准时下班的她是怎么从工作里偷时间的？
这是「曹将会客厅」第 17 篇文章
今天我们请到的嘉宾是：乌素淖尔。
虽然没有血缘关系，但我们以兄妹相称，为什么？
看看下面这张图即可。
是不是很像？
我妹是一名手绘达人，出品过畅销课程《轻松手绘》。
本来跟她约稿时，是想听听课程背后的故事，但是，她提出想要另选一个题目：
关于 Excel 的自动化处理！
用她的话来说，这真的提升了10倍以上的效率。
具体怎么操作，请看下文！
- 我是分割线 -
不懂编程，也能让繁琐的工作自动化
乌素淖尔
有个小伙伴曾经这么跟我抱怨：
工作里面好多数据统计的活儿，难倒是不难，但是重复来重复去的，感觉自己就像一台会呼吸、要吃饭的电脑，我做的事情真的有价值吗？
不不不，我不是说工作没价值……老板你听我解释……
看看她电脑桌面上一排排的Excel文件，我想，难道不能有更高效的方式来搞定这些工作吗？
于是，我埋头研究了起来。一周后，将一个因为工作量巨大而两个月没有更新的统计表填写完毕，并整理出了一套全新的填写流程，这次只要3步就能完成，具体如下：
1.下载项目的源数据，按下快捷键（ctrl+q），自动整理格式；
2.对整理好格式的数据文件进行一系列分析操作（因涉及具体业务，不做细节描述）；
3.将该项目的分析表粘贴到总表中，按下快捷键（ctrl+g），自动完成更新。
看起来是不是挺简单的？
除了第二步的必要分析操作，其他只要按两次快捷键就可以自动完成了。
然而实际上，第二步的操作也可以结合在日常工作中去高效完成，不用再额外花整块时间去做了。
有些同学可能会觉得不过瘾！
等了半天，好像也感受不出你有多厉害啊，毕竟你改善的是你们自己公司的统计流程，跟我有半毛钱关系吗？
好，接下来就上干货，具体说说怎么运用Excel，让这些繁琐的工作自动化！
技巧一：减少手动输入
比如有一张表格，同时包含了日期和星期两个填写项，当我准备更新的时候，我愕然发现……
星期这一栏，表格主人给它做了个下拉菜单，这样看起来是挺方便的，毕竟不需要打字，点一下鼠标就好了。
在座的同学们可能很多人都不会，甚至还有点想学吧？可是，要是不看日历，哪知道几号是星期几啊！
其实，星期几可以根据日期自动生成，用个函数就好了，不知道是什么函数的话，网上搜一下就能解决。
紧接着，输入函数以后双击右下角，星期格子也能自动跟随日期更新了。
如此一来，问题便得到了解决。
根据日期单元格A2，计算单元格B2是星期几，只要在B2填写如下公式：
=TEXT(A2,"aaaa")
↑ 听说有人懒得搜
同样的道理，上图中第五列的持续时长可以根据开始时间和结束时间计算出来。
这里因为需要显示「分钟数」，所以也用了一个转换公式：
根据开始时间C2和结束时间D2，计算持续时长分钟数，只需在E2填写如下公式：
=TEXT(D2-C2,"[m]")
这样的好处是一方面可以减少填写量，一方面可以减少出错概率。
因此，对于各个单元格的填写，尽量用函数去关联，减少手动输入的部分。
技巧二：减少函数变量
对于函数的使用，还忍不住分享一条有着深切体会的经验：减少函数变量。
这是什么意思呢？先卖个关子，一起来看看我不堪回首的黑历史……
表格中的某一个统计项是计算某一列的平均值。
我想，这个还不简单！average从第一行到最后一行不就行啦！
于是，我输入的公式是这样的：
=average(B1:B8)
过两天，数据增加了几行，这时计算范围就是不是8行，而是11行了，怎么办？小意思，改一下：
=average(B1:B11)
