及时找到解决方案，比如将 PPT 存为 PDF 放映。

21. 重要的纸质文件一定要扫描保存。

22. 重要的电子文件记得备份。如果不涉密，可以考虑放云盘；如果涉密，就发一份到自己的公司邮箱。否则电脑被丢或者硬盘出故障，损失就无法估量。

23. 电脑桌面可以扮演临时收纳箱，但是要定期清理。否则桌面就像塞满物品的仓库，挤不进去，也难以找到想要的文件。

24. 推荐一个免费的搜索软件，叫做 Everything 。安装后，搜索文件就是几秒钟的事，前提是文件的标题说明清楚文件内容。

25. 文件标题要容易被检索。比如一份年终总结，可以改成「2020 年-年终总结-定稿-小明-重要」，这样，你就可以通过多个维度定位到它。

26. 每次开会时，尽量提前拿到会议文档，或者提前了解会议内容，并准备好一些发言思路。这样临时被叫起来，也可以说出点看法。

27. 帮他人递送文件，只要不是机密，便要熟悉内容。因为收到文件的人大概率会问：这是什么？我需要关注什么？

28. 写笔记时，记得加上日期和标签，方便后期查找。

29. 想法来了的时候马上记下来，否则一会肯定会忘记。

30. 包里永远有笔和本子，记录想法，或者领导突然来电的任务。

31. 有任务的时候，马上写下来，否则你会因为担心忘记而焦虑。

32. 将常用的信息（例如地址、证件照）存到微信的「收藏」里，之后找起来会很方便。

以上就是曹将老师精心整理、总结的 32 条关于「文档使用」的加分好习惯。

在下一期文章中，我们将分享 47 条关于「沟通表达」的职场好习惯，大家记得来看哦！

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在平时的工作和生活中，你又有哪些关于「文档使用」的好习惯呢？欢迎到留言区分享你的经历。

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