不过，可不止这一个格子要改，其他工作表里的内容也增加了，好几个平均值都要这么挨个写公式，而且以后再加几行，也要重复修改。
虽然操作起来也挺简单，但直觉告诉我，这样太蠢了，一定有可以偷懒的办法！
在此省去了查资料、学课程的种种辛酸，甚至还去专门研究了一下超级复杂的offset函数，后来真相竟然是被我自己试出来的：
=average（B:B）
就这么简单，不需要每次手动改范围，不用管有多少行，自动更新结果！
还好我当时没有去问人，不然真的是丢脸丢大发了。诶！现在好像更多人知道了……
这看起来只是计算平均值的一个小技巧，但我把它上升到了填写原则的高度，因为它给了我一个重要的启发：
使用函数的时候，尽量减少变量，让它可以自动更新。
有了这样的一个意识，下次再遇到类似问题的时候，就会主动去思考或者搜索偷懒的办法。
当然，直接问人也是ok的。不要怕丢人，实实在在的提升效率才是王道！
技巧三：用「宏」实现自动化
其实很早就听说过宏，小时候因为它总是伴随着警告窗口出现，甚至以为它是病毒。
后来听说Excel大神都会VBA，兴致勃勃地找了本编程书，没看多久就从入门到放弃了。
直到最近，在《和秋叶一起学Excel》的课程目录里，又看到「宏」，自己动手操作了一下，简直相见恨晚！
因为我发现，想要享受宏的便捷，不一定需要编程，利用「录制」功能就可以了，类似于PS动作（这也是一个偷懒必杀技）。
关于如何录制宏，相信不难找到相关的教程，这里我主要分享一些个人看法和经验。
要利用「宏」的录制优化工作流程，有一些前提条件，主要包括：
初始状态是相同的
对这一系列的操作足够熟悉
过程中只对整行、整列或整个表操作
在本文最开始的那个例子里，第一个步骤和第三个步骤的快捷键都是我自定义的「宏」，接下来以第一个步骤，也就是数据格式整理为例，具体说说。
因为源数据是从后台下载的，所以每次进行整理前的初始格式是相同的，因此满足第一个条件√；
每次下载好的表格都要整理一遍格式，简直熟悉到闭着眼睛都能操作了，因此满足第二个条件√；
这个表格的具体操作里，包括删除列、数据分列、新增列，其中新增列的数据是根据前一列的数据用函数自动计算的。
最后为了美化一下，我还把表头（也就是第一行）改了改颜色、字号等等。
这些操作都是批量进行，与数据具体是什么内容没有关系，10行或10000行都是同样的操作，因此，也满足第三个条件√。
经测试，跨工作表（sheet）的操作也可以用「宏」完成。
所以，我现在可以只增加第一个工作表的数据，就把后面十几张表都自动更新好了，是不是美滋滋呢！
我是总结
如果一项工作已经比较稳定且重复，那么一定要想想看怎么偷懒。即使目前还没有现成的办法，也可以尝试去搜索一下。
本文介绍了Excel里面两个好用的偷懒工具，一个是函数，一个是宏。具体包括三条经验技巧：
1.对于各个单元格的填写，尽量用函数去关联，减少手动输入的部分；
2.使用函数的时候，尽量减少变量，让它可以自动更新；
3.利用「宏」，让重复工作一劳永逸。
我是尾巴
曹将很久以前就说过一句话：凡是重复的工作，一定有偷懒的方法。
这现在已经成为我工作里的一大原则。在不断摸索的过程中，我不自觉地养成了写总结、做标准化的习惯，连找错别字都写过SOP，列出了自己常见的语气词和常错字。
我们总结的流程未必一开始就会很完善，但随着我们知识和经验的积累，会越来越优化。
就算没有优化，最差的情况，也是在我们之后碰到类似工作时，可以直接借鉴总结过的流程，这样也会比重新开始研究效率高得多。
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